The art of stress-free productivity
Your mind is for having ideas - not for holding them!
David Allen pornește în cartea sa "Getting Things Done" de la o premisă simplă : productivitatea este direct proporțională cu abilitatea noastră de a ne relaxa. Când ne simțim copleșiți de cât de multe trebuie să facem, este greu să ne păstrăm atenția asupra direcției în care viața noastră personală și profesională ne-am dori să o ia. De aceea, este important să ne planificăm sarcinile zilnice, înainte de a lucra la obiectivele de lungă durată ale vieții noastre.
Am descoperit GTD - David Allen, o abordare de "jos în sus" a productivității. Scopul este de a stabili un sentiment de confort și de control asupra muncii, de a ne ajuta să ne ordonăm cât mai bine sarcinile zilnice, pentru a avea "spațiu" de concentrare și pe obiectivele mari.
Cele mai multe dintre angajamentele pe care oamenii le păstrează în listele de sarcini sunt de cele mai multe ori acțiuni despre care nu au o viziune clară asupra modului în care acestea trebuie făcute sau asupra rezultatului lor final. Neuro-științele au demonstrat că pentru a ne organiza în a face o sarcină, este esențială o imagine cât mai clară asupra finalității sarcinii.
Astfel, tot ce lucrăm ar trebui să aibă un rezultat bine conturat în mintea noastră - un punct de atins care să ne spună că: ,'taskul e gata". Dacă nu știm cum arată acest punct, ne va fi foarte greu să facem progrese. Când întâmpinăm dificultăți în a îndeplinirea cu taskurilor noastre, prima acțiune este clarificarea asupra cum arată ceea ce trebuie să facem - 'ce înseamnă taskul?' - 'cum arată?'
GTD propune 5 etape de muncă simple și clare care m-au ajutat să-mi iau lucrurile de pe umeri. "Don't let life get in your way."
Colectează fiecare idee, task de rezolvat sau ceea ce credem că merită ținut minte => le scriem într-un loc la îndemână: în agendă, în telefon, laptop, etc.
Această primă etapă este cea mai grea. De ce? Pentru că de cele mai multe ori, cele mai multe dintre lucrurile despre care știm că le avem de făcut, rămân în mintea noastră. Dacă nu le așezăm pe o listă, ajungem astfel în situația de a avea mai multe sarcini de făcut decât conștientizăm și implicit, planificăm. Drept urmare, pentru a ne ajuta mintea să proceseze toate sarcinile și să se organizeze corespunzător, este recomandat să ne asigurăm că am colectat tot ceea ce ar putea reprezenta o sarcină sau o decizie pe care trebuie să o luăm - la un moment dat în viitorul apropiat.
Recomandări:
Eliberează-ți mintea de toate taskurile - Detașează-te de problemele cotidiene și concentrează-te pentru câteva momente pe colectarea tuturor sarcinilor pe care le ai de făcut în următoarea perioadă .
Minimalizarea locațiilor/instrumentelor de colectare - Folosește un număr restrâns de locuri în care ți-ai notat lista de sarcini, pentru a nu le pierde și pentru un proces de revizuire mai ușor.
După colectarea tuturor sarcinilor, începem organizarea lor, după următorul criteriu: este acționabil - se poate face ceva acum - în viitorul apropiat? Dacă răspunsul este nu, luăm informația și => o aruncăm => o incubăm (nu este necesară o acțiune acum, dar s-ar putea să fie mai târziu) => o încadrăm ca referință (posibilă informație folositoare care s-ar putea să ne fie de folos în alt context). Dacă răspunul este da => decidem următoarea acțiune necesară.
Împarte ideile conform schemei. Este important să treci sarcinile ca acțiuni ( ex. ,,să trimit mail Anei mâine la ora 10.00" și nu ,,mail Ana") => creează liste pentru categoriile corespunzătoare (ex. apeluri de făcut / comisioane de îndeplinit/ emailuri de trimis).
Luăm rezultatele procesării anterioare și le punem într-un sistem cu care ne simțim confortabil. Activitățile merg pe lista de lucru, proiectele - listă de proiecte, planurile viitoare - sistem de urmărire, informațiile de referință - fișier/bază de date ușor accesibile.
Un factor important în proces => revizuire săptămânală. Revizuirea listelor (în funcție de necesitate) ajută la determinarea următorilor pași. Efectuăm o revizuire săptămânală pentru a curăța, actualiza listele și pentru a ne limpezi mintea.
Adunăm și procesăm toate taskurile/ideile noastre.
Examinăm sistemul ales.
Actualizăm listele.
În ultima duminică a lunii => planificăm luna viitoare.
În fiecare săptămână => planificăm săptămâna.
Acțiunea are loc, taskurile sunt în desfășurare. Sistemul este pregătit pentru ca totul să se întâmple. Taskurile sunt organizate în funcție de prioritate și plasate în categorii. Știm la ce să lucrăm și când.
Exemplu:
Modelul celor 4 criterii de alegere a acțiunilor pe care vrem să le facem acum.
Context - realizat oriunde, dependent de locație sau de un instrument (laptop, internet),
Timpul disponibil,
Energia disponibilă,
Pentru a putea fi productivi de-a lungul timpului, implementarea unui sistem care să ne amintească cum să organizăm lucrurile (timpul și activitate) este esențial. Mintea noastră nu este concepută să facă aceasta la nivel individual. Începerea zilei într-un mod sistematizat duce la creșterea productivității. În acest sens, sistemul GTD m-a ajutat să transform proiectele în acțiuni, pornind de condiția esențială a organizării taskurilor.
de Claudia Jelea , Mihai Jelea
de Ovidiu Mățan
