Deţinerea unei societăţi comerciale aduce pe lângă beneficii şi o serie de responsabilităţi şi obligaţii cu privire la activitatea financiar-contabilă.
Vă prezentăm câteva obligaţii pe care ar fi bine să le cunoască orice antreprenor:
Încă din primele zile după înfiinţare o entitate are obligaţia să achiziţioneze de la direcţiile regionale ale finanţelor publice de care aparţine un registru unic de control. În acest registru se trec toate controalele desfăşurate la contribuabil de către toate organele de control specializate, în domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcţii, protecţia consumatorului, protecţia muncii, inspecţia muncii, protecţia împotriva incendiilor, precum şi în alte domenii prevăzute de lege.
Documentul se păstrează la sediul social şi la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizaţii şi/sau acorduri de funcţionare. Acest registru trebuie prezentat organelor de control, iar acestea au obligaţia de a consemna în registru, înaintea începerii controlului, următoarele elemente: numele şi prenumele persoanelor împuternicite de a efectua controlul, unitatea de care aparţin, numărul legitimaţiei de control, numărul şi data delegaţiei/ordinului de deplasare, obiectivele controlului, perioada controlului, perioada controlată, precum şi temeiul legal în baza căruia se efectuează controlul. După finalizarea controlului, în registrul unic de control se înscriu obligatoriu numărul şi data actului de control întocmit.
Registrul unic de control se păstrează de reprezentantul legal al unităţii verificate sau de înlocuitorul acestuia.
Pentru entităţile nou înființate există obligaţia achiziţionării registrului în termen de 30 de zile de la data înregistrării.
Baza legală este Legea nr. 252/2003 privind registrul unic de control.
În prima jumătate a anului 2015 au fost introduse anumite limitări cu privire la tranzacţiile în numerar derulate de companii. Potrivit acestei legi, operaţiunile de încasări şi plăţi efectuate de persoane juridice se vor realiza numai prin instrumente de plată fără numerar cu câteva excepţii prezentate mai jos. Astfel, se pot efectua operaţiuni de încasări şi plăţi în numerar, în următoarele condiţii:
a) încasări în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoană;
b) încasări efectuate de către magazinele de tipul cash and carry în limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoană;
c) plăţi în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoană, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;
d) plăţi către magazinele de tipul cash and carry în limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei;
e) plăţi din avansuri spre decontare, în limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.
De asemenea, sunt interzise încasările fragmentate în numerar de la beneficiari pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei şi, respectiv, de 10.000 lei, în cazul magazinelor de tipul cash and carry, precum şi fragmentarea facturilor pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii a căror valoare este mai mare de 5.000 lei, respectiv de 10.000 lei. Sunt interzise plăţile fragmentate în numerar către furnizorii de bunuri şi servicii pentru facturile a căror valoare este mai mare de 5.000 lei şi, respectiv, de 10.000 lei, către magazinele de tipul cash and carry.
Cum se decontează facturile mai mari de 5.000 lei respectiv 10.000 lei ?
Se pot achita facturile cu valori care depăşesc plafonul de 5.000 lei, către furnizorii de bunuri şi servicii, respectiv de 10.000 lei, către magazinele de tipul cash and carry, astfel: 5.000 lei/10.000 lei în numerar iar suma care depăşeşte acest plafon putând fi achitată numai prin instrumente de plată fără numerar.
Alte limitări
Operaţiunile de încasări în numerar de la persoane fizice, reprezentând cesiuni de creanţe, primiri de împrumuturi sau alte finanţări, precum şi contravaloarea unor livrări de bunuri sau a unor prestări de servicii se efectuează în limita unui plafon zilnic de 10.000 lei de la o persoană.
