Faze și procese în structurarea unui proiect

În majoritatea proiectelor software, exceptând poate cele de mici dimensiuni, managerii de proiecte folosesc metodologii bine cunoscute. Acestea pot fi reprezentate de sisteme consacrate - PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sau PRINCE2 - dar pot fi redate și prin metodologii proprii, specifice unei anumite organizații. Deși aceste abordări au o serie de diferențe de orientare și folosesc terminologii specifice, toate ilustrează câteva puncte cheie: proiectele sunt livrate pe etape care implică folosirea anumitor procese comune managementului de proiecte.

În acest context, etapele sau fazele unui proiect sunt de o importanță crucială pentru un manager de proiect. Organizând lucrurile în etape, managerul de proiect se asigură că serviciile sau produsele livrate la finalul fiecărei faze sunt în conformitate cu scopul urmărit și, în același timp, că membrii echipei de proiect sunt pregătiți pentru următoarea fază a proiectului. În continuare voi sintetiza fazele generale ale unui proiect, precum și câteva aspecte practice din experiența proiectelor derulate și a relațiilor cu membrii echipei, clienți și alți factori interesați la nivelul unui proiect.

Stabilirea strategiei proiectului

În această primă fază din ciclul de viață al unui proiect se vor defini cerințele de business și se vor face propuneri în ceea ce privește abordarea și metodologiile care vor fi folosite în cadrul proiectului. În esență, această etapă are ca scop obținerea aprobării privind strategia de business care validează abordarea ce se dorește a fi folosită. Mai mult, e recomandat ca la finalul fiecărei etape a proiectului, echipa de proiect să revizuiască cerințele de business pentru a se asigura că acestea sunt în continuare valide și de actualitate.

Analiză și pregătire

Interacțiunea consistentă cu clientul și/sau acționarii alături de colaborarea cu membrii echipei reprezintă punctele cheie ale acestei etape, iar activitățile care o definesc pot include:

• "descompunerea" componentelor proiectului printr-un Work Breakdown Structure (WBS);
• recrutarea unei echipe de proiect sau completarea celei existente (dacă este cazul);
• stabilirea unui plan de proiect și a unor etape intermediare. Implicarea membrilor echipei în detalierea planurilor pentru etapele intermediare le oferă acestora un sentiment de responsabilitate și proprietate asupra etapelor, asigurând o implicare mai accentuată din partea acestora;
• stabilirea unui program de colaborare cu echipele de suport (IT, operațiuni etc.).

Arhitectură și design

Aspectele implicate în această etapă fac referire la definirea și crearea elementelor ce vor fi livrate având ca punct de pornire strategia proiectului și cerințele de business. În cadrul acestei etape, în funcție de dimensiunea proiectului, este important și aportul unui analist de business care să lucreze cu clientul în vederea stabilirii elementelor de design și a detaliilor ce țin de arhitectură. În cazul în care sunt necesare schimbări la nivel de proces, e indicată folosirea unui Flow Chart sau a unei Swim Lane Diagram pentru a crea o reprezentare grafică a procesului. În acest punct, toate eforturile trebuie concentrate pentru a analiza și considera potențialele riscuri înainte de a începe dezvoltarea propriu zisă. Problemele prevăzute din timp sunt aproape întotdeauna mai ușor de abordat în etapa de design decât după ce este începută dezvoltarea.

Realizarea unei etape de design complete și bine documentate oferă într-o anumită măsură o siguranță în ceea ce privește conformitatea serviciilor sau a produselor ce vor fi livrate, la fel cum o fază incompletă de design conduce de cele mai multe ori la omiterea obiectivelor și a așteptărilor clientului.

Pentru proiectele în care sunt identificate riscuri de natură tehnică alături de alte elemente generatoare de nesiguranță e bine să fie luată în calcul și o etapă de analiză a fezabilității în care să dovedim validitatea produsului prin dezvoltarea unui concept (demo) de dimensiuni reduse.

Dezvoltare și testare

Odată ce proiectul dispune de o analiză completă și de un design suficient de detaliat, echipa de proiect poate începe dezvoltarea componentelor proiectului. Detalierea diverselor procese și a potențialelor abordări ale acestor faze nu reprezintă obiectul acestui articol, fiind în sine un subiect amplu de tratat.

