Nu cu mult timp în urmă am scris un articol în care încercam să punctez câteva aspecte importante în comunicarea cu clientul, sau cel puțin aceasta era convingerea mea că fac. Am povestit despre cât de important este să găsim un limbaj comun cu interlocutorul nostru, mai ales atunci când specializările noastre tehnice sunt diferite. De asemenea, am încercat să subliniez importanța de a scoate în evidență valoarea pe care o aduce ideea noastră și să arătăm ce beneficii aducem în joc. De atunci, am continuat să lucrez la abilitățile mele de comunicare și unul din cele mai importante lucruri pe care am încercat să le cizelez ulterior a fost eficientizarea modului în care este transmis mesajul.
Acest lucru este esențial atunci când avem de-a face cu constrângeri de timp. Iar atunci când vorbim de comunicare cu clienții, și nu numai, de cele mai multe ori vom avea constrângeri de timp. Legat de acest aspect au fost câteva experiențe care m-au ajutat mult, iar ceea ce am învățat din aceste experiențe este ceea ce vreau să dau mai departe.
Teoretic, dacă știm ce avem de zis, presiunea timpului n-ar trebui să fie o problemă. În practică, lucrurile nu sunt întotdeauna așa ușoare, dar adevărul este că putem comunica într-un timp scurt mult mai eficient decât ne imaginăm.
Exact cu un an în urmă mi-am dat o provocare destul de îndrăzneață și m-am înscris la un curs de vorbit în public. Pot confirma că toate glumele legate de frica de a vorbi în public au un mare sâmbure de adevăr în ele, așa că am decis să-mi domolesc frica urmând program "Speaker Elite" al lui Andy Szekely. Programul a fost mult peste ce mă așteptam, o adevărată revelație pentru mine. Am avut parte de niște colegi faini și de moderatori extrem de competenți. Dar cel mai important este că am învățat multe lucruri. Și nu doar despre vorbitul în public. Printre altele, am învățat și cum să comunic mai eficient decât credeam că pot să o fac până în acel moment. Două dintre ideile deprinse de aici le voi descrie în continuare, idei ce sper să ajute și alte persoane la creșterea eficienței în comunicare.
Când scriem, când avem o prezentare, în general când comunicăm este foarte important să avem o structură. Ne ajută să ne organizăm mai bine gândurile și cu siguranță îi ajută pe cei ce ne ascultă să înțeleagă mai bine mesajul. Cu alte cuvinte, ne ajută să fim mai eficienți în comunicare. Există mai multe șabloane după care ne putem modela ideile atunci când comunicăm. Cel descoperit în timpul programului este și cel cu care m-am acomodat cel mai bine. Începem prin a puncta rapid ce are de câștigat cel ce ne ascultă. Apoi punctăm de ce vorbim noi despre acest subiect, ce ne îndreptățește sa ne dăm cu părerea. Apoi aducem în discuție argumentele ce ne susțin ideea de bază.
Îmi place mult acest format deoarece punctează repede ce au de câștigat cei ce ne ascultă. În special în discuțiile noastre cu clienții, dar și în alte situații unde simțim presiunea timpului, nu prea avem timp de a aduce foarte multe argumente. Avem nevoie să captăm atenția interlocutorului cât de repede. Vrem să se concentreze pe ce avem noi de zis. Odată ce am captat atenția, putem să ne ținem pledoaria scurt și la obiect. Apoi este foarte important să păstrăm această concentrare punctând cu argumente ce țin doar de ideea pe care vrem să o transmitem.
Programul "Speaker Elite" s-a întins pe durata a zece săptămâni și unul din cele mai eficiente exerciții făcute a fost acela de a pregăti discursuri de cinci minute pentru a puncta o idee. Trebuia să prezentăm, să primim feedback și să dăm feedback. Recunosc că am avut dubii serioase legate de posibilitatea punctării unei idei într-un timp așa scurt. Câteodată doar salutăm și trec cele cinci minute.
