Nu mai fiți productivi… de dragul de a fi productivi. Cât de des v-ați văzut colegii epuizați după ce au muncit din greu? Cât de des a trebuit să vă luați o vacanță pentru a reduce stresul și a vă relaxa chiar și pentru câteva zile? Cât de des vă simțiți extenuați? Motivația, energia, productivitatea sunt resurse finite, dar rareori sunt acestea privite astfel. Gândiți-vă când a fost ultima dată când v-ați pierdut voința de a mai termina un task, când nu ați mai avut energie să vă mai exprimați punctul de vedere într-o discuție, când viteza voastră a ajuns la un nivel atât de scăzut încât ați simțit că vă târâți. Toți am trecut prin astfel de situații, nu sunteți singurii.
"Un studiu Gallup recent care a luat în calcul 7,500 de angajați cu normă întreagă a stabilit că 23% din angajați au raportat că se simt extenuați la serviciu foarte des sau mereu, iar încă 44% au raportat că se simt extenuați doar uneori."
În 2013, eram plin de energie și foarte motivat, indiferent de ceea ce însemna "productivitatea" la momentul respectiv, iar Leo nu avea încă un Oscar. Acum este 2020 și nu s-au schimbat multe cu excepția faptului că în loc să lucrez la realizarea de funcționalități, acum construiesc echipe… oh și Leo a câștigat și el în sfârșit premiul. Pe vremuri, energia mea ținea doar până când îmi pierdeam motivația de a continua cu taskul meu. Am scris foarte mult cod cu cele mai bune intenții, ca mai apoi să-mi pierd interesul și să livrez doar ceva mediocru. În ziua de azi, metodele de a menține un entuziasm constant cap-coadă precum și capacitatea de a ști când să accelerezi sau să o lași mai moale nu sunt un mister pentru mine. Sper să nu fie nici pentru voi un mister, deci că voi oferi sfaturi despre cum puteți face asta în și pentru echipele voastre.
Precum un joc de societate: dacă ne-am concentra pe obținerea/menținerea unei singure resurse, totul ar fi ușor. Chiar dacă ne-am concentra doar pe două aspecte... cu puțin efort, obiectivul s-ar putea realiza. Totuși, adevărata provocare este când trebuie să le menții pe toate trei la nivel constant. În acest caz, jonglezi cu prioritățile, asigurându-te în același timp că ești cu un pas în față, gata să treci de la o activitate la alta imediat sau cât de repede o permite contextul.
Primul criteriu din lista noastră se referă la nivelul de energie al echipelor de care avem grijă. Deși avem prea puțin control asupra factorilor externi, putem avea un impact semnificativ asupra modului în care o echipă își folosește și își reînnoiește energia în timpul orelor de birou. Există câteva răspunsuri evidente precum a avea mereu o sursă de cofeină la îndemână sau a avea fructe/gustări, dar mai există și soluții care nu sunt atât de evidente:
Planificați totul dinainte. Planificarea în prealabil a activităților din cursul unei săptămâni permite oamenilor să se pregătească pentru programul fiecărei zile, permițându-le de asemenea să nu-și folosească energia gândindu-se la cum ar putea fi productivi deși au un orar haotic. Luni este o zi bună pentru a planifica săptămâna.
Petreceți la birou un număr de ore rezonabil. Unora le place să răspundă la email-uri sau să lucreze după orele de serviciu. Evident, deși acest lucru crește aprecierea în rândul clienților, acest obicei nu face decât să creeze un precedent nesănătos, clienții așteptându-se să răspundeți în continuare în afara orelor de program la solicitările lor. Timpul scurt, util pentru reîncărcarea bateriilor este astfel irosit. Stabiliți reguli cu echipa voastră, astfel încât să răspundă doar solicitărilor urgente și să lucreze doar pe taskuri foarte urgente, ceea ce ar trebui să se întâmple o dată la 6 luni. Determinați-i să-și folosească nivelul maxim de energie marți și miercuri pentru cele mai mari și mai dificile sarcini de lucru.
Evitați programarea de ședințe în cursul zilei, astfel ca echipa să-și schimbe contextul de lucru cât mai puțin posibil. Fiecare schimbare de context/focus consumă multă energie, iar reintrarea în ritmul activității precedente este dificilă. Grupați ședințele fie dimineața, fie după-amiaza, pentru ca munca să poată fi efectuată în bucăți mari și nu în bucăți mici printre ședințe. Sau, și mai bine, organizați o echipă care să participe la întâlniri într-o zi pentru ca ceilalți să lucreze la taskurile lor. Joi este o zi foarte bună în acest scop.
