Rezolvarea unui task sau chiar citirea unui articol dintr-o revistă, indiferent că e pe suport fizic sau online, durează în mod normal doar câteva minute. În aceste câteva minute, șansele sa îți întrerupi activitatea curentă - pentru verificarea telefonului, a e-mailului, a notificărilor primite pe Facebook sau Twitter - sunt destul de mari. Iar dacă ești în birou, discuțiile dintre colegi fie ele despre mașini, fotbal sau fashion sau ieșirile din seara precedentă, îți captează într-o oarecare măsura atenția. Chiar dacă până acum te-ai menținut concentrat, nu poți să nu îi răspunzi colegului care te roagă amabil să îl ajuți şi astfel ţi se va pierde focusul. Iar cu toate acestea, când intră şeful în birou, acesta te întreabă de ce task-ul de ieri nu este încă gata.
De multe ori, realizarea unui task devine din ce în ce mai greoaie din cauza factorilor perturbatori. Se spune că în cadrul biroului ești întrerupt cam o dată la 3 minute, cauzele fiind atât de natură umană cât şi de natură digitală. Odată întrerupt, îți poate lua până la 20 de minute ca să îți revii la concentarea inițială. În momentul în care oamenii realizează această perturbare, încearcă să compenseze întreruperile şi astfel tind să lucreze mai repede, însă acest lucru are un preț: mai mult stres, frustrare, lucru sub presiunea timpului, efort mai mult.
Factorii perturbatori din mediul de lucru au existat dintotdeauna. Paradoxal, evoluția erei digitale a avut un impact puternic asupra productivității indivizilor, dar în zilele noastre, tehnologia parcă are un singur scop: să atenteze asupra concentrării. Odată cu apariția device-urilor inteligente, explozia aplicațiilor web, eCommerce-ul, dar şi altele, e din ce în ce mai greu să ne menținem concentrați. De multe ori pornim la începutul zilei cu o lista de to-do-uri, iar spre sfârșitul zilei constatăm că încă mai sunt lucruri nerezolvate. Astfel, indiferent de ce presupun acele sarcini, acestea ar trebui să fie cât mai mărunte, pentru a putea fi terminate într-un timp cât mai scurt, cu rezultate vizibile.
Însă, ce este de fapt productivitatea? Am putea să o măsurăm destul de exact: numărul de unităţi realizate într-o anumită perioadă de timp, de exemplu: numărul de linii de cod scrise într-o oră. Dar acest calcul nu reflectă adevărata productivitate care ar trebui cântărită în raport cu rezultatele obținute într-o anumită perioadă; de exemplu, la sfârșitul zilei clientul a primit produsul, business-ul pe care îl conducem a avut o perioadă favorabilă, am învăţat un lucru nou în ziua respectivă și câte altele. De asemenea, productivitatea se referă şi la modul în care ne administrăm timpul şi pe noi înşine astfel încât să avem cât mai multe realizări, într-un timp cât mai scurt. Cu alte cuvinte - să maximizăm realizările dar, în acelaşi timp, să minimizăm efortul depus.
Pentru a fi cu adevărat productiv şi a avea o concentrare adecvată este nevoie de multă disciplină. Dar ce te faci când creierul este cel indisciplinat? În majoritatea timpului ne folosim creierul pentru a extrage din el informaţii pe care deja le ştim: fie le-am învăţat, fie le-am citit sau le-am auzit undeva. Partea cea mai grea vine în momentul în care avem o problema de rezolvat şi trebuie să gândim: acest lucru pare - într-o primă instanţă - destul de greu pentru creier şi prin urmare, ne îndeamnă să ne mutam atenţia şi să ne ocupam timpul cu altceva, în speranţa că poate problema se va rezolva de la sine ( lucru care - evident - nu se va întâmpla ). Astfel, ne verificăm e-mailul, telefonul, 2-3 bloguri pe care le urmărim, încercăm să revenim, încă nu merge, o luăm pe altă parte şi tot aşa; şi astfel ne pierdem printre site-uri, articole, e-mail-uri în încercarea de a evita un lucru pentru care suntem concepuţi: să gândim.
Ajungem astfel la așa numitul multi-tasking. El este dușmanul numărul unu al productivității, din motive destul de obiective: creierul nostru are o anumită capacitate de atenţie şi este ideal ca aceasta să fie asociată unui singur task la un moment dat. Nu poţi avea o concentrare maximă asupra unui lucru, dacă în paralel mai încerci să răspunzi şi la un mail şi mai şi dai raport şefului.
