Adrian Beșleagă 
Adrian Benta Având în vedere faptul că preocuparea principală al organelor fiscale cu atribuții de control a fost în acest an identificarea altor venituri de natură salarială sau asimilate salariilor, am considerat oportună o trecere în revistă a principalelor cheltuieli efectuate de către companii, aparent în beneficiul direct al angajaților, dar care pot fi reinterpretate ca avantaje în natură și impozitate ca atare.
Din perspectiva impozitării, orice bun, serviciu sau sumă de bani oferită salariaților, dacă nu intră într-una din excepțiile expres evidențiate de legislația în vigoare și pentru care nu s-au întocmit documentele necesare pentru a fi încadrate în categoria respectivă, reprezintă salarii plătite în natură, pentru care trebuie să se rețină toate contribuțiile și impozitul pe venit.
În mod similar, în cazul asociaților participanți la societate, bunurile, serviciile sau sumele de bani care nu intră într-una din excepțiile prevăzute de lege sau pentru care nu s-au întocmit documentele justificative necesare pentru a fi încadrate în categoria respectivă vor fi socotite dividende și se va calcula impozitul aferent. În plus, pentru decontarea acestor cheltuieli personale se datorează și impozit pe profit, deoarece sumele sunt nedeductibile la calculul impozitului pe profit.
Reprezintă indemnizația acordată personalului angajat și doar personalului angajat pentru deplasările efectuate pe distanțe mai mari de 5 km de localitatea în care își are sediu permanent.
Art. 55 alin. (2) lit. i) din Codul fiscal, prevede faptul că până la cuantumul de 2,5 ori indemnizația stabilită pentru sectorul public, nu se datorează impozit pentru diurnele acordate legal salariaților. De asemenea, prin art. 296^15 lit. g) din Codul fiscal se prevede că în același cuantum, nu se datorează nici contribuții sociale.
În ultima formă a Codului Fiscal, nu se amintesc aceste indemnizații în rândul cheltuielilor deductibile, articolul fiind abrogat. Cu toate acestea, în practică se socotesc deductibile, cel mai uzat articol pentru justificare fiind art. 21. Alin. 1 din Codul fiscal.
Diferența de sume acordate ce depășește plafonul de 2,5 ori indemnizația stabilită pentru personalul din sistemul bugetar vă fi socotită avantaj în natură, se vor calcula contribuții și se va reține impozitul aferent.
Pentru personalul din sistemul bugetar valoarea diurnei este definită prin HG nr. 1860/2006 privind delegarea și deplasarea, cu modificări ulterioare. Ultima modificare a intrat în vigoare de la 1 ianuarie 2015 și a ridicat nivelul diurnei la 17 lei pe zi, ceea ce înseamnă că pentru sectorul privat, valoarea deductibilă a diurnei este de 42,5 lei. Această valoare se aplică pentru deplasările în cadrul României. Pentru diurnele externe, sunt prevăzute valori pentru fiecare țară în parte în monedele locale.
Acest lucru înseamnă că pentru diurnele plătite salariaților ce depășesc plafoanele amintite se datorează impozite și taxe similar salariilor de aproximativ 52%.
Mai amintim și faptul că legea nu impune o valoare minimă sau maximă a diurnei, aceasta fiind stabilită între angajator și salariat.
În cazul cheltuielilor cu transportul se vorbește de mai multe spețe posibile pe care le vom detalia în rândurile următoare.
Decontarea transportului când angajatul este stabilit în alta localitate decât cea de unde este locația punctului de lucru unde se desfășoară activitatea.
Conform art. 55 alin. (4) lit. f) și art. 296^15 lit. f) din Codul fiscal, nu sunt asimilate veniturilor din salarii și nu se vor reține impozitul pe venit aferent și contribuțiile pentru decontarea cheltuielilor de transport la și de la locul de muncă, în cazul în care nu se asigură locuință sau se suportă cheltuielile cu chiria. Plafonul maxim este echivalentul unui abonament lunar. Pentru aceste cheltuieli nu se specifică obligativitatea înscrierii unor prevederi în contractul de muncă sau contractul colectiv de muncă.