Operaţiunile de plăţi în numerar efectuate către persoane fizice, reprezentând contravaloarea unor achiziţii de bunuri sau a unor prestări de servicii, dividende, cesiuni de creanţe sau alte drepturi şi restituiri de împrumuturi sau alte finanţări se efectuează cu încadrarea în plafonul zilnic de 10.000 lei către o persoană. Sunt interzise plăţile fragmentate în numerar către o persoană, pentru tranzacţiile mai mari de 10.000 lei.
Baza legală : Legea nr. 70/2015 pentru întărirea disciplinei financiare privind operaţiunile de încasări şi plăţi în numerar şi pentru modificarea şi completarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plată.
Aceasta este o responsabilitate a departamentului financiar-contabil sau de resurse umane (după caz), însă este bine ca orice antreprenor să ştie de existenţa acestui registru.
Conform Hotărârii nr. 500 din 18 mai 2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa şi transmite la inspectoratul teritorial de muncă un registru general de evidenţă a salariaţilor şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.
Completarea, respectiv înregistrarea în registru la angajarea fiecărui salariat a elementelor contractului de muncă se efectueaza cel târziu în ziua lucrătoare anterioară începerii activităţii de către salariatul în cauză.
Transmiterea modificărilor ulterioare în REVISAL se face astfel :
perioada şi cauzele de suspendare a contractului individual de muncă, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale se înregistrează în registru în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării;
data încetării contractului individual de muncă se înregistrează în registru la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă;
pentru salariaţii detaşaţi, angajatorul de bază completează perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea, anterior începerii detaşării;
orice modificare a elementelor: elementele de identificare a tuturor salariaţilor: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, cetăţenia şi ţara de provenienţă - Uniunea Europeană - UE, non-UE, Spaţiul Economic European - SEE, perioada detaşării şi denumirea angajatorului la care se face detaşarea, funcţia/ocupaţia conform specificaţiei Clasificării Ocupaţiilor din România (COR) sau altor acte normative, tipul contractului individual de muncă, durata normală a timpului de muncă şi repartizarea acestuia, salariul de bază lunar brut şi sporurile - se înregistrează în registru cel târziu în ziua lucrătoare anterioară împlinirii termenului de 20 de zile lucrătoare prevăzut la art. 17 alin. (5) din Legea nr. 53/2003, republicată. Excepţie fac situaţiile în care modificările se produc ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti sau ca efect al unui act normativ când înregistrarea în registru se face în ziua în care angajatorul se prezumă, potrivit legii, că a luat cunoştinţă de conţinutul acestora.
Baza legală: Hotărârea nr. 500 din 18 mai 2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor.
Dacă sediul social sau sediile secundare ale companiei au fost puse la dispoziţie prin contracte de închiriere sau comodat pe perioadă determinată, la finalul acestei perioade sediul social/secundar va fi declarat ca fiind expirat. ONRC comunică ANAF periodic situaţia acestor sedii expirate.
Sediul social expirat a devenit o problemă ca urmare a modificărilor aduse la Codul de procedură fiscală aplicabile din 2016, care prevăd că un contribuabil poate deveni inactiv şi în situaţia în care are sediul social expirat.
Astfel, codul de procedură fiscală precizează la art. 92 următoarele:
Contribuabilul este declarat inactiv dacă se află în una dintre următoarele situaţii:
a) nu îşi îndeplineşte, pe parcursul unui semestru calendaristic, nicio obligaţie declarativă prevăzută de lege;
b) se sustrage controalelor efectuate de organul fiscal central prin declararea unor date de identificare a domiciliului fiscal care nu permit organului fiscal identificarea acestuia;
c) organul fiscal central constată că nu funcţionează la domiciliul fiscal declarat;
d) inactivitatea temporară înscrisă la registrul comerţului;
e) durata de funcţionare a societăţii este expirată;
f) societatea nu mai are organe statutare;
g) durata deţinerii spaţiului cu destinaţia de sediu social este expirată.
Declararea în inactivitate se va face după împlinirea termenului de 30 de zile de la comunicarea către contribuabil/plătitor a unei notificări referitoare la situaţiile respective.
