Lean este un set de reguli menite să reducă risipele și să adauge plus valoare produselor și serviciilor. Metoda Lean este originară din industria japoneză, metodă care a făcut din Toyota cel mai valoros brand de automobile din lume. Această mentalitate a fost promovată în sistemul de producție Toyota (TPS) încă din anii 1950-1960. Lean este una dintre puținele metodologii care este orientate spre oameni și are grijă de supraîncărcare (muri în japoneză) și de denivelările volumelor de muncă (mura). Am văzut unele companii de succes existente cum au adoptat Lean și au avut un succes uriaș, dar este posibil să se adopte Lean în start-up-uri? Da. Și puteți afla în continuare cum.
În afaceri, tendința este de a găsi o strategie de lucru care să fie inclusă într-un proces repetitiv care să genereze profit. Multe companii care adoptă aceste strategii sunt profitabile, dar nu sunt conștiente de riscul la care se expun. Riscul de a nu opri procesul de producție, de a analiza și de a-l îmbunătăți continuu, poate duce la o lipsă de reacție la schimbare, care poate fi critică pentru o întreprindere. Unul dintre obiectivele unei companii ar trebui să fie mișcarea mai rapidă și livrarea de produse și servicii rapide clienților, păstrând în același timp o cultură organizațională.
Lean este un set de linii directoare, mai degrabă decât un set de bune practici, care au avantajul implementării ușoare, fiind suficient de flexibil și de durabil. Pentru SUA, Lean reprezintă un set de instrumente și tehnici pentru reducerea risipelor și adăugarea de valoare produsului sau serviciului, în timp ce în Japonia, Lean este considerat o stare de spirit.
Cum să introduci Lean într-o lume agilă, în special în noile proiecte?
Scopul principiului Agile este de a furniza în mod iterativ livrabile folosind un proces flexibil. Scopul Lean este de a face dezvoltarea durabilă, prin îmbunătățirea continuă a proceselor. Principiul "Inspectare și adaptare" este elementul principal pentru Lean și Agile, care permite ca feedbackul clientului să facă parte din proces.
Când începeți un nou proiect sau o nouă companie, Lean este o necesitate, deoarece totul se rezumă la învățare.
Să luăm, de exemplu, un produs Software nou, dezvoltat într-o locație nouă, iar echipa este compusă dintr-un manager part-time și un inginer Software. Tehnologia de ultimă oră și domeniul de Business sunt noi pentru ambii membrii ai echipei. Experimentul Lean spune că se creează ipoteze care sunt testate independent și pot fi încadrate într-un interval de timp. Lista ipotezelor trebuie definită, iar cea mai riscantă trebuie testată prima. De exemplu, un proiect în medicină, care utilizează un controler Kinect pentru a ajuta copiii autiști să se recupereze. Pentru a accesa meniul aplicației, utilizatorii ar trebui să facă un gest. O presupunere cu privire la modul în care ar trebui să funcționeze este de a crea o soluție pentru desenarea unui cerc și una pentru desenarea unui triunghi cu ajutorul mișcărilor de brațe. În cele din urmă, atunci când aplicația este testată, se determină faptul că cercul desenat funcționează în 90% dintre cazuri, în timp ce desenarea triunghiurilor are o rată de succes de 34%. Acum, am aflat de ce listarea riscurilor este crucială. Pe baza acestui lucru, elementele de lucru pot fi prioritizate mai bine.
Am discutat despre bucla de învățare definită de trioul învață-construiește-măsoară.
Când construiți un experiment, fiecare ipoteză trebuie trecută prin această buclă de învățare și colectați valori pentru fiecare dintre ele.
Este important să știți exact ce este testat pentru a avea un proces de învățare maxim.
Learn (învățare): Obțineți cunoștințe din domeniu și creați ipoteze de testat. Când indicatorii sunt furnizați, creați sarcini pentru a reduce risipele și pentru a crește calitatea și cantitatea de livrări.
