Trăim în secolul vitezei- o constatare de necontestat și care nu mai reprezintă de multă vreme o noutate. Managementul proiectelor este un domeniu care pare a fi și el integrat ritmului alert al schimbărilor. Nu mai este de ajuns ca managerul de proiect să aibă o certificare și cunoștințe tehnice de managementul proiectelor, el trebuie să fie atent și la calitățile sale de leadership, la abilitățile interpersonale, la acele soft skills care fac diferența. Un manager de proiect trebuie să stăpânească aptitudini care să-l ghideze pe drumul său cuprins între prima şi ultima zi a proiectului.
Putem spune că există trei grupe mari de abilități pe care un project manager trebuie să le aibă pentru a fi eficace:
un grup de abilități tehnice (să știe totul din punct de vedere tehnic despre taskurile din proiect);
un grup de abilități de Project Management (abilitatea de a crea planificări și bugete, de a implementa și a face managementul sistemului de control al schimbărilor, abilitatea de a implementa și face administrarea sistemului de management al riscurilor și pe aceea de a implementa și gestiona multe altele din cadrul proiectului);
Iată, într-o ordine aleatorie, o parte din skillurile pe care trebuie să le aibă un project manager:
Proiectele sunt alcătuite din sarcini, iar cunoașterea modului de gestionare a sarcinilor (și a tuturor celorlalți) este secretul pentru finalizarea proiectelor la timp.
Având o bună înțelegere a membrilor echipei, vom putea să delegăm sarcinile persoanelor potrivite pentru obținerea celor mai bune rezultate posibile. Membrii echipei vor răspunde bine la un manager care deleagă sarcini adecvate care se potrivesc bine setului de calificări și le încredințează ulterior să se descurce cu el.
Trebuie să încurajăm colegii de proiect să ne abordeze pentru a discuta orice întrebări sau dificultăți în cazul în care este nevoie, mai degrabă decât să îi subminăm prin verificarea permanentă a acestora; astfel, se vor simți mai apreciați.
Beneficiile managementului sarcinilor sunt:
Putem vedea imediat tot ceea ce facem.
Știm care sunt prioritățile.
Știm cât timp trebuie să facem acele sarcini.
Putem grupa sarcinile împreună pentru a lucra la lucruri similare în același timp.
"Abilitatea în arta comunicării este crucială pentru succesul unui lider. El nu poate realiza nimic decât dacă poate comunica eficient. "- Anthony Robbins
Cine face Project Management știe că pentru a avea succes, trebuie să comunicăm clar cu toți factorii implicați în proiect viziunea, obiectivele, orientările și așteptările noastre altora. Altfel, membrii proiectului nu vor avea o direcție clară de acțiune, moralul echipei va fi scăzut iar proiectul riscă să nu fie terminat la termen și să iasă din buget. În esență, a fi un mare comunicator este un element cheie pentru a lucra bine cu ceilalți în orice mediu de lucru.
Cei mai buni Project Manageri fac în mod regulat următoarele:
Ascultă. Managerii de proiect eficienți nu așteaptă doar să fie mereu rândul lor să vorbească. Ei își ascultă echipa ca să înțeleagă cu adevărat problemele și să caute modalități de a le repara.
Pun accentul pe eficiență față de viteză. Ei se asigură că echipa lor știe că mersul cu 50 km pe oră spre o anumită destinație este mult mai bun decât să mergi 100 de kilometri pe oră în cerc.
Adresează întrebări: Cui trebuie să i se comunice. Ce trebuie să fie comunicat. Când trebuie comunicată. Unde ar trebui să fie comunicată. De ce comunicarea informațiilor este esențială și la ce nivel este important. Cum trebuie făcută comunicarea (e-mail, telefon, prezentare etc.).
Respectă echipa. Managementul de proiect se referă la relații. Când tratăm bine echipa și echipa ne va trata bine în schimb.
Într-un proiect nu trebuie să comunicăm doar cu echipa, ci şi cu clientul, investitorul, sponsorul sau cu acela care deţine rezultatul final al proiectului. E proiectul nostru, dar sunt banii lui. Aşadar, ca manager de proiect trebuie să ne transmitem ideile clar, să argumentăm necesitatea unor resurse, de ce alegem calea A în loc de calea B şi să fim persuasivi.
Orice proiect este un succes dacă își atinge obiectivele și îndeplinește (sau, în mod ideal, le depășește) așteptările părților interesate de proiect.
Cum ne ocupăm de anumiți actori cheie? Care sunt strategiile bune pentru gestionarea așteptărilor și raportarea lor?
Clienții: Cheia este cunoașterea. Colectarea datelor privind nevoile, cultura, nevoile de afaceri ale clienților și apoi documentarea acestora înainte de începerea execuției proiectului ne ajută întotdeauna atunci când vor apărea conflicte.
Membrii echipei de proiect: Cheia pentru gestionarea așteptărilor echipei este comunicarea constantă.
