Când vedem acronimul PM într-o organigramă, la ce rol ne gândim? Product Manager, Project Manager, Program Manager, Portofolio Manager, People Manager sau altceva? Șansele sunt ca primele două roluri să fie printre cele mai recognoscibile, iar acesta ajunge să fie începutul unui lung șir de întrebări. De la cine ce face pentru a livra produse tehnice la cum colaborează cele două persoane când există ambele roluri într-o organizație, spectrul curiozităților e larg. Uneori e la fel de mare paleta provocărilor ce apar.
Acest articol, scris de un Product Manager și un Project Manager, își propune să răspundă la o parte din întrebări și să ofere opțiuni de rezolvare a dificultăților ce pot apărea într-o echipă tehnică.
Înainte de a vorbi despre colaborare, considerăm că e benefic să trecem în revistă fiecare din cele două roluri și cele mai comune seturi de responsabilități. Apoi, vom analiza zonele în care rolurile se suprapun și ce putem face pentru a reduce fricțiunile și a eficientiza colaborarea.
Product Managerul definește strategia, roadmapul și funcționalitățile unui produs sau ale unei linii de produse menite să vină în întâmpinarea nevoilor clienților și ale utilizatorilor, dar și al afacerii. Analizând piața și concurența și bazându-se pe date, un Product Manager creează o viziune de produs (product vision) care oferă o valoare unică clienților și afacerii. Rolul este în mod inerent colaborativ și interfuncțional, cuprinzând responsabilități de la marketingul produselor la previziuni sau gestionarea contului de profit și pierdere.
Product Managerul are rolul de lider informal, fiind ambasadorul utilizatorilor/clienților și ale nevoilor din piață în business și tech, având obiectivul principal de a minimiza cele patru riscuri ale produsului definite de Marty Cagan:
Valoare - Vor cumpăra clienții produsul? Vor alege utilizatorii să îl folosească?
Utilizare (usability) - Pot înțelege utilizatorii cum să folosească produsul?
Fezabilitate - Pot construi inginerii produsul în timpul, cu competențele și tehnologia de care dispunem?
Pe lângă aceste patru riscuri, se mai adaugă încă două, mai ales odată cu creșterea în popularitate a inteligenței artificiale (AI) și utilizarea GenAI:
Etică - Modul în care produsul se folosește de date și modelul în care funcționează ridică probleme de etică?
Rolul și abilitățile necesare unui Product Manager au evoluat. Dacă acum câțiva ani, acest rol se afla la intersecția dintre business, tehnologie și utilizator/client, azi rolul are mai multe fațete și este nevoit să colaboreze sau să suplinească mult mai multe discipline: dezvoltarea de produs, marketing, vânzări, operațiuni, suport, departamentul financiar, leadership și strategie sau chiar vocea societății.
Vorbim de un rol complex, iar în funcție de companie, de senioritate și de context, un Product Manager poate avea responsabilități din mai multe arii menționate mai sus. La o analiză a pieței, identificăm mai multe tipuri de Product Manager, cum ar fi Growth Product Manager, Technical Product Manager, Early-Stage Product Manager, Data Product Manager etc.
Într-o organizație tehnică există câteva cadre (frameworks), metodologii, instrumente și artefacte pe care le poate folosi un Product Manager în munca sa. Tabelul de mai jos prezintă câteva exemple, fără a se considera o lista exhaustivă.
| Frameworks | Metodologii | Instrumente & Artefacte |
|---|---|---|
| Agile, JTD, North Star Framework, OKRs, | Waterfall, Scrum, Kaban, Lean, SAFe | Înțelegerea pieței (Porter's 5 Forces, |
| etc. | Analiza SWOT, etc.) Înțelegerea | |
| utilizatorilor (User Persona, User | ||
| Journey Mapping, Empathy Mapping, | ||
| Service Blueprints) Aspecte de business | ||
| (Business Case, Business Model Canvas, | ||
| Lean Canvas, etc.) Analiza de date și | ||
| analytics (Amplitude, Hotjar, Matomo, | ||
| etc.) Aspecte legate de produs (Product | ||
| Requirements Document, Roadmaps etc.) | ||
| Aspecte de livrare (Roadmaps, User | ||
| Stories, Release Notes, etc.) Comunicare | ||
| și colaborare (Miro, MS Teams, Zoom, | ||
| Slack, etc.) |
Pe lângă abilitățile tehnice, un Product Manager are nevoie să aducă la masă o serie de soft skills, majoritatea comune cu cele ale unui Project Manager: comunicare, prezentare, negociere, influențare, leadership, facilitare, stakeholder management.
Spre deosebire de un proiect, dezvoltarea de produs urmărește ciclul de viață al produsului (introducere, creștere, maturitate și declin), fără a fi mereu încadrat într-un termen limită.