Dacă salariatul primește o mașină de serviciu, iar acesta efectuează transportul pe distanța domiciliu-localitatea de serviciu, există mai multe situații fiscale ce trebuie dezvoltate punctual, în funcție de existența transportului public și suprapunerea transportului public asupra programului de lucru. Dacă există transport public, TVA de la combustibili este cheltuială nedeductibilă integral și se va înregistra în costul cu alimentarea autoturismului. Pentru a beneficia de o deductibilitate integrală a cheltuielilor cu combustibilii se impune obligatoriu întocmirea foilor de parcurs, pentru a se vedea că autoturismul este folosit în mod exclusiv pentru societate.
În lipsa foilor de parcurs, se prezumă acordarea unei deductibilități de 50% atât pentru TVA cât și pentru cheltuieli, iar autoritățile fiscale, în ultimul timp, tratează partea nedeductibilă de 50% ca avantaj în natură.
În baza art. 55 alin. (4) lit. g) și art. 296^15 lit. g) din Codul fiscal, nu sunt asimilate veniturilor din salarii acoperirea cheltuielilor cu transportul în cazul delegațiilor, motiv pentru care nu se vor calcula impozite și contribuții aferente.
Cheltuiala este deductibilă din punct de vedere al impozitului pe profit conform art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal..
Cheltuieli de transport ale salariaților care sunt domiciliați în aceeași localitate ca și compania
Conform art. 55. alin. (4) lit. a), art. 296^15 lit. b) și art. 21 alin. (3) lit. c) din Codul fiscal, în cazul în care este prevăzut în contractul de muncă sau în contractul colectiv de muncă nu se va interpreta ca avantaj în natură decontarea transportului la și de la locul de muncă și nu se vor reține impozite si contribuții aferente acestor costuri.
Normele pentru art. 21 alin. (1) din Codul fiscal regăsite la pct. 23 lit. f) din HG nr. 44/2004 cu modificări ulterioare permit deductibilitatea integrală.
Este necesar să fie precizat în contractul colectiv faptul că se pot acorda aceste facilități.
Transportul administratorilor în interes de serviciu
Conform art. 21. alin. (2) lit. e) din Codul fiscal, cheltuielile efectuate pentru transportul administratorilor, precum și a persoanelor asimilate administratorilor, sunt deductibile.
Conform art. 145^1 alin. (1) din Codul fiscal, pentru autoturismele care nu sunt utilizate efectiv în scopul activității, se decontează doar 50% din TVA-ul aferent combustibilului utilizat pentru autoturismele care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice. TVA-ul considerat nedeductibil va fi înregistrat ca o cheltuială cu combustibilul.
Conform art. 21 alin. (4) lit. t) din Codul fiscal, pentru autoturismele care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității, 50% din cheltuiala cu combustibilul ( se va lua în considerare și TVA-ul nedeductibil înregistrat ) va fi socotită nedeductibilă.
Din punct de vedere al interpretării combustibilului drept avantaj în natură sau dividend anticipat, se aplică aceleași reguli ca și pentru cheltuielile de transport menționate anterior.
Conform normelor pentru art. 55 din Codul fiscal regăsite la pct. 77 din HG nr. 44/2004, nu se consideră venit asimilat salariului utilizarea autoturismului de serviciu în vederea îndeplinirii sarcinilor de serviciu, motiv pentru care nu se reține impozit și nu se rețin contribuțiile obligatorii.
