Cum te simți? O lecție învățată pentru livrarea cu succes a unui proiect

Diana Bocăneală
Senior Director - Talent Management and Delivery Center Lead @3PillarGlobal Romania

Hei, David, mi-ai trimis informația care ți-am cerut-o ieri?

Mai am un pic și o finalizez.

De ce ți-a luat așa mult? Știi că am presiunea asta pe mine.

Tăcere....

Peste o zi, în același birou ...

David, îmi ziceai alaltăieri că a trebuit să mergi cu tatăl la spital, cum se simte?

Hmm... am crezut că nu-ți pasă"

Este o poveste reală, sigur, cu numele personajelor modificate că să păstrăm celor implicați. Ah, și cei doi erau prieteni.

Ni se întâmplă frecvent să fim mai preocupați de ceea ce livrăm sau cui livrăm proiecte, scoțând din schema succesului unui proiect relațiile interpersonale din echipă sau chiar relațiile interpersonale dintre managerul de proiect și fiecare membru din echipă.

Și totul începe de la mentalitatea care este încurajată în majoritatea cursurilor de Managementul Proiectelor. Uitându-ne la principiile Prince 2 și ariile de cunoștințe din PMP, putem vedea că gestiunea relațiilor interpersonale lipsește cu desăvârșire.

Pe lângă mentalitatea care se dezvoltă prin procesul de instruire, este foarte posibil că natura meseriei de Manager de Proiect va atrage un anumit profil de oameni, și anume, pe cei ce sunt orientați înspre rezultate. Fiecare dintre noi suntem construiți într-un anumit mod și vom avea tendințe naturale: fie suntem axați mai mult pe rezultate, fie punem accentul mai mult pe relații. Statistic vorbind, se estimează că doar 15% din populație ar ști să realizeze un echilibru între cele două. Apoi, această abilitate este mai degrabă una învățată, decât înnăscută.

De ce este important acest echilibru? Cel mai probabil importanța vine mai mult din nevoia intrinsecă a unui caracter integru, care dorește să (1) realizeze misiunea (atingă rezultatele) (2) având grijă de oameni (zidirea relațiilor). Cu certitudine, în solitudine, niciuna dintre acestea două nu este viabilă.

Printr-o echilibrare a atenției între rezultate și relații, nu doar că facem experiența celor implicați mai bună, ci oferim și un comportament și context sustenabil. Acest lucru va ajuta dezvoltarea membrilor echipei, va crește nivelul de atașament și satisfacție, care ulterior se va reflecta în experiența pozitivă a clientului și a părților interesate.

Abordând acest subiect, este greu să nu aducem în discuție îndelungile dezbateri despre definirea managementului și a leadershipului. S-ar putea ca exact această mică inserție - investirea în relații, în tot procesul de gestiune a proiectelor, să facă diferența dintre un manager de proiect și un lider de proiect. Dacă ar fi să reflectăm puțin, oare în ce echipă am prefera să fim?

Vedem că orientarea spre rezultate conduce spre un mediu în care acestea nu sunt consecvente. Poate avem rezultate pe termen scurt foarte bune, dar cu siguranță nu vor fi sustenabile. Desigur că sunt proiecte care ar necesita o astfel de abordare, însă implicit vor fi proiecte ce țintesc rezultate pe un termen scurt. Pentru a avea rezultate consecvente, de lungă durata, este nevoie de un echilibru între ce livrăm, cum livrăm și cu cine livrăm, creând astfel un mediu de încredere în echipă și un mediu oportun pentru dezvoltare.

Pentru a descoperi care este mediul pe care îl creezi în echipa ta și care sunt tendințele tale, reflectă la lista de mai jos. E o descriere succintă a unui manager orientat pe rezultate și a unuia orientat pe relații. Tu unde te regăsești?

