Într-un articol anterior am povestit despre ce înseamnă să fii lider și cum ne pot ajuta soft skill-urile în a deveni un lider. Dar este suficient? Cum diferențiem un manager cu mai multe pălării de un lider eficient? Unul din cele mai importante moduri, pentru un lider, de a descoperi dacă munca pe care o face este eficientă constă în a observa, evalua și îmbunătăți, modul în care face delegarea sarcinilor. Întreabă-te: colegii tăi sunt motivați în munca de zi cu zi? Reușesc să își descopere aptitudini noi? Ești suprasolicitat și îngropat în muncă? Dacă răspunsul este da, înseamnă că nu delegi sau nu delegi eficient și trebuie să lucrezi la acest skill.
Deși delegarea este o caracteristică atât de importantă a unui lider, managerii se sfiesc să o folosească, și asta este pentru că se regăsesc în una sau mai multe din următoarele situații.
A. Nu au încredere în oamenii lor.
Încrederea în propria echipă este unul dintre cei mai importanți factori care influențează alegerea de a delega. Un manager trebuie să aibă încredere în oamenii cu care lucrează, pentru a le asigna sarcini adiționale. Dacă crezi că echipa ta nu este suficient de pregătită, întreabă-te de ce?! Ca lider, intră tot în atribuțiile tale să îi perfecționezi, iar delegarea este una dintre cele mai bune metode ce îți stau la dispoziție
B. Consideră că îi ia prea mult timp să explice.
Taskurile unui manager cresc în complexitate și număr cu timpul, uneori devenind aproape imposibil de le îndeplinit la timp. Unele taskuri deși sunt complexe trebuie îndeplinite mai rar, dar cele mai multe dintre ele devin repetitive, intrând în rutina. Tocmai acele taskuri repetitive ar trebui delegate, deși devin ușor de făcut. Chiar dacă va dura o perioadă până un coleg nou va învăța ce are de făcut, preluarea taskului va elibera din timpul tău și te vei putea ocupa de taskurile cu adevărat importante.
C. Le este frică să devină dispensabili.
Impulsul de a deveni indispensabil la locul de muncă îți poate paraliza avansarea în carieră și te poate ține la același nivel. Un articol din HBR arată că una dintre cele mai mari griji ale unui lider este că, dacă deleagă munca, atunci el nu mai are nimic de făcut și poate deveni redundant. Paradoxul este însă: cu cât delegi mai mult, cu atât este făcută mai multă muncă, iar echipa ta se dezvoltă ca urmare a delegării, dovedind astfel capacitățile tale de lider.
Constrângerile de mai sus sunt perfect valide, însă beneficiile delegării le depășesc cu mult. Care ar fi acestea?
A. Încurajează o ierarhizare a sarcinilor.
Pentru a avea o idee clară asupra a ce vrei să delegi, trebuie în primul rând să stabilești o ordine a importanței taskurilor. De asemenea, în acest fel îți poți face o idee despre cine va putea prelua taskul respectiv. Spre exemplu, un task de rutină, ușor de explicat poate fi preluat de un coleg pe care vrei să îl încurajezi să preia mai multe responsabilități, în timp ce o sarcină mai complexă poate fi delegată unui membru expert al echipei.
B. Responsabilizează membrii echipei.
Delegarea ajută angajații să își demonstreze capabilitățile. Când ies din zona de confort a activităților de zi cu zi și au șansa de a prelua taskuri noi care presupun luarea de decizii, aceștia devin mult mai responsabili privind rezultatele activității delegate.
C. Ajută la dezvoltarea unor aptitudini .
Fiecare sarcină nouă ce scoate angajații din zona de confort vine cu noi provocări. Poate sunt obligați să învețe să ia decizii rapid sau, poate, sunt obligați să ia asupra lor responsabilitatea comunicării cu clientul. Cu cât devin mai expuși la schimbare, cu atât pot învața mai mult și își pot găsi noi pasiuni.
D. Câștigi timp.
Orice sarcină pe care o poți delega eliberează din timpul tău. Aceasta înseamnă că vei putea dedica acel timp unor activități mai complexe ca dezvoltarea de strategii sau pur și simplu te poți ocupa mai bine de creșterea echipei. Delegarea este cel mai simplu mod de a face trecerea de la a fi ocupat la a fi productiv.
1. Deleagă sarcini ce nu mai intră în responsabilitatea ta.
Odată cu avansarea în carieră, sarcinile vechi ce intrau în atribuțiile tale, trebuie să facă loc unora mult mai complexe. Deși unele dintre ele ți-a făcut plăcere să le execuți, dacă acestea nu mai fac parte din atribuțiile curente, ar trebui delegate, altfel vor scurta din timpul alocat taskurilor cu adevărat importante.
2. Deleagă taskuri ce pot avea mai multe metode de rezolvare.
De cele mai multe ori managerii preferă să își rezolve singuri taskurile, după principiul: dacă vrei ca un lucru să fie făcut bine, fă-l tu. Însă există taskuri care au mai multe metode de rezolvare sau pentru care contează doar rezultatul final nu și metoda. În acest caz este cel mai bine să le delegi oricui vrea să accepte o nouă provocare. Cine știe? Poate metoda lor de rezolvare te va surprinde și vei învăța un lucru nou.
