Negocierea este procesul care facilitează o serie de discuții strategice între două părți cu scopul de a ajunge la o înțelegere satisfăcătoare pentru toți factorii decizionali. Negociind, părțile implicate evită neînțelegerile și ajung la un consens. Să nu uităm că atunci când o parte renunță la mai multe lucruri decât cealaltă parte, atunci avem de-a face cu un compromis, nu cu un consens unde ambele părți renunță la anumite lucruri și acceptă rezultatul ca satisfăcător la același nivel de înțelegere.
Există o serie de factori care pot influența rezultatul unei negocieri: audiența (factorii decizionali/stakeholders) cu care interacționăm, obiectul și miza negocierii, informația care este partajată, flexibilitatea sau deschiderea spre soluții diverse la probleme diferite, precum și, cel mai important, atitudinea pe care o adoptăm în cadrul negocierilor referitoare la termeni și condiții.
În managementul de produs, negocierea este utilă când vorbim de managementul cerințelor/a specificațiilor, angajamentul factorilor decizionali și evaluarea riscurilor.
Totul este negociabil la nivel de business- o idee care odată fixată în minte creează condițiile pentru a iniția o varietate de negocieri cu miză mică sau foarte mare, cu diverși parteneri. Putem face un obicei din a cere o ofertă mai bună de fiecare dată când avem această oportunitate. Nu ar trebui să ne fie teamă că nu vom primi mereu ceea ce cerem, ci ar trebui să fim surprinși de cât de des chiar vom primi ceea ce cerem.
Putem să ne punem singuri piedici dacă nu suntem concentrați pe ideea de "negociere". Putem pierde totul chiar înainte de a începe discuția cu părțile implicate. Nu trebuie să ne fie mereu frică în a pune sub semnul întrebării starea de fapt (status quo) sau în a accepta că am fost respinși. Cel mai rău lucru care se poate întâmpla este ca părțile implicate să spună "Nu" în faza inițială. Chiar și așa, putem continua să negociem în funcție de cât de rapid ne putem raporta propriile obiective la motivele pentru care ne-au respins.
Să ne construim un mod de a gândi orientat pe negociere și să obținem mai mult din ceea ce ne dorim în viață. Nu există un preț fix când vine vorba de a ne atinge obiectivele pe care le setăm în dreptul nostru.
Trebuie să ne dorim să negociem cu adevărat și să fim gata să ne vindem ideea ca cea mai bună variantă posibilă pentru rezultatul la care dorim să ajungem.
Trebuie să muncim la a ne dezvolta abilitatea de a vinde și de a dori să negociem. Ne poate ajuta să ne alegem un motto personal unde să ne fixăm următoarele obiective: vom cere mereu ceea ce ne dorim, vom presupune că vom primi ceea ce am cerut, vom explica de ce propunerea noastră este cea mai bună, vom fi flexibili și vom accepta alternative, ne vom pune în locul celuilalt, vom accepta ca cealaltă parte să facă prima mutare iar apoi nu vom ceda ușor.
Dacă am bifat deja toate aceste aspecte, suntem la jumătatea drumului spre a ne atinge obiectivul și a ajunge la o înțelegere câștig - câștig.
Există o serie de pași care ne pot crește șansele de a avea o negociere de succes, indiferent de contextul în care ne aflăm:
Acesta este primul pas în procesul de negociere și implică o cunoaștere profundă a domeniului sau a problemei pe care dorim să le negociem. Dacă nu suntem deplin pregătiți pentru discuție, nu putem negocia corespunzător. Așadar, clarificați-vă nelămuririle înainte de negociere.
Apoi, trebuie aflate detaliile de bază ale negocierii: unde are loc, când are loc, cu cine are loc, cât va dura.
În această etapă, este bine să punem pe hârtie următoarele detalii: care este cel mai bun/rău rezultat pe care îl putem obține, care sunt elementele pe care le putem negocia sau la care suntem dispuși să renunțăm, care sunt problemele pe care le poate ridica cealaltă parte, care sunt elementele BATNA (best alternative to a negotiated agreement = cea mai bună alternativă la o înțelegere negociată).
Putem pregăti soluții și alternative la posibilele probleme ale factorilor decizionali și să le folosim spre avantajul nostru pentru a obține cea mai bună înțelegere posibilă.
Statisticile arată că 80% din timpul petrecut în cadrul procesului de negociere este alocat planificării/pregătirii pentru negociere, pregătirea fiind elementul cheie al succesului.
După ce am terminat pregătirea, putem crea un plan de negociere dacă cunoaștem bine toți factorii decizionali, dorințele lor și concesiile pe care sunt dispuși să le facă.