Indiferent unde te regăsești, acceptă că ceea ce te definește de fapt constituie punctele tale tari, care sunt înnăscute, deci natural debalansate. Pentru a deveni mai bun, e nevoie să înveți competențe și comportamente noi. Aceasta facem pe parcursul întregii vieți, creștem. Nu e nevoie să renunți la cine ești, dar augmentează punctele tale tari prin învățarea și adaptarea unor comportamente noi, care te vor face și mai eficace și îți vor aduce un echilibru și ție, și echipei.

Și totuși, cum am putea face acest lucru?

Mai jos sunt prezentate cinci principii care pot fi adaptate pentru a livra cu succes un proiect, având relații sănătoase în echipă:

1. Cunoaște fiecare membru din echipă și acceptă diferențele - A cunoaște fiecare membru din echipă, nu înseamnă să le știi doar numele. În cazul în care echipa nu este foarte mare, recomandarea este să alocăm timp pentru a ne cunoaște interesele, pasiunile, provocările, tendințele. Pe lângă faptul că vom identifica lucruri comune, care vor uni, vom conștientiza și cum suntem noi diferiți și totuși trebuie să lucrăm ca o echipă. Când cunoaștem diferențele și le conștientizăm, le înțelegem, ne vom ajuta reciproc și vom compensa prin punctele tari ale fiecăruia, valorificând ce aduce fiecare și construind mai multă sinergie.
2.  Fii atent la nevoile personale și empatizează - Atunci când suntem atenți la nevoile personale și știm să ne punem în papucii celuilalt, ceva magic se întâmplă. A te simți înțeles de celălalt este mai mult decât o nevoie, este ceea ce ajută la propulsarea ta și îți dă curajul să treci prin situațiile mai grele din viața personală și profesională. Întreabă "cum te simți?", "cum vă simțiți?" atunci când sunt momente de tensiune. Ascultă și conveniți împreună asupra unui ritm care să se plieze pe situația echipei, dar care să nu influențeze negativ livrarea. Căutați soluții împreună. 
3. Creează un mediu deschis și de încredere în echipă - Încrederea este unul dintre ingredientele esențiale pentru eficiența echipei. Un studiu recent arată că 8% din angajați nu au încredere în managerul lor. Cum construiești încrederea? În primul rând, să clarificăm faptul că încrederea nu înseamnă "să îmi placă de tine sau de voi". Încrederea înseamnă să arăți că te bazezi pe celălalt și ai încredere că are capacitatea, competențele și cunoștințele necesare pentru a îndeplini o sarcină. Acest lucru este necesar să fie construit atât în relația membru echipă - manager, cât și între membrii echipelor. Un mediu deschis este un mediu sigur, în care fiecare poate să expună nemulțumirile și dorințele. Cum facem asta? 
4. Fii deschis la a primi și oferi feedback - De multe ori auzim că feedbackul este un cadou. Oare de ce ne este frică să dăruim și să primim mai mult? Doar prin primirea acestor cadouri vom crește și vom conștientiza care sunt tendințele noastre și cum ele îi afectează pe cei din jurul nostru. În același timp, dacă vrem binele cuiva, e nevoie să îi spunem deschis ce îi subminează dezvoltarea sau ce a făcut extraordinar de bine, pentru a încuraja perseverența în acea direcție. 
5. Fă-ți timp - Toate cele menționate mai sus nu se vor întâmpla în timp ce tu vei scrie rapoarte sau vei sta în calluri cu clienții. Alocă-ți timp pe care să îl petreci cu fiecare membru din echipă, dar creează și ritualuri în care echipa să fie împreună și să discute orice altceva decât până când trebuie să livrăm sau ce probleme mai avem cu acea fază de testare. 

Așadar, cum te simți? Ne-am gândi că e o întrebare atât de simplă, dar este cea care poate avea un impact semnificativ în dinamica unei echipe. Această întrebare adresată la momentul potrivit, poate contribui mult la aducerea acelui echilibru între atingerea rezultatelor și investirea în relațiile interpersonale. Această întrebare poate să ajute la crearea acelui mediu de angajament în echipă, făcând diferența între a fi manager de proiect sau lider de proiect.