Pregătire și validare

Obiectivul acestei etape este pregătirea pentru lansarea produsului, această fază putând implica:

• pregătirea ghidurilor pentru utilizatori;
• asigurarea planului pentru suport;
• transferarea datelor spre sistemele clientului;
• identificarea elementelor care vor asigura eficiența proiectului din momentul lansării;
• validarea obiectivelor proiectului.

Suport și feedback

Asigurarea suportului în timpul tranziției proiectului de la echipa de proiect la echipa clientului reprezintă focusul acestei etape. În multe cazuri, din diverse considerente, echipa de proiect este realocată pe noi proiecte mult prea repede odată ce proiectul a fost livrat. În acest fel se diminuează conștientizarea beneficiilor sau a potențialelor probleme apărute după livrare din motive care nu țin în mod necesar de echipa de proiect. Monitorizarea beneficiilor proiectului livrat este foarte importantă pentru moralul echipei și poate ajuta la promovarea proiectului sau la stabilirea unor puncte de acțiune viitoare pentru a asigura succesul viitoarelor inițiative.

Închiderea proiectului

Deși această etapă nu se regăsește printre fazele cele mai așteptate sau dorite ale proiectului, ea trebuie realizată cu maximă responsabilitate pentru a nu interfera cu alte inițiative care s-ar putea răsfrânge într-un mod negativ asupra organizației. În cadrul acestei faze sunt necesare:

• finalizarea și stocarea documentației proiectului;
• realizarea unei analize post lansare pentru ca echipa de proiect să poată utiliza pe viitor experiența acumulată;
• realocarea membrilor echipei în proiecte în care să își poată valorifica și aduce aportul în raport cu experiența și cunoștințele dobândite.

Pe parcursul tuturor acestor etape se pot identifica o serie de procese specifice managementului de proiect. Acestea sunt:

• Managementul etapelor - în cadrul acestui proces se asigură faptul că se îndeplinesc condițiile pentru finalizarea fiecărei faze. Este esențială în acest proces înțelegerea elementelor care trebuie livrate la finalul fiecărei faze.
• Planificarea - inițial este necesară o planificare pentru întreg proiectul, pentru ca ulterior să fie necesară o planificare cât mai detaliată  pentru fiecare fază în parte. Trebuie asigurat faptul că proiectul dispune de resursele necesare, de metodologii, de tool-urile de suport pentru fiecare fază astfel încât proiectul să fie livrat la timp, în bugetul stabilit și la standarde de calitate.
• Control - este esențială ținerea sub control a scopului, a costurilor și o gestionare corectă a timpului, a riscurilor și a beneficiilor. Crearea de rapoarte care conțin informații relevante pentru stadiul și progresul unui proiect reprezintă o practică des întâlnită.
• Managementul echipei - un manager de proiect este responsabil și pentru gestionarea echipei de proiect. Proiectele necesită de cele mai multe ori formarea unei echipe compuse din persoane care au cunoștințe și abilități diferite, iar managerul de proiect trebuie să fie capabil să determine componența echipei,  păstrând un echilibru și acoperind totodată și potențialele nevoi de training.
• Comunicare - în fiecare fază a proiectului este esențială stabilirea celui sau a celor care sunt responsabili de comunicarea cu membrii echipei, cu managementul și/sau cu acționarii. Comunicarea inadecvată și ineficientă este o problemă frecvent întâlnită în cadrul multor proiecte.
• Integrare - multe proiecte nu sunt de sine stătătoare, ci sunt părți componente ale unor sisteme mai complexe care se reflectă asupra unor părți importante dintr-o afacere. Trebuie luată în calcul cu atenție interacțiunea dintre proiectul curent și restul componentelor sau inițiativelor existente.

Așadar, abordarea cu atenția și grija necesară a tuturor acestor faze din ciclul de viața al unui proiect este deosebit de importantă pentru succesul proiectului, pentru calitatea produsului oferit clientului (extern sau intern) și pentru satisfacția și totodată evoluția echipelor.