Abordarea problemelor pentru oferirea de soluții în contextul organizațional a avansat în paralel cu dezvoltarea tehnologiilor și a schimbărilor care au loc în permanență la locul de muncă. Odată cu aceste schimbări și comunicarea s-a adaptat la noi metode și strategii pentru a o face cât mai eficientă, rapidă și clară.
Transmiterea informațiilor trebuie să se realizeze pe căi cât mai ușor accesibile, să cuprindă toate detaliile necesare și să fie economică din punct de vedere al timpului pentru a avea rezultatele dorite.
Comunicarea în contextul profesional face referire la comunicarea realizată la locul de muncă despre muncă, spre exemplu: anumite taskuri, delegarea sarcinilor de lucru sau noutăți legate de companie.
Comunicarea poate lua diferite forme: face-to-face, prin email, pe rețele de socializare sau ședințe cu toată echipa. Pentru fiecare companie există o modalitate optimă de comunicare în funcție de informațiile care sunt transmise.
În desfășurarea ședințelor de feedback, abordarea ideală este aceea de one-on-one între angajat și manager, fie fizic sau online. O discuție deschisă între cei doi ajută la înțelegerea nevoilor angajatului și cum managerul ar putea ajuta, iar pentru manager, ar fi mai clar ce ar trebui să schimbe pentru a crea un mediu optim de muncă.
În ceea ce privește ședințele de planning, ideale sunt ședințele cu toată echipa. În acest fel se creează o imagine de ansamblu, completată de idei și feedback din mai multe direcții și perspective. E preferabil ca aceste tipuri de ședințe să se desfășoare fizic, facilitându-se crearea unor legături mai strânse între angajați ca și obținerea unui feedback mai concludent cu privire la ceea ce urmează a se implementa.
Pentru informațiile care trebuie transmise rapid și să ajungă la angajați în timp real, rețele de socializare reprezintă opțiunea optimă.
Comunicarea devine eficientă atunci când fiecare primește informațiile de care are nevoie într-un mod explicit și care nu lasă loc de interpretări. O comunicare optimă din punct de vedere al acurateței oferă claritate asupra taskurilor și nu confuzie.
Transmiterea de informații nișate pentru diferite grupuri de angajați poate fi utilă când aceștia au cunoștințe și backgrounduri diferite. Recursul la noțiuni tehnice este justificat atunci când destinatarii fac parte dintre angajații din domeniu, dar se impune utilizarea unor termeni mai uzuali în cazul celor nefamiliarizați cu respectiva specializare.
Uneori pare că managerii trag într-o direcție, iar angajații într-o cu totul altă parte. Pentru a putea ajunge la un compromis și la soluționarea nevoilor, trebuie acceptată opiniile și dorințele diferite. Esențial este, de asemenea, să se identifice motivația acțiunilor angajaților.
În primul rând, pentru a putea înțelege dorința angajaților sau a colegilor, este de preferat să apelăm la ascultarea activă. Aceasta presupune atenția și interesul pentru a înțelege exact ceea ce vrea să spună interlocutorul, identificându-i nevoile. Ascultarea activă nu are niciodată ca miză grija pentru a răspunde cu replica potrivită.
Filtrele personale ne împiedică să analizăm anumite situații obiectiv, distorsionând informațiile primite. O ascultare atentă a ceea ce are cealaltă persoană de spus va crește șansele de a înțelege exact mesajul transmis și de a oferi soluții în conformitate cu problema.
Colaborarea este temelia muncii eficiente în echipă. O comunicare autentică generează o colaborare eficientă, cele două influențându-se reciproc. De aceea, ele trebuie dezvoltate constant pentru progres continuu.
O comunicare deschisă și onestă este esențială pentru dezvoltarea cooperării eficiente în echipă. Rezolvarea problemelor în momentul în care acestea apar este un prim pas în dezvoltarea încrederii în cadrul echipei și mai apoi a colaborării. Spunerea problemelor pe nume, deschis și direct ajută la crearea unui bonding în echipă. Aceasta va face ca membrii echipei să se simtă mai încurajați și mai deschiși în a evidenția disfuncționalitățile sau nevoile întâmpinate.
Așadar, la locul de muncă, o bună comunicare nu înseamnă doar atenuarea conflictelor. O bună comunicare este, de asemenea, un factor important în relațiile cu clienții, profitabilitatea, eficiența echipei și implicarea angajaților. O colaborare deschisă, o ascultare activă, claritate în utilizarea căilor de comunicare folosite și transmiterea de informații clar și concis ajută la eficientizarea comunicării în contextul profesional și astfel, la performanță.
https://hubworks.com/blog/ten-communication-skills-every-young-professional-needs-to-know.html
https://leadershipchoice.com/power-good-communication-workplace/
https://asana.com/resources/effective-communication-workplace
de Ovidiu Mățan
de Ovidiu Mățan
de Mircea Ifrim
de Ovidiu Mățan