Se poate însă evita multi-tasking-ul folosindu-ne de psihologia flow-ului. Flow-ul este momentul acela pe care l-am avut cu toţii, în care eşti total absorbit de problemă, de task şi nimeni şi nimic nu te poate deranja. Ar trebui profitat de aceste momente. Partea mai puţin bună este că flow-ul e ceva ce nu prea poate fi programat, iar o noapte cu mai puţină odihnă se resimte. Flow-ul mai este influenţat şi de provocarea adusă de task în concordanţă cu încrederea individului că are abilităţile necesare de a rezolva problema. Dar deja alunecăm în psihologie; prin urmare, sunt anumite momente când simţi că eşti mai creativ şi mai productiv, iar acele momente ar trebui fructificate.
Articolul prezintă activităţi şi/sau situaţii din viaţa de zi cu zi, ilustrând probleme dar şi îmbunătăţiri care pot fi aduse pentru a creşte productivitatea. Având în vedere că fiecare individ în parte este diferit şi are propriul stil de lucru, ideile prezentate mai jos s-ar putea să nu fie utile tuturor.
După cum ziceam, productivitatea se referă la modul în care ne organizăm ziua, munca, gândurile. Există numeroase articole despre ce obiceiuri au unii dintre cei mai de succes oameni. Citind astfel de articole, ajungi să crezi că pentru unii ziua are mai mult de 24 de ore şi te întrebi cum reuşesc alţii să facă atâtea lucruri în aceeaşi unitate de timp în care ţie îţi încap doar câteva chestii de bază. Ei bine, sunt câteva trucuri pe care aceştia le folosesc şi susţin că le-au îmbunătăţit substanțial viața şi modul de lucru. Majoritatea investesc orele de dimineaţă în lucruri importante pentru ei, înainte ca activitățile celorlalți să interfereze cu prioritățile lor. Totodată, se spune că dimineaţa oamenii au în general o voinţa mai puternică decât în restul zilei şi prin urmare sunt mai optimişti şi mai deschişi către noi provocări. Aşa că, trezitul de dimineaţă este una din cheile unei zile productive. Orele de dimineață pot fi folosite pentru practicarea unui sport sau planificarea target-urilor pentru ziua respectivă. De asemenea, anumite sarcini care necesită concentrare mai mare pot fi rezolvate în orele dimineţii.
Un lucru pe care îl face destul de multă lume şi care nu este neapărat un truc este lista de to do-uri. Aceasta poate să conţină task-uri care necesită rezolvare imediată, lucruri de care ar trebui să îţi aduci aminte până la un moment dat (ex: să răspunzi la un mail până la o anumită dată) sau chiar şi lucruri pe care ţi-ar plăcea să le faci sau ai vrea să le faci, dar care suportă amânare. Deşi o unii nu o consideră necesară, lista de to do-uri are un rol destul de important: există o mulţime de gânduri, presiuni, idei pe care creierul e forţat să le ţină minte. Faptul că acestea ajung scrise e un win-win şi pentru noi şi pentru creier.
În cazul concret al programatorilor, pe lista de to do-uri am putea adăuga obiectivul sau sarcina pe care vrem să o ducem la bun sfârșit într-un timp cât mai scurt. Definirea unui obiectiv clar înainte de a începe lucrul efectiv, duce la împlinirea rezultatelor într-un mod mai eficient. De multe ori ne apucăm de lucru şi pe parcurs este posibil să deviem de la ideea iniţială sau ne dăm seama că voiam de fapt cu totul altceva; se ajunge astfel la situaţia în care s-ar putea ca nici noi să nu ştim exact ceea ce vrem să obţinem. De aceea, este extrem de important definirea cât mai specifică a sarcinilor.
Pe de altă parte, unii sugerează faptul că o lista de genul Not To do ar putea fi mai utilă în managementul timpului şi pentru creşterea productivității. Realizând o simplă statistică asupra activităților zilnice, se pot determina acelea care aduc sau nu beneficii, în funcţie de timpul şi de efortul depus. În final, fiecare decide dacă să folosească sau nu o listă şi dacă da, o va alege pe cea potrivită lui.
Un alt termen legat de productivitate este şi timeboxing-ul. Acesta este o tehnică de management al timpului care prinde din ce în ce mai mult teren în rândul programatorilor şi nu numai. Este util deoarece îţi permite gestionarea activităților astfel încât să poţi lucra "pe mai multe fronturi" în decursul unei zile. În acest fel te simți oarecum protejat de multi-tasking, deoarece știi că ţi-ai rezervat timp şi pentru celelalte activităţi. Un caz în care tehnica de timeboxing ajută - având și un impact psihologic - ar fi momentul începerii unui task nou: e mult mai uşor să începi un task cu gândul că ai două ore asociate lui, decât să te gândeşti că ai timp suficient de lucru, neștiind de fapt când se va încheia task-ul. Altfel, după două zile de lucru pe acelaşi task, ai vrea sa te apuci de altceva. Totodată, setând o anumită limită de timp, îţi poţi gestiona şi munca mai bine: astfel, nu te vei forța să scrii "un roman" în cele 2 ore, ci doar ciorna primului capitol.