În cazul în care autoturismul se va folosi în scop personal, se consideră a fi avantaj în natură și se vor calcula impozit și contribuții aferente unei valori reprezentând 1,7% din valoarea acesteia pentru fiecare lună. (conform normelor pentru art. 55 alin. (3) din Codul fiscal regăsite la pct. 75 din HG nr. 44/2004)
În acest caz, dacă s-a dedus TVA la achiziția autoturismului, o parte din această sumă trebuie plătită la buget, societatea pierzând integralitatea dreptului de deducere. Sunt două proceduri de calcul a TVA de plată reglementate în acest moment de art. 148 și art. 149 din Codul fiscal. Analizele trebuie dezvoltate pe un caz concret.
În acest context, dacă autoturismul este autorizat în mod personal doar parțial, într-o anumită perioadă de timp, avantajul în natură se calculează determinându-se ponderea kilometrilor parcurși în interes personal, în total kilometrii parcurși în acea perioadă.
Contravaloarea cheltuielilor calculate prin această pondere reprezintă avantaj în natură. Implicit, fără să fie menționat expres, înțelegem obligația de a întocmi foi de parcurs și atunci când utilizăm o deductibilitate de 50% în astfel de cazuri, deoarece altfel nu putem determina valoarea avantajului în natură.
În baza art. 55 alin. (4) lit. g) și art. 296^15 lit. g) din Codul fiscal, nu sunt asimilate veniturilor din salarii acoperirea cheltuielilor cu cazarea în cazul delegațiilor, motiv pentru care nu se vor calcula impozite și contribuții aferente.
Cheltuiala este deductibilă din punct de vedere al impozitului pe profit conform art. 21 alin. 2 lit. e), atât timp cât se susține cu documente scopul delegației - în folosul activității - vizite la clienți, furnizori, participări la târguri, expoziții, traininguri cu subiecte legate de domeniul de activitate. Nu putem extinde această abordare la orice cheltuială cu cazarea făcută de către administratori sau salariați, dacă nu se confirmă din documentele anexate facturii de cazare, că deplasarea a fost efectuată în scopul activității. În acest caz, în funcție de beneficiarul serviciilor de cazare, cheltuiala va fi considerată un dividend, dacă beneficiarul este asociatul companiei sau un avantaj în natură, dacă deplasarea a fost efectuată de către un angajat.
Se întâmplă uneori ca documentele de cazare, în principal factură, invoice etc. să fie emise pe numele salariatului cazat în deplasare. În acest caz, cheltuiala și TVA-ul pot fi deductibile, dacă se efectuează în scopul activității. Se impune existența ordinului de deplasare anexă documentelor de cazare conform normelor de aplicare pentru art. 146 din Codul fiscal regăsite la pct. 46 din HG nr. 44/2004 cu modificări ulterioare.
Asigurările de sănătate și pensiile private oferite salariaților au deductibilitate de la calculul impozitului pe profit, atâta timp cât se respectă condițiile cerute de lege, după cum urmează: asigurările de sănătate într-un plafon de 250 euro pe an/angajat, iar pentru pensii, 400 euro pe an/angajat. (art. 21 alin. 3 lit. j și k)
Asigurările de sănătate nu trebuie confundate cu abonamentele de la spitalele private care oferă diverse forme de pachete. Asigurările de sănătate trebuie să respecte principiile impuse de legea sănătății 95/2006. Tot conform acestei legi, la art. 339 lit. i) se prevede faptul că serviciile medicale furnizate sub formă de abonament reprezintă servicii medicale preplătite, pe care furnizorii le oferă în mod direct abonaților și nu prin intermediul asiguratorilor, în afara serviciilor din pachetul de servicii medicale de bază din sistemul de asigurări sociale de sănătate. Astfel, acest abonament, diferit de uzualele contracte de medicină a muncii obligatorii prin efectul legii, trebuie alocat fiecărui salariat și impozitat ca avantaj în natură. Pentru asigurările de sănătate se va reține impozit pe venit, dar nu se vor reține contribuții sociale aferente.