Consecinţa inactivității potrivit acestui ordin este faptul că acestor firme declarate inactive li se anulează, din oficiu, înregistrarea în scopuri de TVA, începând cu data comunicării deciziei de declarare în inactivitate.
Persoanele impozabile cărora li s-a anulat înregistrarea în scopuri de TVA din cauza declarării inactivităţii fiscale, la reactivare vor solicita înregistrarea în scopuri de TVA, la organul fiscal competent. Înregistrarea în scopuri de TVA se consideră valabilă începând cu data comunicării Deciziei de înregistrare în scopuri de TVA.
Fluxul privind declararea ca inactivi a contribuabililor se aplică lunar, după primirea informaţiilor de la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului.
Nu se înscriu în evidenţa contribuabililor declaraţi inactivi acei contribuabili care, ca urmare a notificărilor transmise de organul fiscal central, fac dovada că nu se mai află în situaţia pentru care au fost incluşi în listă, până la expirarea termenului de 30 de zile prevăzut în conţinutul notificării.
Sediile secundare înregistrate fiscal ale contribuabililor declaraţi inactivi sunt considerate inactive pe perioada în care contribuabilii care le-au înfiinţat rămân inactivi.
Documente necesare prelungirii duratei sediului la ONRC:
actul adiţional sau un nou act de prelungire a duratei sediului social;
Baza legală : Ordinul nr. 3846/2015 pentru aprobarea procedurilor de aplicare a art. 92 din Codul de procedură fiscală, precum şi pentru aprobarea modelului şi a conţinutului unor formulare.
Cine poate ţine contabilitatea SRL-urilor in 2016?
Există două posibilităţi: În primul rând, contabilitatea se poate organiza şi conduce, de regulă, în compartimente distincte, conduse de către directorul economic, contabilul-şef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcţie. Aceste persoane trebuie să aibă studii economice superioare.
Prin persoană împuternicită să îndeplinească funcţia de director economic sau contabil-şef se înţelege o persoană angajată potrivit legii şi care are atribuţii privind conducerea contabilităţii entităţii (OUG 79/2014).
În al doilea rând, contabilitatea poate fi organizată şi condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilităţii, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România.
Baza legală : Legea contabilităţii cu modificările ulterioare (OUG 79/2014 şi legea 121/2015).
O entitate neplătitoare de TVA va trebui să urmărească cifra de afaceri realizată pentru a se asigura că se încadrează în plafonul de neplătitor de TVA (220.000 lei/an). Dacă entitatea nu doreşte să devină plătitoare de TVA, va trebui să urmărească încadrarea în acest plafon anual.
Apoi, trebuie urmărită încadrarea în plafonul pentru microîntreprinderi. Începând cu 2016, acesta este de 100.000 euro anual. Menţionăm că încadrarea ca microîntreprindere nu este opţională . Dacă o entitate respectă condiţiile de încadrare ca microîntreprindere atunci ea va trebui să aplice acest regim în mod obligatoriu.
Dacă în cursul unui an fiscal, o microîntreprindere realizează venituri mai mari de 100.000 euro sau ponderea veniturilor realizate din consultanță și management în veniturile totale este de peste 20% inclusiv, aceasta datorează impozit pe profit, începând cu trimestrul în care s-a depășit oricare dintre aceste limite.
Dar atenție !Calculul şi plata impozitului pe profit de către microîntreprinderile care se efectuează luând în considerare veniturile şi cheltuielile realizate începând cu trimestrul respectiv, și nu cu începutul anului, așa cum prevedea legea pentru 2015.
Dacă în 2016 se trece de la micro la profit trebuie să fie declarate menţiunile în 15 zile.
De asemenea, din 2016 legea prevede că dacă se trece de la profit la micro, trebuie să se declare menţiunile până la data de 31 martie inclusiv a anului pentru care se plăteşte impozitul pe veniturile microîntreprinderilor.