Metodologiile sunt relativ aliniate în ceea ce privește responsabilitățile unui Project Manager, realitatea din organizații spune că depinde, iar uneori decalajul e semnificativ. Pentru a pune bazele în jurul înțelegerii acestui rol, propunem o trecere în revistă a conceptului de proiect. PMI, Project Management Institute spune despre un proiect că este: "o inițiativă temporară întreprinsă pentru a crea un produs, serviciu sau rezultat unic", iar PRINCE2, Projects in Controlled Environments se referă la proiect ca la "o organizație temporară creată cu scopul de a livra unul sau mai multe produse conform unui business case agreat." Pe lângă caracteristicile de activitate specific încadrată în timp, cu un rezultat clar targetat spre a fi livrat, putem observa că proiectele au un caracter general, nefiind specifice unei industrii. Adică există proiecte în construcții, industrii creative, tehnologie și în aproape orice alt domeniu la care ne putem gândi.
Raportat la un proiect, un Project Manager e persoana care are rolul de a planifica, organiza, monitoriza, gestiona și încheia inițiativa pentru a se asigura de livrarea rezultatului targetat, în termeni de timp, scop, buget și calitate. În plus, se ocupă și de managementul riscurilor, al schimbărilor sau al stakeholderilor, inclusiv vendori sau clienți. De regulă, Project Managerul are responsabilități întinse pe întregul ciclu de viață al unui proiect: inițiere, planificare, execuție, monitorizare și control, încheiere.
La nivel macro, ideea se păstrează și vedem aceste responsabilități în organizațiile tehnice care au clar definite roluri adiționale precum: Product Manager, Scrum Master, Product Owner, Portfolio Manager, Agile Coach, Delivery Manager. Când parte din aceste roluri sunt integrate într-unul singur, vedem că și responsabilitățile unui Project Manager se modifică, preluând sarcini de la alte funcții.
Într-o organizație tehnică, un Project Manager poate folosi în practică un mix de cadre (frameworks), metodologii, instrumente și artefacte. Iată câteva exemple în tabelul de mai jos, fără a se considera o listă exhaustivă.
| Frameworks | Metodologii | Instrumente & Artefacte |
|---|---|---|
| PMI, PRINCE2, Agile, | Waterfall, Scrum, Kaban, Lean, SAFe | Gantt Chart, planificare (MS Project, |
| Six Sigma, ITIL | Office Timeline, monday.com), | |
| planificare și monitorizare iterații | ||
| (Jira, Trello), matrici de management al | ||
| riscurilor, rapoarte, budget tracker, | ||
| alocare de resurse, *action items | ||
| trackers*, comunicare & colaborare | ||
| (Slack, Zoom etc.), matrice RACI pentru | ||
| clarificarea rolurilor și | ||
| responsabilităților. |
Pe lângă aceste aspecte tehnice, standardizate de cadre și metodologii, un Project Manager mai are o serie de responsabilități adiționale, incluse de multe ori în categoria soft skills. Printre acestea se numără: facilitarea de sesiuni, leadership, rezolvarea problemelor și a conflictelor, structurarea informației, luarea deciziilor, comunicare, negociere și influențare.
Chiar dacă rolurile de Product Manager și Project Manager par asemănătoare la nivel macro atunci când vorbim de organizațiile tehnice, dacă este să ne uităm în detaliu, există diferențe. Cele două coexistă de cele mai multe ori și parte dintre responsabilitățile asociate se suprapun. Dincolo de confruntarea aparentă dată de acronimul PM, care poate să acopere ambele roluri, în practică mai pot apărea provocări atunci când suprapunerea rolurilor de Product și Project Manager nu este transparentă.
La întrebarea ce responsabilități se suprapun când există și un Product Manager și un Project Manager în organizații, răspunsurile ar putea fi următoarele:
Definirea și rafinarea obiectivelor proiectului, atunci când se livrează un produs;
Managementul stakeholerilor ;
Colaborarea cu echipele de dezvoltare;
Managementul scopului proiectului;
Comunicare, leadership, facilitare de sesiuni, negociere, influențare;
Dată fiind evoluția continuă a organizațiilor ce lucrează cu și livrează tehnologie, și a modului în care se conturează realitatea muncii, responsabilitățile asociate rolurilor se modifică. Product și Project Managerii nu fac excepție de la aceste schimbări, iar uneori pot fi chiar motoarele transformărilor.
Când vine vorba de colaborarea dintre Product și Project Manageri, în contextul dinamic descris, sunt de ajutor o serie de principii care să ghideze conversațiile și acțiunile.
Același obiectiv, pălării diferite. Puși în situația de a interacționa, Product și Project Managerii pot răspunde în mod repetat la întrebarea: "Care e scopul nostru?". De cele mai multe ori, obiectivul vizează o îmbunătățire pentru un set de utilizatori, facilitată de crearea sau modificarea unui produs și livrată printr-un proiect. Este important să înțeleagă că au un obiectiv comun, care definește colaborarea pentru a asigura succesul proiectului și implicit al produsului.