Executivii: Cheia este să le prezentăm un plan detaliat cu repere. Apoi, în mod continuu trebuie să îi informăm constant cu privire la riscurile de proiect bazate pe nevoile lor de informare.
În primul rând, în timpul inițierii proiectului, trebuie să identificăm persoanele și unitățile organizaționale care vor fi afectate pozitiv sau negativ de proiect. Aceste părți interesate pot veni atât din afara organizației, cât și din partea actorilor interni. Trebuie să identificăm nu numai cine sunt, ci și interesul pe care îl au în proiect, cerințele de proiect și potențialul lor de influență asupra proiectului.
În al doilea rând, în timpul fazei de planificare a proiectului, trebuie să planificăm modul în care vom gestiona părțile interesate. Să identificăm tehnicile pe care le vom utiliza pentru a satisface nevoile fiecărei părți interesate și pentru a le menține angajate în acest proces.
În al treilea rând, în timpul executării proiectului, trebuie să implementăm planul de gestionare a părților interesate. Acesta include strategiile de comunicare pe care le vom utiliza pentru a implica părțile interesate în proiect și pentru a construi suportul în curs.
În al patrulea rând, pe măsură ce executăm și controlăm proiectul, trebuie să monitorizăm și părțile interesate și să le identificăm problemele. Noile cerințe și cerințe care nu sunt îndeplinite reprezintă exemple de probleme și probleme ale părților interesate. Trebuie să răspundem la acestea pentru a ne menține sprijinul lor.
Schimbarea în contextul managementului de proiect este ceva care transformă sau influențează proiecte, sarcini, procese, structuri sau chiar funcții. Prin urmare, gestionarea schimbărilor se referă la instrumentele și procesele pe care trebuie să le utilizăm pentru a gestiona schimbarea în cadrul unui proiect și a echipei sale de proiect.
Modificările au loc în aproape fiecare punct al ciclului de viață al managementului de proiect. Recunoscând că schimbările sunt inevitabile - într-adevăr, adesea benefice - anumite părți ale procesului ne permit să adaptăm abordări mai agile la planificare și execuție. A avea strategii pentru a face față schimbărilor pe măsură ce acestea apar, este cel mai rapid mod de a păstra atenția tuturor asupra premiului.
Strategia de management al schimbării constă în a urmări un proces de opt pași:
Trebuie să creăm urgență: trebuie să existe un caz convingător pentru schimbare, iar ca manager de proiect trebuie să explicăm acest motiv clar, astfel încât oamenii să înțeleagă și să fie inspirați să se schimbe.
Să formăm o coaliție puternică: este important să colectăm oamenii cheie pentru a ajuta la această schimbare.
Să creăm o viziune pentru schimbare: scurtă, clară, relevantă și ușor de înțeles de către persoanele care vor fi afectate de schimbare.
Să comunicăm viziunea/schimbarea și să o reflectăm pe tot parcursul proiectului.
Să eliminăm obstacolele: pe măsură ce lucrăm la implementarea schimbării, ne putem lovi atât de obstacole fizice cât și emoționale, așa că trebuie să îi ajutăm pe oameni să depășească acele blocaje ascultând preocupările lor și căutând feedbackul lor.
Să creăm câștiguri pe termen scurt: prin demonstrarea avantajelor schimbării la începutul procesului, este mai probabil să obținem buy-in-ul și să livrăm procesul în ansamblu.
Să construim pe schimbare: trebuie să repetăm pașii de mai sus pentru o vreme și să lăsam schimbarea să se stabilească.
Fiecare proiect prezintă o poveste despre obiectivele, echipa, calendarul și rezultatele - și necesită o planificare și o gestionare detaliată a proiectului pentru a obține o poveste corectă. Unele dintre aceste povestiri sunt scurte în timp ce altele sunt romane pline de răsuciri și transformări. Indiferent dimensiunea romanului, fiecare poveste se bazează pe o schiță sau așa cum o numim în lumea managementului de proiect, un plan de proiect.
Cum se scrie un plan de proiect în zece pași simpli:
Să înțelegem domeniul de aplicare și valoarea planului nostru de proiect.
Să desfășurăm cercetări ample.
Să răspundem întrebărilor dificile.
Să creăm conturul planului de proiect.
Să vorbim cu echipa.
Să scriem întregul plan de proiect.
Să executăm planul într-un grafic Gantt.
Să publicăm planul.
Să împărtășim planul cu echipa și să ne asigurăm că îl citesc!
Aptitudinea de a estima cât, cum, unde, când trebuie să fie integrată o resursă ne scapă de riscul de a rămâne fără resurse înainte de a fi terminat proiectul sau de a rămâne cu extra resurse după finalizarea acestuia. Resursele sunt umane, financiare şi materiale. Managementul este ca o reţetă: trebuie să pui fix cantitatea necesară pentru a avea rezultatul scontat. Orice ajustare aduce un rezultat final neprevăzut.