Un exemplu de timeboxing este şi tehnica Pomodoro. Aceasta a fost creată de italianul Francesco Cirillo în anii 1980, frustrat fiind de faptul că nu se putea menţine concentrat pentru o perioadă mai lungă de timp. Tehnica presupune alegerea unui task şi folosind un timer se lucrează la acel task timp de 25 minute, urmate apoi de o pauză de 5 minute. Acesta este un "pomodoro". Se pot realiza mai multe pomodoro consecutive.
În special în domeniul IT, dar nu numai se vorbeşte destul de des despre best practices. Numele este destul de sugestiv, însă fiecare domeniu sau limbaj de programare are propriile reguli/practici. La fel cum zice şi Will Durant în The Story of Philosophy (deşi unii atribuie zicala lui Aristotel) :"We are what we repeatedly do. Excellence, then, is not an act but a habit", iar "bagajul" de best pratices şi lessons learned se acumulează în timp. Prin urmare, stabilirea unor obiceiuri şi a unor practici bune, duce automat la o mai bună calitate a codului, a rezultatelor.
Astfel, una dintre metodele de învăţare sau stabilire a obiceiurilor este Seinfeld Calendar. Această metodă a fost concepută de comedianul Jerry Seinfeld la începutul carierei sale, moment în care era nevoit să scrie cât mai mult pentru a îşi construi un repertoriu de glume bune. Tehnica este foarte simplă: se alege un task, o activitate şi se bifează într-un calendar ziua în care s-a efectuat acea activitate. Ideea este să-ţi îndeplineşti task-ul în fiecare zi, iar pe măsura ce zilele trec, în calendar se va forma un lanţ. Neîntreruperea acestui lanţ duce la stabilirea acelei activităţi ca obicei. Această tehnică funcţionează în orice domeniu, deoarece acţiunile repetitive, zilnice, duc la implantarea obiceiurilor. Totodată, tehnica duce spre gamification, trezind astfel în noi dorinţa de competiţie, realizare şi împlinire.
Un concept relativ nou, din cauza căruia alegerile şi deciziile noaste se înrăutăţesc pe măsură ce ziua se scurge este - aşa cum o numesc jurnaliştii de la New York Times - "decision fatigue". Aceasta are la bază faptul că în fiecare decizie luată sau alegere făcută pe parcursul zilei, creierul oboseşte și ajunge spre sfârşitul zilei să ia cu greu deciziile cele mai bune. Astfel, la sfârşitul zilei, când nivelul energiei este scăzut, este foarte probabil să acţionăm după impuls sau să evitam luarea unei decizii. De cele mai multe ori nu realizăm această oboseală mentală şi o conştientizăm abia după o alegere mai puţin inspirată. De aceea este bine să planificăm deciziile importante dimineaţa.
Un exemplu pe care mulţi oameni de succes îl adoptă, probabil şi din alte motive nu doar pentru a-şi uşura deciziile este utilizarea unei garderobe cât mai simple. De exemplu, Mark Zuckerberg are o mulţime de tricouri gri de acelaşi fel; Barack Obama are doar costume gri şi albastre, pe care le alternează; de asemenea şi Steve Jobs se îmbraca la fel în fiecare zi. Astfel, ei elimină până şi puţinul efort de a se decide cu ce să se îmbrace dimineaţa, decizie care pentru unii, poate dura zeci de minute bune. Până şi deciziile precum ce să mănânc azi, să merg la sală sau la bazin, ne consumă într-un fel sau altul, fără să ne dam seama.
Din categoria "Life isn"t fair", principiul Pareto sau legea 80/20 subliniază faptul că majoritatea lucrurilor din viaţă nu sunt distribuite în mod egal. Enunţul generic al principiului spune că 20% din efort creează 80% din rezultate. Dacă ar fi să inversăm enunţul, ar ieşi ceva de genul: 80% din efort creează 20% din rezultate. Cel din urmă parcă sună ceva mai productiv, mai multă muncă - şi mulţi se ghidează după aceasta, investind efort şi timp în ceva ce nu este necesar.
