În ultimii ani lumea IT a fost construită în jurul mindsetului Agile. Agile ne-a învățat despre avantajele echipelor colocate, despre cum să construiești încrederea în echipă și maturizarea sa bazată pe indivizi și interacțiuni. Multe companii și-au adaptat designul birourilor inspirându-se din principiile Agile. Birourile de tip Open Space asigură un flow fluid al informației, conducând în mod natural la ceea ce numim comunicare osmotică. O colaborare bună între echipe s-a bazat în cele mai multe cazuri pe a vedea și a auzi ceea ce se întâmplă în jur.
Posibilitatea muncii de acasă este un beneficiu flexibil pe care unii angajatori îl oferă, fiind, în același timp, și un subiect tabu pentru mulți, deoarece asigurarea colaborării, comunicării osmotice și interacțiunii între oameni poate fi dificilă la distanță.
În aceste vremuri, când distanțarea socială și autoizolarea au devenit noua realitate a tuturor, învățăm că "departe'' nu este neapărat măsurat în distanță, ci în cât de motivați sunt oamenii. Constrânși de context, lucrând de acasă, am observat din ce în ce mai mult că principiile Agile rămân la fel, indiferent dacă suntem colocați sau izolați.
Poate că optimismul nostru pare exagerat în acest timp de criză. Dar cu ocazia acestui articol, vrem să împărtășim cu voi observațiile noastre din multele zile de izolare -în acest punct, cine le mai numără?- și să vă convingem că motivele de optimism sunt întemeiate.
Contextul curent nu schimbă nevoile oamenilor ci atenția lor către nevoile de bază.
Ne-am uitat la aplicarea piramidei nevoilor, a lui Maslow, în mediul de lucru și am identificat câteva lucruri care pot fi făcute pentru a fi îndeplinite.
Nevoi funcționale - probleme de bază precum salariul sau siguranța locului de muncă
Începe prin a te pune în locul oamenilor tăi. Dacă este nevoie să implementezi măsuri dificile, tratează oamenii cu respect, ca pe niște adulți care vor înțelege necesitatea lor. Ia-ți timp să vorbești cu oamenii mai mult în perioada aceasta, ascultă-i activ. Cel mai important este să nu îi iei prin surprindere. Creează transparență în ceea ce privește modul cum ar putea fi compania afectată, menționând și explicând anumite măsuri care trebuie luate tocmai pentru a crea un mediu stabil. Asigură-ți oamenii că te gândești la binele lor și la cum le poate fi afectată viața personală mai mult decât la profitul companiei. În acest fel mulți dintre ei te vor susține atât în perioadele de criză, cât și în cele de stabilitate.
Rezervă-ți timp pentru mai mult coaching la 1:1s, morning-coffee-calls, ședințe ad-hoc, dacă este nevoie. Pe scurt: Comunică și fii prezent!
Oamenii se așteaptă să audă mai mult de la liderii lor. Asigură-te că atât strategiile, schimbările cât și planurile companiei în caz de urgențe sunt comunicate. În același timp, nu uita mai ales de micile victorii. Câștigă încrederea oamenilor fiind mai întâi uman și nu ezita să adaugi o notă personală în comunicările tale.
Creează un mediu optimist și o atitudine pozitivă așa încât echipa ta să poată oricând să spună: "În spatele acestui e-mail/ecran este o persoană căreia chiar îi pasă de nevoile mele, are aceleași temeri ca și mine, se lovește de aceleași probleme și totuși reușește să fie pozitiv și să se uite cu încredere la viitor."
Încearcă să înlocuiești pauzele uzuale pe care oamenii le luau la serviciu. Înlocuind distanța fizică cu intimitate socială virtuală, îți poți ajuta echipa să crească chiar mai puternică în această perioadă.
Am adunat câteva exemple de retrospective sau activități de echipă amuzante, de echipă, care pot fi aplicate cât timp lucrăm remote.
Organizează jocuri scurte împreună. De exemplu un fun-quiz de 15 min cum ar fi cele de pe Kahoot sau Fibbage. ('Adevărat sau fals: România are cele mai puține zile de WFH/lună din UE?')
Sună-ți colegii pentru o pauză de cafea sau pentru a lămuri acel bug (sau feature) cu care te confrunți. Chiar mai mult, nu te limita la pair-programming, sună întreaga echipă pentru sesiuni de mob-programming.
Trimite poze cu prânzul tău sau împărtășește rețete rapide pe care le-ai descoperit recent. Cu siguranță ne vom întoarce la birouri cu cel puțin un skill în plus: being a chef.
