Situația actuală a impus multora dintre lideri provocarea de a-și demonstra de la distanță calitățile de lideri. Aceștia au fost puși în situația de a pune în aplicare un set de abilități, cu totul altul decât cel pe care îl presupune managementul față în față. Majoritatea liderilor a trebuit să facă această tranziție rapid. De asemenea, mulți dintre ei nu dețin o pregătire specializată în acest domeniu al comunicării.
O abilitate importantă în conducerea de la distanță este capacitatea de a facilita întâlnirile individuale virtuale. Faimosul studiu de cercetare Google, denumit „Project Oxygen”, confirmă această realitate, deoarece au descoperit că managerii cu punctaje superioare erau mai predispuși decât managerii cu punctaje mai mici să aibă întâlniri frecvente ,,unu la unu” cu membrii echipei lor. În plus, impactul unei întâlniri individuale este amplificat într-un mediu de lucru la distanță. Întâlnirea virtuală 1 on 1 devine, probabil, singura interacțiune față în față pe care un raport direct o are cu managerul lor, printr-un video call. Acest schimb rar o face cu atât mai semnificativă și, prin urmare, este esențial să o facem așa cum trebuie.
Ce ne așteptăm să îndeplinim prin ședințele individuale ?
conectare cu persoana din fața noastră (siguranța psihologică);
creșterea engagementului organizațional (prin suportul perceput de către membrul echipei);
clarificarea obstacolelor de tip operațional sau relațional;
formarea unui plan de dezvoltare și monitorizarea acestuia;
Concentrându-ne pe așteptările de mai sus, ne putem structura întâlnirile 1 on 1 în felul următor:
5 minute dedicate Check-Inului;
10 minute pentru o analiză a proiectelor curente;
20 minute concentrate pe evidențierea provocărilor;
15 minute destinate analizei factorilor care pot asigura dezvoltarea;
Aceste intervale de timp pot fi foarte flexibile în funcție de nevoile specifice și de domeniile de concentrare. De asemenea, putem schimba ordinea agendei, dar este recomandat să începem cu un check-in general la început și ÎNTOTDEAUNA să scriem și să convenim asupra unui plan de acțiune la sfârșitul ședinței.
Dacă nu știi ce întrebări să folosești în timpul acestor întâlniri, iată câteva dintre recomandările noastre, pe baza agendei de mai sus:
Cum ți-a mers în ultima săptămână/lună?
Te-ai gândit la ceva anume pentru discuția de azi?
Cum te înțelegi cu echipa?
În ce proiecte / taskuri ești implicat/ă în prezent?
De ce anume ești mândru/mândră?
Care dintre taskuri te frustrează?
Ce tip de taskuri te pasionează?
Cum merge comunicarea cu echipa? Este cineva cu care ai dificultăți?
Crezi că așteptările pe care le avem de la tine sunt corecte?
Care sunt obstacolele pe care le întâlnești operațional?
Care sunt obstacolele pe care le întâlnești relațional?
Simți că ai oportunități de învățare în acest proiect / această echipă?
De la cine ai vrea să înveți?
De ce tip de feedback ai nevoie (pe ce taskuri specifice)?
Pe ce aspect din dezvoltarea ta simți că ai nevoie de coaching?
Unde ai vrea să ajungi în 2-3 ani? Cu ce te pot ajuta să ajungi acolo?
Ce pași acționabili rezultă din discuția noastră?
Cum te pot ajuta să te dezvolți și să devii mai implicat și mai performant?
Ce ai nevoie de la mine pentru a deveni mai bun în ceea ce faci?
Cu ce idei pleci din discuția noastră?
Discuțiile unul la unul virtuale pot fi cel mai important lucru pe care îl facem în calitate de lider. Dacă respectăm unele reguli generale, construim agenda împreună cu membrul echipei și ne prezentăm în mod regulat pentru aceste discuții, este posibil să avem un impact major asupra dezvoltării, performanței, motivației și angajamentului acestuia.
Iată câteva recomandări pentru a te ajuta să ridici nivelul întâlnirilor virtuale 1 on 1:
Comunică echipei de ce ai decis să organizezi întâlniri individuale. Comunică obiectivele tale, motivele deciziei și ce se poate câștiga din aceste discuții. Pune accent pe conectare și ajutor.
Pregătește agenda împreună cu membrul echipei. Contribuiți împreună la subiecte de discutat sau la cele referitoare la structura ședinței. Aceste întâlniri vor avea succes dacă toate părțile implicate simt utilitatea lor.
Utilizați amândoi camera pentru a vă asigura că nu pierdeți indicii non-verbale.
Programați-le săptămânal. Este mai bine să aveți o întâlnire scurtă, cu puține aspecte de discutat pe agendă, decât să treacă prea mult timp fără posibilitatea de a comunica direct.
Nu face multitasking în timpul ședinței. Dacă dorești cu adevărat să cauți ceva care să contribuie la conversație, anunță membrul echipei că faci acest lucru. În caz contrar, acordă-i toată atenția și ascultă-l activ.
Oferă aprecieri sau feedback pozitiv. Pregătește-te cu un exemplu de ceva ce angajatul a făcut bine recent și explică impactul pozitiv al acestuia.
Începe cu aceste bune practici și agenda sugerată. Timpul suplimentar pe care îl petreci acum pregătindu-te pentru întâlnirile virtuale individuale va plăti dividende enorme pentru tine pe termen lung ca manager de la distanță. Cel mai important lucru este să începi! ACUM.
https://www.updateed.com/cum_oferim_apreciere_angajatilor_care_lucreaza_de_acasa_-4956/
https://www.updateed.com/pentru-companii/sedinte_remote_1_1-4951/
https://www.updateed.com/cum_sa_organizezi_un_one_on_one-4945/
https://www.updateed.com/pentru-companii/cum_punem_intrebarile_-4896/
de Ovidiu Mățan
de George Popa
de Vasile Boris
