De câte ori nu s-a întâmplat să ajungem la finalul zilei cu toate termenele limită împlinite, dar având totuși sentimentul că nu am realizat ceva fundamental sau important? Un studiu realizat de Journal of Consumer Research, ne arată că, în general, oamenii aleg să finalizeze taskuri cu deadline-uri mai scurte, chiar și în situațiile în care taskurile cu termene mai lejere sunt la fel de ușoare și aduc cu ele și o recompensă mai mare.
Este firesc să dorim să realizăm taskurile care au un deadline apropiat, pentru a le putea tăia de pe lista de sarcini. Un paradox cu care se confruntă mai multe persoane este că sarcinile care au importanță pentru dezvoltarea sau bunăstarea noastră sunt în același timp, sarcini care de obicei nu au un termen limită. Câteva exemple sunt: adoptarea unor valori în care credem (voluntariat/petrecerea timpului cu familia), obținerea recunoașterii publice, îmbunătățirea unor abilități (învățarea unei limbi noi, îmbunătățirea cunoștințelor despre domeniul x,y), prevenirea unor probleme (programarea vizitelor medicale/crearea unui protocol de gestionare a crizei).
Implementarea unor strategii care ar putea să ne ghideze treptat în direcția corectă și care nu necesită mult efort arată astfel:
Prezentasem această idee într-un articol trecut, unde am menționat mai multe studii care ne arată că programarea exactă a momentului ("când") și a locului ("unde") în care o să realizăm un task crește șansele ca acel task să fie dus până la capăt.
O idee care poate ajuta este să alegem un interval de timp o dată pe săptămână, disponibil pentru a face o programare personală în timpul orelor de lucru sau pentru a putea dezvolta o nouă idee, dacă este necesar. Chiar dacă în unele săptămâni acea portiță de timp rămâne neutilizată, păstrați-l pentru momentele în care va fi nevoie.
Sarcinile ample necesită de cele mai multe ori, progres treptat. Unele obiective ar putea să fie prea complexe pentru procesul în care se află sau din contră, obiectivele să fie inadecvate și inferioare nivelului de complexitate.
Dacă vă stabiliți în mod obișnuit obiective atât de înalte încât ajung abandonate, o soluție ar putea fi să luați în considerare o versiune de jumătate de dimensiune. Construiți mental versiunea originală a obiectivului și versiunea de jumătate de dimensiune și întrebați-vă care este cel mai bun (mai realist) obiectiv.
Sarcinile nesemnificative au o tendință de a lua mai mult timp decât ar trebui. În unele cazuri, taskurile care par simple și rapide ajung să consume mult mai mult timp decât ne-am gândit inițial. O idee bună este cronometrarea activităților pentru a da un sens al timpului și setarea unui timp minim/maxim în care ne putem încadra într-o activitate.
Este ușor să cădem în capcana de "a căra apa cu ciurul". Tipurile de scenarii pe care doriți să le evitați sunt cele care rezolvă mereu aceleași probleme sau dau aceleași instrucțiuni în mod repetat. Pentru a depăși acest tipar puteți externaliza, automatiza, împărți sarcini mici, elimina, simplifica fluxul de lucru sau crea șabloane pentru sarcini recurente. Sunt situații în care se poate face o investiție de timp o singură dată pentru a configura un sistem care va economisi timp în viitor: stabilirea unei comenzi recurente pentru consumabilele din birou, mai degrabă decât să comandați articole unul câte unul pe măsură ce se epuizează, șabloanele pentru mail sau altele.
Când suntem foarte implicați în sarcini mărunte și simțim constant presiunea timpului este foarte dificil să vedem imaginea de ansamblu, fiind astfel foarte ușor să uitam de sarcinile importante. Există însă o serie de trucuri care ne ajută în mod natural să privim lucrurile în perspectivă. O idee în acest sens este luarea pauzelor mici, care previn adâncirea inconștientă în multitudinea de detalii sau dedicarea unui interval de timp în fiecare zi (de preferat la începutul sau la sfârșitul zilei) în care să punem în ordine adevăratele priorități.
Toate trucurile prezentate mai sus se pot dovedi foarte utile și te pot ajuta în a-ți organiza mai eficient ziua de muncă. Atenția acordată stabilirii priorităților și cultivarea abilității de a-ți adapta programul în cazul în care acestea se schimbă, devin atuuri de bază în ceea ce privește eficiența personală. Fiindcă vorbim de eficiență personală, e util să încerci cât mai multe din aceste metode și să le alegi doar pe cele potrivite pentru tine și pentru jobul tău.
de Paul Resiga
de Mihai Babici
de Mircea Vădan