Suntem sigure că toți ați trimis deja poze cu set-up-ul birourilor voastre de acasă. Cum ar fi să organizezi concursuri de ghicit? "A cui e cana de cafea cu mesajul "cana MEA" pe ea?''
Păstrează cinci minute la final de stand-up , pentru a împărtăși cu restul echipei lucruri amuzante, poate chiar personale, noi pasiuni dezvoltate sau pur și simplu noi moduri de a-ți petrece timpul în casă.
Împarte cu colegii ultimele cursuri pe care le-ai urmat și ce noutăți în domeniu ai aflat. Poți chiar să organizezi un Lean coffee și să faceți schimb de idei.
Pornește-ți camera în ședințe. Cu toții știm cum arătăm la serviciu, dar avem mai rar șansa să ne vedem fără machiaj sau fără cămăși călcate impecabil, în timp ce în background câinele latră sau copilul își face (deloc) subtil apariția; toate acestea pot duce relația echipei la un nou nivel.
Quick hint for the HR guys: Organizați clase virtuale de sport sau chaturi, în care angajații pasionați de domeniu, să schimbe idei. Doar pentru că stăm în casă, nu înseamnă că nu putem să ardem calorii, în timp ce aducem și o amprentă de team-building întregii activități.
Poți să încerci și câteva Fun Retrospectives. Noi am încercat "The roles we play" (folosing un tool online, https://www.retrium.com/). Am aflat că unii dintre noi au ca 'superputere' skilluri de Cupidon pe când Kryptonita altora era să lucreze până târziu.
Poți să te inspiri chiar și de la foștii noștri colegi care au organizat o sesiune de gătit clătite live. #chefs
Câteodată oamenii știu exact ce îi motivează, ce vor să obțină și unde se îndreaptă, pe când alte persoane nu au nici cea mai mică idee despre toate acestea. Merită să pui întrebarea aceasta din când în când echipelor. Chiar dacă nu au răspunsul imediat, le va de gândit - fă coaching cu ei și ajută-i să afle sau măcar să se îndrepte în direcția potrivită. Observă competențele și atuurile oamenilor și creează oportunități să le pui în valoare. Ajută-i pe parcursul carierei lor!
După a doua săptămână de autoizolare, unul dintre colegi mi-a spus în 1:1 că vrea să urmeze un training de leadership. Știam că nu intenționează să aplice pentru un rol de management, însă pe măsură ce am discutat cu el, mi-am dat seama că, de fapt, ceea ce îi plăcea lui foarte mult era mentoringul tehnic cu ceilalți colegi. Problema consta în faptul că simțea că discursul lui nu era suficient de bine organizat, nu puncta cele mai importante idei și adesea pierdea audiența. El este unul dintre colegii care multă vreme nu a știut ce îl motivează, dar după multe discuții în direcția aceasta, am descoperit împreună.
Oamenii au nevoie să simtă că ocupă un rol important în activitățile lor la locul de muncă. Am observat că făcând schimb de roluri, încurajându-i să faciliteze diferite ceremonii agile, participând în luarea deciziilor sau creând mecanisme pentru ca echipa să poată lua decizii singură, se construiește un drum sigur pentru o echipă matură și stabilă.
Steve Jobs : "It doesn't make sense to hire smart people and tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do."
Din fericire, cu toții suntem diferiți: Unor oameni le este greu să delege, altora, să nu facă micromanagement. Alții se lovesc de dificultăți când nu fac lucrurile ei înșiși. Conștientizarea și depășirea acestor obstacole creează situații win-win pentru toate părțile pentru că generează spațiu pentru ca toată lumea din echipă să crească.
În cele din urmă, scopul este să conduci echipa prin toate stadiile de dezvoltare, concentrându-te asupra atingerii performanței. Ca agile enabler (orice rol cu putere decizionala în cadrul unei organizații) poate fi o adevărată provocare fără o echipă care știe să se organizeze singură și fără ca oamenii să aibă încredere unii în alții.
În toată această perioadă de muncă 100% remote, adevărata provocare este să iți faci munca transparentă, din moment ce nu mai împarți același spațiu fizic cu colegii de birou, fără ca ei să te mai poată vedea acționând pe durata întregii zile.
Pentru a avea un discurs cursiv și a da senzația de încredere în activitățile desfășurate, un bun îndemn este să te pregătești în avans pentru orice meeting. În acest mod nu lungești inutil ședințele și timpul colegilor tăi. De exemplu, înainte de stand-ups rezervă-ți câteva minute ca să îți notezi principalele idei, astfel încât să poți fi în măsură să oferi o imagine clară asupra progresului tău dar și a eventualelor obstacole.