O dată cu sfârşitul de an, se apropie şi momentul inventarierii patrimoniului , o activitate mai puţin îndrăgită, însă necesară, întrucât este imperativ să reflectăm o situaţie reală a activelor şi pasivelor în bilanţul de sfârşit de an.
Conform prevederilor legii contabilităţii, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii.
În vederea efectuării inventarierii, aceste persoane trebuie să aprobe proceduri scrise, adaptate specificului activităţii, pe care să le transmită ulterior comisiilor de inventariere.
Ce se întâmplă în situaţia firmelor mici care nu au suficient personal pentru a întocmi comisii de inventariere ?
La entităţile al căror număr de salariaţi este redus, inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană. În această situaţie, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.
Inventarierea şi evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se pot efectua atât cu salariaţi proprii, cât şi pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.
Atentie ! Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari.
Entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea patrimoniului :
• la începutul activităţii;
• cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor;
• în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi
• în următoarele situaţii:
a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
b) ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
c) ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
d) cu prilejul reorganizării gestiunilor;
e) ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
f) în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea anuală se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar. Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii trebuie să se afişeze la loc vizibil.
Baza legală : Ordinul nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.
Societăţile comerciale au obligaţia de a depune situaţiile financiare anuale la ANAF. Termenul de depunere a situaţiilor financiare anuale este de 150 de zile de la închiderea exerciţiului financiar.
Pentru anul 2015, termenul de depunere este 30 mai 2016.
Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice cu privire la depunerea în termenul prevăzut de lege a situaţiilor financiare anuale constituie contravenţie, iar nerespectarea se sancţionează conform din Legii nr.82/1991 a contabilităţii, astfel:
amendă de la 300 lei la 1.000 lei, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 1 şi 15 zile lucrătoare;
amendă de la 1.000 lei la 3.000 lei, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 16 şi 30 de zile lucrătoare;
Începând cu 1 ianuarie 2016 se aplică o reglementare nouă cu privire la documentele financiar-contabile utilizate - care prevede modele pentru acestea, cu menţiunea că fiecare entitate le poate adapta în funcţie de necesităţi. De asemenea, entităţile vor stabili prin proceduri proprii numărul de exemplare şi circuitul acestora în entitate.
Ordinul prevede că documentele justificative pot să fie listate sau să îmbrace forma electronică.
Ca regulă generală, documentele se arhivează pe o perioadă de 10 ani , cu excepţia statelor de salarii care se păstrează 50 de ani şi a unei liste restrânse de documente care se arhivează 5 ani.
Baza legală : O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
În conformitate cu prevederile art.78 alin.(2) al Legii 448/2006, autorităţile şi instituţiile publice, persoanele juridice, publice sau private, care au cel puţin 50 de angajați, au obligaţia de a angaja persoane cu handicap într-un procent de cel puţin 4% din numărul total de angajaţi.
Opţiunile pe care le au angajatorii în cazul în care nu îndeplinesc aceasta obligaţie, sunt:
a) să plătească lunar către bugetul de stat o sumă reprezentând 50% din salariul de bază minim brut pe ţară înmulţit cu numărul de locuri de muncă în care nu au angajat persoane cu handicap;
b) să achiziţioneze produse sau servicii realizate prin propria activitate a persoanelor cu handicap angajate în unităţile protejate autorizate, pe bază de parteneriat, în suma echivalentă cu suma datorată la bugetul de stat, în condiţiile prevazute la lit. a).
Baza legală: Legea 448/2006 republicată şi actualizată cu completări şi modificări ulterioare.
Acestea sunt numai câteva din responsabilităţile care vin odată cu deţinerea unei societăţi comerciale. Nerespectarea celor mai multe dintre ele antrenează consecinţe fiscale (în principal amenzi), de aceea, este necesar să fie cunoscute şi respectate.
de Ovidiu Mățan
de Vlad But
de Maria Revnic