În forma actuală a legislației din Codul Fiscal nu se prevede și varianta în care angajatul își face polița de asigurare și o prezintă angajatorului spre decontare, ci doar varianta în care angajatorul negociază cu firma de asigurare și oferă polița angajatului, contractul fiind între angajator și firma de asigurare.
Pensiile private trebuie să fie convenite de Autoritatea de Supraveghere Financiară și să fie reglementate conform legii 204/2006. În această categorie sunt cuprinse pensiile de tip pilonul 3. Variantele de alte tipuri de asigurări, care au prevăzut ca la finalul contractului sumele cumulate să fie plătite sub formă de pensie, nu sunt acceptate în baza acestor reglementari din Codul Fiscal. Polițele pot fi contractate de angajator și oferite salariaților sau pot fi contractate de către salariați și prezentate angajatorului spre decontare. Pentru aceste pensii nu se plătesc contribuții salariale în limita celor 400 euro și, de asemenea, sumele sunt deductibile la calculul impozitului pe salarii.
Sunt reglementate de OUG 8 /2009 cu actualizările ulterioare. Conform Ordonanței, se pot acorda vouchere de vacanță într-un plafon maxim de 6 salarii minime brute pe economie, pentru fiecare angajat, în total pe an.
Aceste cheltuieli sunt deductibile în plafonul indicat mai sus și nu se calculează contribuții art. 296^15 lit. O, dar se datorează impozit pe venit conform normelor de la art. 55 pct. 68. Dacă până în iulie 2014 era obligatoriu ca persoana juridică să fi obținut profit în anul precedent pentru a le putea acorda, paragraful respectiv a fost abrogat prin Legea 94/2014. Voucherele de vacanță pot fi utilizate doar la unități autorizate de Autoritatea Națională pentru Turism.
Acestea vor avea valori nominale de 10, 20, 30, 40 și 50 lei. Asemenea tichetelor de masă și a tichetelor cadou, nu se va putea acorda rest la plata cu voucherele.
Normele de aplicare pentru legea care reglementează voucherele de vacanță ar trebui să fie publicate până la începutul lunii august și ar trebui să aducă mai multe clarificări referitor la condițiile necesare a fi îndeplinite, cum ar fi: menționarea acestor facilități în contractul colectiv de muncă, încadrarea în cadrul cheltuielilor sociale, etc. .
Cheltuielile cu voucherele de vacanță sunt integral deductibile la calculul impozitului pe profit, fără a depăși valoarea anuală de 6 x salariul minim pe economie, pentru fiecare salariat. Voucherele sunt supuse impozitului pe venitul din salarii la nivelul persoanei fizice.
Pentru societăți nu există o definiție legală a noțiunii de protocol, singura reglementare ce explicitează această cheltuială fiind dată în reglementările privind impozitarea PFA. Conform acestui temei normativ, cheltuielile de protocol sunt cheltuieli de reprezentare a contribuabilului.
În practică, în contabilitatea societăților, în această categorie includem apa, cafeaua, laptele, ceaiul, fructele, dulciurile și alte asemenea produse cu valoare unitară mică, care sunt folosite pentru uzul intern.
Din păcate, aceste cheltuieli sunt cele mai reinterpretate în cadrul controalelor fiscale din anul 2015. Reglementările legale nu sunt suficient de specifice pentru a face o încadrare corespunzătoare acestor tipuri de tratații, totodată trebuie ținut cont și de specificul companiei, atât ca domeniu de activitate, cât și ca număr de angajați, etc. . Există cazuri când aceste mici tratații în cadrul activității au fost încadrate drept avantaje în natură și s-a calculat impozit și contribuții aferente, deși nu există practic posibilitatea alocării concrete a acestor cheltuieli pentru fiecare salariat, ceea ce transformă această abordare într-un act absolut subiectiv și inechitabil. Considerăm că, ajungându-se în situația de a întocmi liste cu consumul de cafea, lapte, zahăr, bomboane etc. pentru fiecare salariat în parte (singurul mod în care am putea trata corect aceste "avantaje" ) îndepărtează mult compania de la obiectivul de business pe care și l-a propus și care trebuie avut în vedere -profit, cifra de afaceri, eficiența, productivitate - înspre o activitate administrativă și care implică și alte costuri nejustificate.