Pregătirea în avans este esențială. În această notă, asigură-te că product backlogul este actualizat și prioritizat. Ritmul echipei poate suferi fluctuații (mulți dintre noi au un randament mult mai crescut în munca remote). Așadar, a oferi echipei o imagine clară asupra cerințelor și obiectivelor de îndeplinit în viitor este o condiție esențială pentru ca acestea să fie atinse.
În ceea ce privește canalele de comunicare, în calitate de agile enablers trebuie să ne asiguram că toți membrii echipelor pot să comunice ușor și eficient unii cu ceilalți pe durata de viață a unui proiect. Acest lucru poate fi foarte ușor realizat printr-un canal al echipei. Cu siguranță, folosiți deja cel puțin unul în acest moment. În mod ideal, evită să aveți 7 tooluri de comunicare sau 7 grupuri și menține comunicarea într-un singur loc, transparent pentru toți cei implicați în proiect. Dacă ai o echipă mai puțin vorbăreață, sparge tu gheața pentru a anima flowul de comunicare. Share-uiește un meme, poate niste scene din IT Crowd (ofc versiunea British! ) etc. După aceea, lucrurile vor curge de la sine!
Indiferent dacă suntem în autoizolare sau nu, unul din lucrurile ce ne unește pe toți este faptul că "meetingurile nu (prea) ne plac". Tocmai de aceea, încearcă să iei cele mai multe și importante decizii via e-mail (cu toți stakeholderii în cc) și să apelezi la short videocalls numai pentru neclarități sau lucruri ce necesită atenție imediată. Mai multe meetinguri înseamnă foarte rar mai multă productivitate, deci încearcă pe cât posibil să iți protejezi echipele de întreruperi. Poate știai deja, dar după o întrerupere, îți ia cam aproximativ 25 de minute pentru a-ți regăsi concentrarea necesară rezolvării taskului. Prin urmare, rolurile noastre de agile enablers trebuie să asigure porțiuni neîntrerupte de timp pentru echipele noastre în cursul fiecărei zile. Ținând cont de acest lucru, cultivi încrederea și transparența în cadrul echipei, dar eviți și să aluneci în capcana micromanagementului, aspect pe care îl vom aborda în rândurile următoare.
În cele din urmă, proactivitatea contează mai mult decât îți imaginezi când vorbim despre munca remote. Nu aștepta că cineva să vină spre tine și să îți ceara updates pentru un task/proiect/impediment ci ia inițiativa și fii tu cel/cea care comunică primul.
Un sfat: Înainte să aștepți acest comportament din partea celorlalți, asigură-te că tu deja faci aceste lucruri!
"I perform better under strict micromanagement'' said no team ever
Ca agile enablers, este în responsabilitatea noastră de a fi un servent leader și de a menține un moral ridicat în echipele cu care lucrăm. Micromanagementul nu va face decât să creeze colegi frustrați ce vor să scape cât de repede posibil dintr-un mediu toxic de muncă.
S-au scris nenumărate cărți pe acest subiect, dar în acest punct un reminder s-ar putea să fie folositor: Încearcă să îți canalizezi energia pe a crea o cultură bazată pe încredere, pornind de la premisa că nu lucrezi cu preșcolari ce au nevoie de supraveghere la orice pas. Oferă-le încredere, responsabilități și susținere. Așa se învață asumarea răspunderii pentru munca lor.
Așadar, pe ce ar trebui să punem accentul pentru a evita să cădem intenționat (sau nu) în capcanele micromanagmentului?
Oferă colegilor și membrilor tăi de echipă, autonomia necesară astfel încât să poată lua singuri decizii, asigurându-le suportul la nevoie.
Formează grupuri mici în cadrul unui proiect și desemnează un responsabil pentru fiecare din ele. În acest mod vei reduce raportarea directă și vei vedea cum, treptat, cei din jur vor lua inițiativa în detrimentul respectării indicațiilor și instrucțiunilor tale directe.
Asigură-te că toți stakeholderii știu care sunt așteptările și mersul lucrurilor în cadrul proiectului- (project managementul ar trebui să acopere toate aceste nevoi)-, astfel încât eviți să te trezești în situația în care diverși colegi de echipă sunt întrerupți de requesturi spontane.
Urmează principiul "Inspect and Adapt'' prin ceremoniile de retrospective. Este o oportunitate să analizezi nivelurile de încredere din cadrul echipei și să încercați împreună să identificați alte oportunități. La urma urmei, faptul că jumătate din planetă e nevoită brusc să lucreze de acasă este o schimbare destul de complexă de analizat, nu?
Fii consistent atunci când vine vorba de setarea așteptărilor, atât în ceea ce te privește cât și față de ceilalți. Încearcă să dezvolți o cultură bazată pe "spune ceea ce vei face și fă ceea ce vei spune''.