Prima prezentare a fost un real succes: puțin timidă, ceva glume, un subiect ce-l cunoșteam foarte bine. Cea mai bună prezentare mediocră pe care o puteam livra. Apoi am prins aripi și am ales un subiect ce nu se afla în sfera mea profesională. Ceva ce să mă scoată din zona de confort. Din dorința de a fi cât mai explicit, am detaliat fiecare aspect al ideii mele. Și fiecare detaliu l-am spart în alte mii de detalii mai mici. Ați avut vreun moment în care atunci când v-ați oprit din explicații v-ați gândit; "cred că puteam să mă opresc acum o jumătate de oră și era suficient"? Ceva de genul acesta am simțit și eu. Din cauza euforiei și a dorinței de a explica perfect, aproape mi-am dublat timpul alocat. Și în loc de un auditoriu care să aplaude frenetic minute în șir, cum se întâmplă în filme, aveam în față un auditoriu confuz. Și cum fiecare mic eșec e un pas înainte, mi-am învățat lecția: cantitatea nu garantează nici o înțelegere mai bună, nici idei mai clare. În prezentările următoare, am încercat să aplic acest lucru și destul de repede am realizat că cele cinci minute nu mai erau o problemă.
Prin exercițiu am învățat să mă concentrez pe ceea ce e important: pe mesaj. Exemplele bune cu siguranță bat exemplele numeroase. Indiferent ce avem de zis, un mesaj structurat ne poate salva ziua. Și un exercițiu foarte bun pentru a face față presiunii de timp sunt prezentările scurte. Practică, practică, practică și iar practică.
Nu cu mult timp în urmă am citit o carte pe care o recomand tuturor cu mare căldură. Se numește "The Disciplined Pursuit of Less" și este scrisă de Greg McKeown. Primul meu gând când am citit titlul a fost că există o artă în a nu face nimic și eu nu știam de ea. Dar cu cât am citit mai mult cu atât am fost mai încântat de modul autorului de a arăta cum să facem lucrurile mai eficient. Autorul ne arată într-un mod original cum să facem mai bine nu mai mult. Ne învață să ne concentrăm pe esențial.
Printre alte lucruri faine am aflat ce face un editor. Editorul face cu materialul țintă ceea ce ar trebui cu toții să facem cu argumentele noastre atunci când prezentăm ceva: îl editează. Poate v-ați așteptat la ceva mai spectaculos, dar adevărul e cât se poate de simplu: editorul parcurge materialul de zeci de ori și elimină redundantul, adică orice informație irelevantă. Iar ceea ce rămâne e ceea ce contează. Esențialul. Editorii fac acest lucru cu cărțile, cu filmele, cu articolele, cu tot ce e nevoie.
Conceptul este foarte interesant și îl putem aplica de fiecare dată când avem de expus o idee. Putem pune jos argumentele, putem vorbi cu pereții și cel mai important putem să le edităm. Putem să păstrăm doar ceea ce contează cu adevărat astfel încât limita de timp să nu mai fie o problemă. Și mai mult decât înfrângerea limitei de timp este faptul că ne maximizăm șansele ca mesajul nostru să fie primit așa cum vrem noi deoarece îi lăsăm pe cei ce ascultă să se concentreze doar pe ideea de bază.
De multe ori tendința naturală este să credem că pentru a accentua o idee trebuie să vorbim ore în șir. Dar în realitate de prea puține ori avem la dispoziție timpul necesar și cu atât mai puțin atunci când povestim cu clienții. De aceea, trebuie să fim cât mai eficienți, adică să punctăm esențialul. Exercițiul este cel ce duce la excelență, iar o metodă faină de a exersa sunt prezentările scurte. Avem nevoie de o structură și de argumentele potrivite. Și pentru a ne încadra în timp (și nu numai) putem să adoptăm principiul editorului. Păstrăm doar esențialul și îi permitem interlocutorului să se concentreze pe ceea ce noi considerăm vital. Acestea sunt trei concepte care cu siguranță ne pot ajuta să comunicăm mai eficient, să ne facem ideile mai bine înțelese.
de Iulia Bicu
de Vlad Vesa