Aceste tipuri de achiziții nu pot fi încadrate în rândul cheltuielilor de protocol, acestea fiind considerate "cheltuielile de protocol ocazionate de acordarea unor cadouri, tratații și mese partenerilor de afaceri, efectuate în scopul afacerii" și automat, legislația aferentă nu se aplică.
Tot mai mult în ultimii ani, pachetele salariale ale angajaților din multinaționale, companii de IT și de servicii cuprind pe lângă salariul de bază și o serie de alte "beneficii" extra, acestea fiind extrem de importante în atragerea de noi angajați sau în fidelizarea echipelor existente. Aceste beneficii pot cuprinde, fără a se limita: abonamente la săli de sport, centre de frumusețe, închirieri de terenuri de sport, bilete la concerte, spectacole și alte evenimente sociale. Din păcate, prevederile Codului Fiscal sunt destul de clare cu aceste alte tipuri de "remunerații în natură" și sunt considerate avantaje salariale, și impozitate ca atare, cu impozit pe venit și toate contribuțiile sociale. Încercarea de a "cosmetiza" efectuarea acestor cheltuieli din unele practici personale, în folosul direct al angajatului, în cheltuieli deductibile, care contribuie la optimizarea rezultatelor, nu are o bază legală stabilă și nu va fi acceptată în contextul unui control fiscal având ca obiect identificarea avantajelor în natură.
În concluzie, dacă ne raportăm și la impozitul pe profit, considerăm că acestea sunt deductibile în procentul de 2% pe seama cheltuielilor sociale atâta timp cât sunt generate de un contract individual de muncă, contract colectiv de muncă etc. .
Cadouri diverse (obiecte, îmbrăcăminte, produse alimentare, carduri cadou etc.)
Există totuși în Codul fiscal, la art. 21 pct. 3 lit. c), o limită de 2% aplicată fondului total de salarii al companiei, în cadrul căreia societățile au dreptul să efectueze anumite cheltuieli, în beneficiul angajaților, fără ca acestea să fie considerate asimilate salariilor. În vederea luării unor decizii de optimizare fiscală, recomandăm a se analiza în detaliu și posibilitățile oferite de aceste prevederi, pentru a le putea exploata în anumite situații permise. Astfel, în categoria cheltuielilor sociale sunt încadrate și cadourile oferite copiilor minori cu ocazia Paștelui, Crăciunului, zilei de 1 Iunie, în limita unui plafon de 150 lei, cadouri oferite salariatelor cu ocazia zilei de 8 Martie. Sumele încadrate în plafonul de mai sus sunt deductibile fiscal și nu se datorează impozit (art. 55 alin. 4 lit. a) și nici contribuții sociale ( art. 296^15 lit. b ). Sumele ce depășesc plafonul de 150 lei/ persoana, precum și acordarea lor cu oricare altă ocazie decât cele prevăzute de lege, sunt considerate avantaje în natură și vor fi impozitate și se vor reține contribuțiile aferente.
Aceste cheltuieli sunt deductibile fiscal, în baza art. 21 alin. 3 lit. C, în limita unui plafon de 2% din fondul de salarii.
Chiar dacă cadourile oferite sunt sub pragul de 150 lei, dacă sunt oferite cu alte ocazii decât cele menționate sau către alte persoane decât cele prevăzute, vor fi considerate avantaj în natură și se vor reține contribuții și impozit. Mai mult de atât, dacă se depășește plafonul de 2% din fondul de salarii, chiar dacă se rețin contribuții salariale și impozit, pentru societate, cheltuiala va fi nedeductibilă.