În loc să întrebi mereu de noi și noi status updates, creează-ți obiceiul de a-ți încuraja periodic colegii de echipă: recunoaște-le contribuția în meetinguri și oferă-le credit, privat sau public.
Ei bine, subiectul acesta chiar ne dă de furcă. O făcea și pe vremea când mergeam la birou, ce să mai completăm acum?
Kübler-Ross explică în teoria lui cum mintea umană procesează schimbarea trecând prin următoarele trepte: negare, furie, târguială, depresie și în final, acceptare. Curba schimbării este un model puternic, aplicat în ambele registre, personal sau profesional. Cu cât înțelegi mai repede stadiile prin care treci, cu atât vei accelera procesul și vei ajunge mai repede la etapa de Commitment.
Pe scurt, pentru a ajunge cât mai aproape de acel echilibru dintre muncă și viață personală este nevoie de două elemente: disciplină de fier și existența unei rutine. Din nou, ușor de spus, greu de făcut. Cu toate acestea, am încercat să identificăm acele lucruri care pentru noi au funcționat în aceste săptămâni de autoizolare:
Fără niciun dubiu, evită ca primul lucru pe care îl faci dimineața să fie acela de a-ți porni calculatorul. Concentrează-te pe obiceiurile tale dinainte de criză - fă un duș, ia micul dejun și renunță la pijamale. Serios. Pe termen lung, în lipsa unei rutine, vei ajunge într-o stare de spirit nu prea bună, unde cu greu vei mai putea distinge momentele în care lucrezi de momentele în care te relaxezi.
Organizează-ți un spațiu care este 100% destinat muncii. Fără bucătărie, canapea, balcon. Vrei să eviți să iei în permanență gustări. În bucătărie, creierul asociază masa cu mâncatul și îți va da frecvent mesaje de foame.
Urmează orele de program. La urma urmei, este aceeași muncă pe care o desfășori, singurul lucru care s-a schimbat e setup-ul.
Ia pauze. Libertatea de a ne organiza singuri programul ne poate speria și face să lucrăm chiar mai mult. Experții ne recomandă că la fiecare 90 de minute să ne amintim de o scurtă pauză. Întinde-ți corpul, relaxează-ți ochii și nu lua pauza asta drept una pe care o înlocuiești cu social media. Ai grijă de tine!
Găsește-ți hobbies după muncă - zilele pot deveni repetitive dacă nu ai niște activități care întrerup ritmul muncii. De la filme, la jocuri video, gym challenges, pictat, puzzling, citit, grădinărit sau pur și simplu petrecut timp cu cei dragi - găsește acele activități care te fac să te simți bine în toată această perioadă de izolare.
Transformă problemele în oportunități! Deoarece multe businessuri și-au restrâns din sarcini și multe din activitățile lor s-au mutat online, ele vin la pachet cu prețuri concurențiale. Vei găsi numeroase cursuri la prețuri foarte bune sau chiar gratis. De exemplu, Pluralsight pune la dispoziție #FREEapril oferind cursuri de gătit, dezvoltare personală dar și de economie. Dacă ai tot amânat diverse pasiuni, acum ai timp să te ocupi de ele.
Asculta webinare, live workshopuri de la diverși terapeuți și experți in domeniu. Esther Perel are o nouă serie care acoperă holistic subiectul izolării.
Construiește obiceiuri sănătoase, gândește-te la ce vrei să iei cu tine după ce această perioada va fi încheiată.
Dacă ați identificat și alte lucruri care pentru voi și echipele voastre au funcționat, ne-ar plăcea să le împărtășiți cu noi în comentariile la acest articol.
Principiile Agile rămân neschimbate atât la birou cât și în autoizolare.
Rezervă-ți timp și pregătește-te în avans pentru meetinguri.
Ia cele mai multe decizii via e-mail și protejează echipele de întreruperi.
Fii proactiv/ă și ia inițiativa înainte să fii întrebat/ă.
Găsește-ți hobbies după muncă.
Construiește obiceiuri sănătoase de luat cu tine după CoVid19.
Am citit, ne-a plăcut și dăm mai departe:
''The Hard Thing about Hard Things'' - Ben Horrowitz
''Mini Habits: Smaller Habits, Bigger Results'' - Stephen Guise
https://www.techrepublic.com/article/the-10-rules-found-in-every-good-remote-work-policy/ https://snacknation.com/blog/work-from-home-policy/
https://remote.co/10-stats-about-remote-work/ http://blog.idonethis.com/distractions-at-work/
de Andra Chicoș
de Iulia Creta , Bogdan Barza