În planul de negociere puteți corela rezultatele așteptate cu factorii decizionali implicați, tacticile/tehnicile pe care le putem utiliza pentru a facilita un rezultat mai bun, planul alternativ dacă discuția nu se concretizează cu o înțelegere explicită.
Nu uitați că putem obține o înțelegere mai bună decât cea pe care o planificăm și că trebuie să ținem cont de avantajele și dezavantajele fiecărei propuneri. Trebuie să investim timp pentru a ajunge la "CEA MAI BUNĂ ÎNŢELEGERE PE CARE O PUTEM OBŢINE VREODATĂ". S-ar putea să fie mai aproape decât ne imaginăm.
După pregătire și planificare, trebuie să ne asigurăm că documentăm toate elementele procesului de negociere. Pentru a înțelege mai bine această etapă, iată cum poate arăta structura unei negocieri între părți:
Rezultate (high level)
Obiective (low level)
Aceasta este etapa când părțile se întâlnesc și își prezintă rezultatele pe care doresc să le obțină: obiectivele pe care doresc să le îndeplinească, motivul pentru care aceste obiective sunt importante pentru ei, dar și problemele la care se așteaptă pe parcursul negocierii. Fiecare parte trebuie să aibă libertate de exprimare și să mențină un grad mare de transparență pentru a se putea alinia așteptările tuturor.
După partajarea informațiilor trebuie expuse rezultatele așteptate și zonele care pot fi ajustate pentru a satisface părțile.
Aici regăsim esența, punctul central al procesului. Părțile propun oferte și contraoferte pentru conflictele de interes apărute pe parcurs.
Inteligența emoțională este o abilitate esențială: conștientizarea sinelui (a identifica și controla propriile emoții), auto-reglare (a identifica și gestiona emoțiile celorlalți), empatie (răbdare, ascultare activă), abilitățile sociale (comunicarea) și motivația (a fi orientat spre rezolvarea problemelor și a fi calibrat la obiectivele celeilalte părți).
Scopul acestei etape este obținerea unui rezultat câștig-câștig pentru toate părțile implicate.
După ajungerea la un acord asupra unei soluții, fiecare parte trebuie să respecte angajamentul luat și să îndeplinească obiectivele asumate.
Indiferent de rezultatul negocierii, părțile trebuie să își exprime mulțumirea și să mențină o relație bună, pe termen lung, pentru a demonstra gradul de încredere și implicare în discuție. Dacă părțile au de semnat un contract, acest lucru marchează finalul negocierii în mod oficial.
Trebuie monitorizat dacă părțile își respectă promisiunile și dacă rezultatele sunt vizibile.
Putem folosi mai multe tactici pentru o negociere de succes.
În această situație nu veți accepta alt rezultat decât cel pe care îl așteptați. Nu sunteți dispus la niciun fel de compromis în cadrul procesului.
În cel mai bun caz, cealaltă parte va accepta toate cererile voastre.
Ne aflăm în zona Lose-Lose (Avoidance) din Negotiation Matrix, dacă cealaltă parte nu ne acceptă cererile complet.
În această situație, spre deosebire de tactica "Take or Leave It", sunteți dispuși să faceți concesii mici pentru a ajunge la o înțelegere cu partea cealaltă. Sunteți extrem de încrezător în propriile obiective, în cererile pe care le veți face și șansele de câștig - aici intervine ideologia BATNA.
Ne aflăm în zona Win-Lose (Competition) din Negotiation Matrix, unde facem compromisuri puține și câștigăm runda de negocieri.
În această situație, ambele părți țin la lista lor de obiective, dar nu se tem să ajungă la un numitor comun și să renunțe la o parte din cereri, obținându-se un consens și un echilibru între cele două părți.
Ne aflăm în zona Win-Win (Collaboration) din Negotiation Matrix unde ambele părți au beneficii.
În această situație, s-ar putea să renunțați la toată lista de cereri pe care le aveți pentru a ajunge la o înțelegere cu cealaltă parte. Sunteți interesați de decizie și nu doriți discuții suplimentare. Totuși, chiar și în acest context limitat, puteți avea câteva câștiguri mai mici, semn că aveți spirit de supraviețuire în lumea negocierilor.
Ne aflăm în zona Lose-Win (Accommodation) din Negotiation Matrix unde acceptăm mai multe compromisuri decât beneficii, inclusiv condițiile celeilalte părți.
Nu vă fie teamă să negociați și învățați să apreciați atât eșecul, cât și succesul. Veți deveni negociatori foarte buni exersând negocierea, punând lucrurile sub semnul întrebării, căutând să obțineți mai mult pentru voi înșivă.
de Ovidiu Mățan
de George Popa
de Vasile Boris