3. NU delega taskuri pe care ar trebui să le faci.
Unele sarcini, prin natura lor îți revin ție ca manager. Cu toate că sunt neplăcute și necesită efort considerabil, îți sunt atribuite ție cu un scop: poate necesită interacțiune cu date confidențiale sau fac parte din fișa postului. Delegarea unor taskuri delicate poate duce la complicații, iar timpul lor de soluționare poate dura mai mult decât taskul în sine.
4. NU delega dacă îți ia mai mult timp să explici decât să le faci.
Aici ne referim la taskuri care nu sunt repetitive și trebuie rezolvate urgent, deși unele dintre acestea sunt un candidat perfect pentru delegare. Dacă apreciezi că persoana căreia vrei să i le delegi nu va putea să le rezolve la timp, fiind nevoie de prea multă ghidare, atunci cel mai potrivit ar fi să le rezolvi chiar tu.
1. Deleagă persoanei potrivite.
Anumite sarcini au nevoie de un nivel înalt de experiență. Acestea sunt taskuri specifice. Dacă se dorește delegarea lor, atunci trebuie aleasă persoana cu cele mai multe cunoștințe în aria respectivă.
2. Deleagă cuiva care e dispus să considere sarcina ca pe o provocare.
Cu timpul, pe fiecare proiect, membrii echipei ajung să își stabilească un anumit ritm de a lucra, de a interacționa cu clientul, de a aborda sarcinile, astfel instalându-se rutina. Însă rutina aduce stagnare, confort, iar colegii devin tot mai puțin motivați să facă ceva nou sau în cel mai rău caz ajung să fie frustrați de situația de pe proiect. În consecință, cea mai bună soluție este să le fie oferită o provocare. În cazul acesta, o sarcină care iese complet din aria de experiență a colegului devine un candidat perfect pentru delegare.
Acum că am stabilit ce anume vrem să delegăm și cui, e important să aflăm și cum se face delegarea. Pentru a delega eficient, sunt câțiva pași pe care ar trebui să-i urmezi pentru a evita probleme ca: neînțelegerile, comunicarea defectuoasă sau performanță scăzută.
Indiferent că persoana respectivă este expertul, novicele sau entuziasmatul, asigură-te că este cea mai potrivită persoană pentru a rezolva cerința. Nimic nu duce mai repede la eșec decât alegerea persoanei nepotrivite. Încearcă să identifici dacă nivelul de experiență corespunde importanței și specificului sarcinii respective.
Cu cât reușești să explici mai clar ce rezultat dorești să obții, cu atât mai sigur devine succesul.
Poți sugera metode personale de a rezolva cerințe asemănătoare sau poți explica ce a funcționat în trecut când altcineva a lucrat la același tip de cerințe.
Indiferent de metoda aleasă, cel mai important este să te asiguri că mesajul a fost înțeles.
Un mod de a valida că mesajul a fost transmis clar este de a ruga persoana să explice în propriile cuvinte cum a înțeles scopul taskului și ce metodă alege pentru a-l rezolva.
Stabiliți împreună un termen limită pentru finalizare. Stabiliți un interval de timp în care se evaluează progresul. Arată-te deschis la a primi întrebări și oferă feedback periodic.
Încearcă pe cât posibil să monitorizezi prin excepție. Câtă vreme îndeplinirea sarcinii se desfășoară în ritmul stabilit, înseamnă că persoana desemnată nu trebuie să îți raporteze nimic. Aceasta te va contacta doar dacă apare o excepție ce poate duce la scăderea calității muncii sau întârzie execuția taskului. Această metodă nu este însă recomandabilă colegilor începători.
Ca lider, scopul tău este să ajuți echipa să câștige încredere. Dacă ești impresionat de munca făcută nu ezita să arăți asta, pentru că astfel ajuți la cimentarea încrederii în sine, iar asta va avea impact pozitiv asupra următoarelor taskuri pe care le va prelua.
În concluzie, delegarea nu este un lucru rău. Prin practicarea delegării poți demonstra că ești un manager puternic care știe să identifice cu ce îi poate ajuta pe cei din echipa sa. Delegarea ajută echipa să devină independentă, să își asume responsabilități, iar pe tine te ajută să ai încredere în ei și să dedici timpul astfel câștigat unor activități ce pot aduce beneficii înzecite echipei.
Voi practicați delegarea? Dacă răspunsul este da, vă recomand un mic quiz1 pentru a vă evalua eficiența delegării. Dacă răspunsul este nu, gândiți-vă la toate beneficiile delegării și începeți acum!
"The best executive is the one who has sense enough to pick good men to do what he wants done, and self-restraint enough to keep from meddling with them while they do it." Theodore Roosevelt
de Ovidiu Mățan
de George Popa
de Vasile Boris
