Carte vizuală - aceasta ar fi traducerea exactă a cuvântului japonez "Kan Ban", termen folosit cu frecvenţă în lumea IT-ului. Sensul cunoscut actualmente se referă la metodologia de dezvoltare a sistemelor software, renumită pentru simplitatea şi pentru eficienţa ei.
Primul sistem Kanban a fost creat acum mai bine de 60 de ani în cadrul companiei Toyota în încercarea de a excela pe piaţa de autoturisme. Pentru că la momentul respectiv, Toyota nu putea concura pe baza tehnologiei, a pieţei de dezvoltare sau a volumului de maşini produse, a ales să concureze prin redefinirea modului de organizare a procesului de producţie. Toyota Production System a pus bazele sistemului Kanban pentru Producţie, având următoarele direcţii de bază:
Chiar dacă în anii ce au trecut de atunci, IT-ul a redefinit sensul Kanban-ului, i-a atribuit valori noi, l-a completat cu metrici şi reguli, impresia generală este că se respectă principiile de bază ale companiei Toyota.
Kanban se bazează pe două principii fundamentale:
Vizualizarea se obţine cu ajutorul unui Kanban board , care mapează task -urile în funcţie de starea în care se află acestea. Stările board -ului se definesc în funcţie de complexitatea proiectului şi de numărul etapelor existente în proces. Task -urile sunt scrise pe bileţele (sau sticky-notes ) colorate pentru a fi înţelese şi procesate mai uşor şi mai rapid. Pe de-o parte, toţi membrii echipei pot vizualiza în orice moment starea în care se află proiectul, pe de altă parte, vizualizarea acestei stări globale ajută în descoperirea rapidă a problemelor și blocajelor în proiect.
Structura de bază a unui Kanban board se rezumă la trei stări (coloane): To-Do, Ongoing (sau In Progress ), Done. Se pot însă defini stări specifice nevoilor de proiect, un exemplu clasic de Kanban board pentru software development se poate urmări în figura ataşată.
Limita WIP (Work-In-Progress ) asigură muncă focusată şi astfel mai eficientă. Coloanele de tip "Ongoing" din Kanban board au atribuite o astfel de limită, iar numărul de tas k-uri existente la un moment dat nu trebuie să depăşească limita specificată. Prin reducerea multitasking -ului se elimină timpul necesar pentru alternare. Prin executarea task -urilor în mod secvenţial, rezultatele apar mai repede şi timpul total al efectuării acestora este mai scurt.
Pentru a putea estima cât mai corect dimensiunile de timp şi volumul de muncă în Kanban există metrici ce ajută la definirea acestora. Asemenea regulilor de bază, calcularea metricilor este simplă.
Lead Time: este timpul măsurat de la introducerea unui task în sistem până la momentul în care acesta este livrat. Este important de reţinut că Lead-time măsoară timpul şi nu efortul depus pentru executarea task -ului.
Lead-time este metrica relevantă clientului şi va evalua perfomanţa de lucru a echipei în funcţie de aceasta.
Cycle Time: este timpul măsurat de la momentul în care s-a început munca la un task până în momentul în care acesta este livrat. În comparaţie cu Lead-time , aceasta este o măsură mecanică a capacității procesului şi reflectă eficienţa de muncă a echipei.
Pentru a mări performanţa echipei, scopul este diminuarea metricilor de Lead-time şi Cycle-time .
Legea lui Little:
Pentru a îmbunătăţi Cycle-time sunt două opţiuni posibile:
Prin reducerea metricilor de Lead şi Cycle-time , echipa de dezvoltare îi poate oferi certitudinea clientului că produsul va fi livrat la timp.
Un Kanban board este complet configurabil în funcţie de scopul pe care îl deserveşte, calitate ce face ca metodologia în sine să poată fi utilizată într-o varietate de domenii. Având rădăcinile în producţie şi fabricaţie, acesta are un mod natural de a se mula pe orice proces de business non-IT.
Kanban board -ul poate fi configurat în funcţie de domeniu şi în funcţie de etapele procesului prin care se ajunge la produsul/ serviciul final.
În afară de IT, iată câteva domenii în care sistemul Kanban şi utilizarea unui Kanban board se poate integra cu uşurinţă:
Beneficiile pe termen scurt şi lung sunt similare celor menţionate în domeniul IT: vizibilitate mai bună a procesului de lucru, productivitate crescută şi colaborare mai bună în echipă.
La început un Kanban board avea o definiţie simplă, o tablă sau un spaţiu improvizat pe perete pe care se lipeau bileţele sau notiţe marcate cu task -uri. Board- ul se afla în încăperea unde membrii echipei lucrau şi reprezenta punctul de focus al echipei.
Conceptul de a avea un board fizic este şi acum foarte popular şi considerat un prilej excelent pentru a îmbunătăţi colaborarea şi comunicarea între membrii unei echipe.
Cu toate acestea, interesul crescut în folosirea metodologiei Kanban a inspirat o serie de programe şi tool -uri online ce oferă funcţiile similare unui board fizic. Mai mult de atât, acestea au şi o serie de posibiliăţi şi de avantaje adiţionale: configuraţie uşoară, arhivarea task -urilor, editare, clasificare, temporizare, accesare remote , colaborare între echipe împărţite în mai multe locaţii, etc . .
Menţionam în rândurile de mai sus flexibilitatea şi modul în care creăm structura board -ului Kanban în funcţie de nevoile specifice a proiectului propus. De-a lungul anilor, câteva tipuri generale de structură s-au dovedit a fi elementare în folosirea metodologiei.
Time-driven Kanban Board : folosit în planificarea temporală a activităţilor.
Event-driven Kanban Board : util atunci când e nevoie şi de o intervenţie externă (ex: aprobare) pentru a continua cu executarea task -urilor în proces.
În anul 2011 Jim Benson a introdus ideea conform căreia Kanban este perfect pentru organizarea timpului şi a task -urilor personale. Conceptul devine din ce în ce mai popular şi utilizatorii Personal Kanban spun că metoda funcţionează.
În cele mai multe cazuri se foloseşte un board cu proces simplificat, cu multe efecte vizuale. Într-un final, scopul Personal Kanban este să îmbunătăţească productivitatea personală şi să faciliteze atingerea scopurilor pe termen lung.
Numele sugestive indică combinarea metodei Kanban cu alte metode şi tehnici.
Scrumban este combinaţia între SCRUM şi Kanban. Pe scurt, înseamnă aplicarea unor principii şi reguli ale celor două metodologii în funcţie de preferinţele echipei de lucru.
PomodoroBan combină tehnica Pomodoro şi Kanban. Conform tehnicii Pomodoro eficienţa se poate dobândi prin alternarea urmatoarelor două cicluri: 25 de minute de muncă concentrată şi neîntreruptă, 5 minute pauză. PomodoroBan păstrează şi aplică principiile Kanbanului adăugându-i un plus de eficienţă.
Fie că aplicăm Kanban în IT, în domenii conexe sau chiar în viaţa personală se pare că "less is more" este adevărat de fiecare dată. Kanban se remarcă prin uşurinţa cu care se aplică oricărui proces, simplitatea principiilor și regulilor de bază şi efectele rapide de îmbunătăţire a calităţii şi procesului de muncă.
Jim Benson: Personal Kanban (2011)
de Ovidiu Mățan
de Roland Szabo