Build (construire): Construiți procese și instrumente pentru a colecta valori și pentru a aplica fapte învățate din ciclul anterior.
Measure (măsurare): Faceți valorile publice pentru echipă și comparați-le cu datele de referință existente. Scopul este adaptarea și performanța mai bună.
Când membrii echipei sunt implicați în tranziția Lean, apare un plan mai complex cu 4 Piloni. Această soluție este oferită de LeanKit care a dezvoltat și instrumentele necesare organizațiilor Lean.
Principiul îmbunătățirii continue subliniază îmbunătățirea continuă și respectul față de oameni. Leankit încurajează o învățare și o mentalitate de testare pentru a inova și a gestiona riscul.
Pentru o companie este important să facă mai mult cu mai puțin, mai ales cu mai puțini bani. Principalul risc pentru o pornire este risipirea timpului în dezvoltarea de livrări care nu sunt valoroase pentru piață. Acest tip de risipă crește costurile produsului și serviciului, iar supraviețuirea pe termen lung în economie este pusă în pericol.
Lean identifică opt categorii de risipă:
Două aspecte importante ale Lean sunt instruirea și educarea membrilor echipei. Cunoștințele și instrumentele adecvate, împreună cu îndrumările vor oferi o tranziție lină către cultura Lean.
Tabla Kanban pentru Lean Project Management. Odată cu utilizarea cărților pentru table Kanban, cerințele sunt atomizate și prioritizate. Există patru categorii mari necesare pe tablă: "Lucrări viitoare", "Acționează acum", "Terminat recent" și "Gata pentru arhivă".
"Lucrarea viitoare" are 2 subdiviziuni principale: "Cereri noi" care conțin descrieri brute direct de la client și "Subdiviziune aprobată" - unde sunt localizate cărțile echipei.
Până în prezent, această abordare este cunoscută și de alte cadre agile.
A doua categorie este "Doing Now", unde toate echipele responsabile de livrarea unei funcționalități sunt prezente și acolo putem observa cele trei subcategorii: "Gata de pornire", "În desfășurare", "Gata pentru revizuire".
Când una dintre echipe a trecut cu succes o carte prin toate cele trei subcategorii alocate echipei lor, aceasta poate fi trecută la următoarea echipă, urmând același principiu. De exemplu, atunci când un element de lucru este dezvoltat cu succes, acesta poate trece la echipa de testare din subdiviziunea "Gata de pornire" și așa mai departe.
În momentul schimbării stărilor, în mod ideal, unele note sunt scrise pe card pentru a ține evidența lucrărilor. A treia categorie este starea "Terminat recent", ceea ce înseamnă că aceste cărți sunt într-o stare de livrare.
"Gata de arhivare" este a doua categorie în care articolele sunt terminate din perspectiva clientului.
Avantajele pentru organizarea lucrării în LeanKit Kanban board sunt vizibilitatea muncii, responsabilitatea - înțelegerile împărtășite ale celor care lucrează la cărțile de Kanban- și eficiența centralizării datelor.
Din instrumentele Leankit, managementul oamenilor se poate realiza cu ușurință, se pot efectua analize, pot fi vizualizate tendințe istorice precum Burdown, Flow, Eficiență, Speed sau PPC (Planned Percent Complete). Procesul de livrare a produselor și serviciilor poate fi întrerupt și poate fi analizat retrospectiv progresul și evoluția, altfel procesul este unul continuu până la sfârșitul activității întreprinderii, nu a proiectului sau produsului.
Pe scurt, metodologia Lean este o modalitate de a optimiza oamenii, resursele, efortul și energia spre crearea de valoare pentru client. Această mentalitate se bazează pe îmbunătățirea continuă, respectarea oamenilor și poate fi atins doar prin promovarea metodologiei la toate nivelurile companiei.
de Vasile Boris
de Ovidiu Mățan
