Până acum câteva luni, organizațiile foloseau ședințele virtuale în locul celor face-to-face deoarece erau potrivite pentru echipele care își desfășurau activitatea din locuri diferite. În momentul de față, pentru majoritatea companiilor, nu mai este doar o variantă prin care să aibă loc ședințele, ci este o necesitate. Ședințele virtuale au nevoie de o abordare diferită de ședințele obișnuite în cadrul cărora angajații se aflau în același loc. În acest sens, avem câteva recomandări pentru a ne asigura că vom organiza ședințe virtuale productive și eficiente.
După ce am ales platforma cea mai potrivită, urmează setarea unor reguli de bază. Aceste reguli sunt importante în special în cadrul ședințelor virtuale, deoarece acestea vor ghida comportamentul angajaților. În acest sens, o regulă poate fi aceea în care toți vor accesa platforma cu 5 minute mai devreme pentru a evita sau rezolva anumite probleme tehnice din timp. Folosirea opțiuni mute în momentul în care unul dintre angajați vorbește pentru a evita distragerile sau zgomotele din fundal, poate fi o altă regulă. Un alt exemplu de regulă este cea în care, toți angajații, care vor participa în cadrul ședinței, să fie punctuali.
A treia recomandare pentru o ședință eficientă este folosirea camerei video deoarece angajații se pot vedea și, de asemenea, pot observa limbajul corpului, un aspect important în comunicare. Una dintre provocările pe care le întâmpinăm în cadrul ședințelor virtuale este implicarea tuturor participanților, iar în acest scop un facilitator este mai mult ca necesar. Rolul acestuia este de a se asigura că toți participanții au oportunitatea de a vorbi și de a-și exprima părerea. În plus, se pot adresa întrebările deschise care necesită participarea tuturor. De exemplu: Maria, tu ce părere ai despre raportul prezentat de către George ?
Durata unei prezentări nu trebuie să fie mai mare de 2 ore. În timpul ședințelor virtuale este de preferat purtarea unor discuții despre un anumit subiect, și nu prezentări în sine. Informațiile pot fi trimise spre angajați înainte de ședință, pentru a evita momentul în care doar o persoană vorbește iar ceilalți doar ascultă.
Ascultarea activă este abilitatea de care avem nevoie în orice tip de interacțiune, inclusiv pentru cea online. Iar pentru a consolida această abilitate, accentul este pus pe persoana care vorbește. Ascultarea activă presupune prezența noastră 100% în orice discuție participăm precum și multă concentrare asupra a ceea ce se spune. Pentru a arăta că ascultăm activ, putem face o scurtă recapitulare a informaților furnizate, asigurând, în acest fel, persoana care le-a transmis că am înțeles mesajul.
Cererea feedbackului după primele ședințe online contribuie considerabil la ședințe eficiente. Participanții pot avea sugestii de îmbunătățire în ceea ce privește calitatea și eficiența acestor ședințe.
O întâlnire eficientă are un obiectiv sau rezultat dorit bine definit. E recomandat ca acesta să fie luat în vedere înainte de a face planificarea unei ședințe.
Știm că timpul este prețios, așadar trebui folosit astfel încât participanții să nu simtă că îl irosesc. Pentru a ne asigura că folosim acest timp într-un mod productiv, utilizarea unei agende este mai mult decât utilă. În acest mod ne asigurăm că vom avea parte de rezultatul de care avem nevoie. Pentru pregătirea unei agende, putem lua în considerare următoarele elemente:
Care sunt prioritățile ? Ce este absolut necesar de discutat ?
Care este rezultatul de care avem nevoie după această ședință?
Care este ordinea subiectelor discutate?
Care este data și ora ședinței?
Prin urmare, dacă alegem o platformă potrivită, stabilim un set de reguli simple de comunicare și ne asigurăm că ședința are un facilitator sau moderator care să se asigure că nu participăm la o ședință prea lungă, avem șanse mari să fie o ședință eficientă. Ședințele virtuale pot câștiga în eficiență dacă este stabilit și urmărit un obiectiv pe parcursul acesteia. Fiecare dintre noi poate contribui la calitatea unei ședințe, dacă oferă organizatorilor ședinței un feedback constructiv.
Frisch,B., Greene,C, What It Takes to Run a Great Virtual Meeting, Harvard Business Review, 5 Martie 2020
Jay, A., How to run a meeting, Harvard Business Review, 1976
de Ovidiu Mățan
de Oana Urs , Nora Vințeler