Chiar dacă exprimarea din lege este "acordarea unor bunuri în bani sau în natură", în această categorie scutită de impozit pe venit nu regăsim tichetele cadou ce urmează un alt tratament fiscal.
Conform art. 2 din Legea nr. 193/2006 privind tichetele cadou, tichetele cadou pot fi acordate intern sub formă de cheltuieli sociale.
Fiind încadrate în această categorie, cheltuiala cu tichetele cadou va fi deductibilă la calculul impozitului pe profit într-un plafon de 2% din fondul de salarii. Pentru aceste tichete se reține impozit pe venit în procent de 16% conform art. 55 alin. (3) lit. h) din Codul fiscal, dar nu se datorează contribuții sociale conform art. 296^15 lit. o) din Codul fiscal. Din interpretarea acestui temei normativ, respectiv scutirea la asigurările sociale acordate conform legii, considerăm că nu se datorează asigurări sociale pentru tichetele cadou, chiar dacă cheltuiala cu acestea depășește la calculul impozitului pe profit plafonul de 2% de cheltuieli sociale. În argumentația noastră amintim că aceste tichete cadou sunt date conform legii tichetelor cadou ce presupune achiziția doar de la unități autorizate și utilizarea unor formate predefinite, condiții îndeplinite. S-ar fi datorat asigurări sociale pentru aceste tichete cadou, dacă erau achiziționate de la unități neautorizate sau erau date la salariați într-un alt mod decât cel prevăzut în lege.
Este important ca în contractul colectiv de muncă să se precizeze condițiile în care se vor putea oferi aceste tichete cadou salariaților. Este indicat ca evenimentele pentru care se acorda aceste tichete să aibă caracter ocazional.
Ajutoarele de înmormântare, naștere, boli grave și incurabile
Conform art. 55. alin. 4 lit. a) și art. 296^15 lit. b), pentru aceste ajutoare nu se rețin contribuții și nici impozit. Dacă se încadrează în cei 2% din fondul de salarii atunci sunt deductibile fiscal. În caz contrar, chiar dacă s-au reținut impozitul și contribuțiile, vor fi înregistrate drept nedeductibile.
În funcție de scopul pe care îl au aceste evenimente vom putea sa le încadrăm din punct de vedere a deductibilității sau a reținerilor.
Astfel, în cazul în care discutăm de un eveniment care are drept scop pregătirea profesională și perfecționarea angajatului în legătură cu activitatea desfășurată, atunci costurile aferente vor fi deductibile și nu se vor reține impozit pe venit și nici contribuții sociale. ( art. 21 alin. 2 lit. h , art. 55 alin. 4 lit. n, și art. 296^15 al 3 lit. k ). În vederea încadrării în această categorie trebuie să se prezinte documente care să justifice scopul. Este indicat să se întocmească un dosar al acțiunii de team-building, care să cuprindă agenda desfășurată a evenimentului, lista participanților la fiecare training sau activitate din program. Totodată ar fi indicat să existe o abordare de ansamblu la nivelul scopului urmărit, adică o decizie a managementului privind oportunitatea efectuării acestor cheltuieli prin prisma rezultatelor ce vor fi obținute. La încheierea evenimentului sau ulterior, după un timp estimat, se pot evalua rezultatele obținute, prin fișe de feedback ale participanților și constatări efective ale celor responsabili (Departamentul de Resurse umane, managerii de echipe, de proiect etc.). În cazul în care scopul nu este pregătirea profesională, atunci aceste evenimente vor fi încadrate în rândul avantajelor în natură si se vor calcula contribuții sociale și impozit în cotă parte pentru fiecare salariat prezent. Diminuarea riscului fiscal se poate realiza arătând în mod concret participanții la aceste evenimente, pe cât posibil actuali clienți sau potențiali colaboratori ai societății din perspectiva fie a furnizorilor, fie a posibililor beneficiari.
de Ovidiu Mățan
de Ovidiu Mățan
de Ovidiu Mățan
de Ovidiu Mățan