Fiecare proiect necesită întâlniri periodice în care părțile interesate se reunesc pentru a discuta obiectivele proiectului, sarcinile atribuite și progresele înregistrate. Depinde de noi ca manageri de proiect să determinăm cât de des trebuie să ne întâlnim și să întocmim o agendă pentru fiecare întâlnire.
Sfaturi pentru a ne ajuta să gestionăm și să controlăm următoarea întâlnire privind progresul proiectului:
Trebuie să scriem o agendă și să o distribuim în prealabil. Astfel, dăm tuturor timp pentru a strânge informațiile de progres pe care trebuie să le furnizeze la întâlnire.
Repetăm obiectivul. Ordinea de zi trebuie să fie o reamintire a scopului reuniunii.
Revizuim progresul și acțiunile viitoare. Revedem progresul de la ultima întâlnire și acțiunile pentru perioada următoare.
Rămânem concentrați pe discutarea actualizărilor progresului, atribuirea de acțiuni sau revizuirea programului dacă este necesar. Nu ne ocupăm de niciun fel de subiecte care nu au legătură cu ele - le amânăm în schimb pentru altă ședință.
Permitem tuturor să aibă șansa de a vorbi. Nimeni nu vrea să stea într-o întâlnire ascultând o persoană care domină conversația, limitând astfel timpul în care o persoană este permis să vorbească prin mutarea la următorul subiect.
Evităm plictiseala. Nimic nu se va realiza dacă oamenii nu sunt angrenați în întâlnire, așa că întâlnirile trebuie să se extindă la cel mult o oră pentru a evita plictiseala.
Alocăm acțiuni de urmărire unui membru din echipă cu dată de finalizare prevăzută. Oricine înregistrează procesul-verbal al ședinței ar trebui să facă, de asemenea, un plan de acțiune.
Urmând acești pași simpli, se va asigura că întâlnirile dvs. realizează ceva și că sunt o bună utilizare a timpului tuturor. Rapoartele privind starea proiectului sunt o modalitate excelentă pentru manageri de proiect de a urmări progresul unui proiect și, de asemenea, de a diminua riscurile.
"Dacă aș avea o oră pentru a rezolva o problemă, aș petrece 55 de minute să mă gândesc la problemă și 5 minute să mă gândesc la soluții". - Albert Einstein
Scopul nostru este de a identifica problemele înainte de a avea un impact asupra proiectului. Este mult mai ușor să rezolvăm o problemă înainte de a deveni o criză.
Iată câteva sfaturi despre metodele de rezolvare a problemelor proiectului dvs. .
Construiți o atmosferă de rezolvare a problemelor. Trebuie să încurajăm membrii echipei să vină spre noi cu preocupările lor. Ei pot vedea o problemă pe care nu o avem. Poate că au soluții pe care nu le-ați gândit.
Pentru a fi un manager de proiect de succes, trebuie să putem gestiona bine timpul. Trebuie să ne asigurăm că suntem productivi pentru cea mai mare parte a timpului și să evităm pierderile de timp cu orice preț.
Creați planul.
Regula 80/20 (sau principiul Pareto): dintre activitățile pe care le facem în timpul proiectului nostru, doar 20% sunt importante. Aceste 20% produc 80% din rezultatele obținute. Trebuie să identificăm și să ne concentrăm asupra acestor activități.
Delegare. Gestionarea proiectelor este un loc de muncă cu normă întreagă și dacă ne scapă din vedere "mingea" (chiar și pentru o perioadă scurtă), poate duce la probleme. Poate fi tentant să realizăm câteva sarcini atunci când se așteaptă un termen limită, însă trebuie să lăsăm pe altcineva în timp ce ne ocupăm de gestionarea proiectului.
Managementul timpului este o abilitate esențială pentru managerii de proiect. Dacă nu ne putem gestiona timpul, cum ne putem aștepta să ne administrăm echipele? Trebuie să ne întrebăm în fiecare zi ce am făcut pentru a muta proiectul înainte. Să planificăm ziua următoare, ce vom face pentru a ne asigura că proiectul nostru continuă de-a lungul căii drepte și înguste.
Managerii de proiect care au abilități tehnice puternice și, de asemenea, demonstrează în mod constant competența în abilitățile și calitățile cheie enumerate mai sus, reprezintă un avantaj imens pentru orice organizație și sporesc în mod semnificativ succesul proiectelor pe care le conduc.
Un lider puternic cu un stil de conducere flexibil, partajat și inovator, dedicat echipei merge mână în mână cu un management de proiect cu succes în mod constant. Liderul ar trebui să fie capabil să acorde credite, să-și dezvolte creativitatea și să sprijine membrii echipei în luarea de riscuri pentru a asigura succesul proiectului.
Succesul se măsoară nu prin ceea ce a realizat cineva, ci prin obstacolele pe care a trebuit să le depășească. - Booker T. Washington
Realizând această analiză, ne dăm seama că am conturat profilul unui supererou. Și apoi apare întrebarea: unde găsim un astfel de om pentru proiectul nostru? sau pot fi EU manager de proiect?
de Paul Cioanca
de Ovidiu Mățan