Deşi ne-am dori uneori ca viaţa să fie conform linei roşii din grafic, majoritatea lucrurilor au o distribuţie inegală. Acest lucru are însă şi un avantaj: de multe ori, în realizarea unui nou produs clientul are o idee sau un pic mai mult decât o idee, însă rar se întâmplă să aibă în faţă o imagine completă asupra rezultatului final. Astfel, ca dezvoltatori ar fi ideal să investim doar 20% din efort şi să îi propunem clientului un prototip sau chiar două, în loc să investim mult efort doar într-o singură direcţie pe care să o ducem cât mai aproape de finalizare. Iar acel prototip propus se va regăsi cu siguranţă, într-un procent foarte mare în produsul final; ceea ce urmează sunt trăsături adiţionale. Dacă am fi investit mult timp doar într-o direcţie care s-ar fi dovedit a fi una greșită, am fi consumat 80% din efort pentru doar 20% din rezultate. Deci, aceeaşi unitatea de intrare ( efort, timp, forţă de muncă ) nu contribuie în mod egal la rezultate.
Prin urmare, în distribuirea timpului, resurselor şi a efortului soluţia optimă este cea care presupune 20% efort şi care generează 80% rezultate.
Multe dintre lucrurile amintite mai sus pot fi sau nu aplicate în funcţie de principiile fiecăruia. Următoarele idei ar putea fi încadrate ca axiome, fiind general valabile şi neavând nevoie de nici o demonstrație.
Un mod evident de a face mai multe lucruri într-un timp mai scurt este folosirea shortcut-urilor sau a short key-urilor. Indiferent că sunt pentru sistemul de operare, editorul preferat, browser sau IDE short key-urile contribuie la îmbunătăţirea stilului de lucru. Fiind multe şi variate, o bună strategie ar fi învăţarea acestora gradual: câteva short key-uri pe zi. De asemenea, o lista cu short key-urile des folosite pusă pe monitor ajută la recapitularea ocazională a acestora.
Tot la shortcut-uri putem adăuga şi alias-urile pentru comenzile shell. Alias-uri se pot crea fie pentru comenzi lungi, fie pentru că dorim mereu rularea personalizată a unei anumite comenzi sau chiar înlocuirea unei căi lungi spre un fişier cu un nume mai scurt. De exemplu, dacă se doreşte rularea personalizată a anumitor comenzi, cum ar fi cea de remove - să fie mereu rulată cu opţiunea pentru confirmare, putem seta un alias comenzii rm: rm -i. Un alt exemplu ar putea fi comenzile lungi sau cele mai des folosite în lucrul cu sistemul de versionare git.
O altă idee, care pare foarte productivă este pair programming-ul. Pe lângă faptul că lucrezi împreună cu un coleg - şi lucrezi, că doar nu îţi arăţi mail-urile celuilalt - pair programming-ul îmbunătăţeşte productivitatea pe termen lung, dar şi calitatea codului. Deşi pe termen scurt, productivitatea şi timpul fiecăruia sunt afectate pair programming-ul aduce în plus cunoştinţe legate de cod, design şi arhitectură, mediu de dezvoltare şi instrumentele folosite. Cu alte cuvinte, persoana cu care lucrezi poate avea idei şi practici diferite pe care noi ni le putem însuşi. Astfel, prin learn şi share se dezvolta cunoştinţele în cadrul unei echipe.
Iar în final, pentru a ne scuti o parte din muncă ce ar fi să plasăm anumite sarcini pe seama calculatorului: acesta însemnând automatizare, de la cele mai mici şi mărunte comenzi care sunt efectuate cu o frecvenţă mare, până la aplicaţii care sunt capabile să genereze cod în locul nostru (Numărul 21 Today Software Magazine: "Cum să scrii un generator de cod bazat pe template-uri flexibile", Denes Botond).
Sunt câteva pattern-uri care ne distrug productivitatea. Printre cele mai evidente se numără multi-tasking-ul şi întreruperile cauzate de notificări sau cereri din partea colegilor sau cunoscuţilor. Acestea, dar şi celelalte obiceiuri mai puţin bune pot fi evitate sau diminuate apelând la voinţă şi disciplină. În cazul în care Fabebook-ul şi email-ul sunt mai puternice , există aplicaţii care îţi pot restricţiona accesul la anumite pagini web. Unelte mai puţin drastice, şi mai mult cu titlu informativ sunt cele de monitorizare a timpului petrecut pe anumite pagini web sau în anumite aplicaţii. O astfel de unealtă este chiar utilă pentru o statistică personală legată de timpul petrecut în faţa calculatorului. Având o astfel de statistică, se pot identifica şi corecta obiceiurile care ne scad productivitatea şi concentrarea.