De aici vine valoarea de business. Dacă sunteți senior/mentor sau aveți funcție de conducere în echipă, este responsabilitatea voastră ca echipa să fie cât mai productivă sprint după sprint. Astfel, echipa nu doar că are timp să finalizeze munca pe care a planificat-o pe termen scurt (2-4 săptămâni), ci să își și mențină ritmul de lucru de la începerea activității până la livrarea produsului. Iată cum abordez eu productivitatea:
Rolurile, rolurile, rolurile. Sunt cele care definesc formatul echipei, rezultatul potențial și "chimia". Dacă se atribuie rolul potrivit în contextul potrivit, lucrurile se vor desfășura armonios în ceea ce privește productivitatea. Juniorii vor rezolva problemele simple dar importante ale proiectului, fiind îndrumați de seniori. Seniorii vor rezolva problemele dificile și vor fi persoanele la care se va apela în ceea ce privește arhitectura. Programatorii de nivel mediu vor umple golurile (acolo unde e necesar) și vor fi forța de muncă de bază a companiei.
Instrumentele, instrumentele, instrumentele. Încurajează fiecare membru al echipei să finalizeze taskul eficient, în timp util, asigurând standardul de calitate la care s-a convenit. Cu cât se petrece mai mult timp pe identificarea de instrumente și achiziționarea de licențe, cu atât se petrece timp mai puțin în munca efectivă. Asigurați-vă că echipele au instrumentele necesare pe cât posibil.
Obiectivele, obiectivele... OBIECTIVELE! Un proiect căruia îi lipsește "Steaua Nordului" sau o direcție comună este precum un tren fără locomotivă. Oamenii au nevoie de obiective, de o țintă, de un scop. Altfel, riscați să pierdeți luni de muncă sau să livrați foarte târziu pe piață, deoarece nu ați stabilit scopul de la bun început.
Înainte de a deschide discuția despre motivație, asigurați-vă că energia și productivitatea au nivele potrivite. Altfel, se poate întâmpla să aveți cea mai motivată și dornică echipă, dar dacă nivelul de energie este scăzut sau inexistent și nu sunt productivi, vă pierdeți atât timpul vostru, cât și al lor. Motivația este puterea ce convinge o persoană "să urce la bord". Trebuie să vreți ca echipa să spună "Da". Cu cât acordul vine mai mult din partea lor, cu atât mai dedicați vor fi activităților și cu atât mai ușoară va fi implementarea, pentru că este ceva ce echipa dorește să realizeze. Aici nu e vorba de manipulare, ci de a determina oamenii să aleagă un raport muncă-viață mai echilibrat. Iată cum puteți realiza acest lucru:
A vă alege bătăliile presupune ca, ori de câte ori există o cerere din partea unui coleg sau șef, noi să le tăiem avântul. Dacă am abuza de acest aspect, mai devreme sau mai târziu, fântâna de idei ar seca și chiar și cele mai banale solicitări ar primi automat un "Nu". Acest lucru implică faptul că trebuie să ne alegem bătăliile cu grijă și să insistăm ca persoana să spună "Da" doar dacă miza e foarte mare. Dacă o persoană nu este suficient de flexibilă sau dornică să ajute mereu, deoarece noi îi adresăm cereri permanent, motivația este doar ⅓ din ecuație.
A construi o fundație solidă înseamnă a depune un efort foarte mare în faza inițială a proiectului pentru a ne asigura că totul va funcționa optim, de la scrierea de cod la procesele din cadrul echipelor. Cu cât faceți o treabă mai bună în fazele inițiale, cu atât mai multe rezultate bune "veți culege" când proiectul ajunge la maturitate. Asigurați-vă că standardele și fundația sunt bine gândite pe termen lung și pentru o echipă mai mare dacă totul se scalează. Un bun exemplu este să documentați totul, pentru ca oricine vine mai târziu în echipă să aibă totul disponibil. Un alt exemplu este "aveți grijă de cod precum propria viață ar depinde de asta'', deoarece nimănui nu-i place să vadă cod pe care o singură persoană îl poate înțelege, cod spaghetti sau structuri de fișiere non-scalabile. Lista poate continua …
Iată perspectiva mea asupra modului în care puteți convinge oamenii să spună "da", nu prin manipulare, ci făcând locul lor de muncă mai plăcut și mai ușor de întreținut.
Vă rog să-mi scrieți ce a funcționat pentru voi și ce nu din elementele enumerate mai sus (sau dacă aveți alte sugestii). Aș dori să încep o discuție pe acest subiect.
Mulțumesc pentru lectură.
de Mircea Vădan
de Ovidiu Mățan
de Diana Țelman