De multe ori, la baza colaborării stau o serie de întrebări cheie și răspunsuri care sunt integrate în realitatea profesională. Printre cele mai importante întrebări la care pot răspunde un Product și un Project Manager la începutul colaborării lor, se numără:
Ce activități te aștepți să desfășori recurent ca Product/Project Manager?
Ce activități te aștepți să desfășori în mod excepțional ca Product/Project Manager?
Ce activități nu te aștepți să faci deloc ca Product/Project Manager?
Ce acțiuni crezi că va fi nevoie să facem împreună? Cum le împărțim?
Ce mod de comunicare preferi de obicei? Dar când apare ceva urgent?
Ce provocări/probleme pot apărea în colaborarea noastră?
Scopul acestor întrebări este de a descoperi zona de intersecție și cum, respectiv când, competențele comune se vor pune în practică, atât de Product, cât și de Project Manager. În cazul în care există discrepanțe mari de încărcare, se poate discuta despre o redistribuire a activităților cu scopul de a fi echitabile și relevante pentru rol.
Un exemplu de competențe extrapolate la roluri, în termeni comportamentali, se găsește în Tabelul 3.
Ca sprijin pentru colaborarea dintre Product și Project Manager, vin practici rupte din frameworkul agile, printre care se numără:
Iterațiile și feedbackul recurent. În cadrul sesiunilor retrospective sau de urmărire a lecțiilor învățate, atunci când se urmărește și procesul de lucru, se poate observa o îmbunătățire a colaborării între membrii unei echipe, inclusiv între Product și Project Manageri, cu mențiunea ca ambii să participe la această activitate.
Transparența în procesul de livrare. Instrumentele de monitorizare a muncii (ex. Jira, Trello, Asana) clarifică în orice moment prioritățile și activitățile pe care echipa se concentrează în prezent. Acest nivel de transparență reduce fricțiunea dintre Product și Project Manager, fiind punct de plecare în discuții de clarificare sau replanificare.
În plus, democratizarea Inteligenței Artificiale Generative (GenAI) a modificat realitatea activităților realizate de Product și Project Manageri. În contextul în care o parte din sarcini au fost preluate de AI (ex: redactarea unor documente, analiza și sintetizarea unor seturi de date sau ajutor cu automatizarea unor acțiuni recurente), întrebarea ce rămâne este: cum se modifică colaborarea dintre un Product și un Project Manager acum?
Ținând cont că, cel puțin teoretic, încărcarea poate fi mai redusă, rămâne mai mult timp pentru rafinarea strategiei de produs, stakeholder management, și toate aspectele care au legătură cu interacțiunea interumană. Succesul colaborării va consta în acest caz în alegerile făcute de Product și Project Manager pentru a dedica în mod intenționat parte din acest timp cu scopul de a construi relația profesională.
Odată ce sarcinile sunt împărțite și obiectivele stabilite, iată care sunt cele mai importante aspecte cu care un Project Manager poate ajuta sau ușura munca unui Product Manager:
Facilitarea estimărilor din partea echipei de dezvoltare pentru a contura roadmap-ul.
Bazat pe estimări și pe roadmap, crearea planului proiectului pentru a stabili etapele dezvoltării. Investigarea și comunicarea opțiunilor de a optimiza roadmapul, cu scopul de a satisface nevoile utilizatorilor, dar și ale pieței.
Ghidarea echipei și facilitarea rezolvării dependențelor sau a blocajelor ce pot apărea.
Aplicarea managementului schimbării acolo unde este nevoie pentru a se asigura că obiectivele sunt îndeplinite.
Managementul stakeholderilor și ajustarea așteptărilor acestora legate de produs și livrarea acestuia.
În practică, un Project Manager are nevoie de ajutorul unui Product Manager în următoarele situații, fără a se limita doar la acestea:
Definirea scopului proiectului la nivel macro, care intră în business case, respectiv în planul proiectului. Alinierea strategiei pe termen lung a produsului cu scopul proiectului.
Prioritizarea funcționalităților din scop și luarea deciziilor, ținând cont de nevoile utilizatorilor, pieței și ale obiectivelor de business.
Ridicarea riscurilor legate de livrarea produsului, lucrând împreună la strategii de mitigare ale acestora.
În practică, sunt situații în care există doar unul dintre cele două roluri într-o organizație. Ce opțiuni există dacă fie suntem un Product Manager de la care se așteaptă să preia și activități de Project Manager în mod implicit, sau reversul situației?
O serie de acțiuni ce pot aduce claritate profesionistului aflat în această situație sunt următoarele:
Listarea tuturor ariilor de lucru și ale acțiunilor specifice, încadrate într-o perioadă de timp (o săptămână, un sprint, o lună);
Gruparea activităților în funcție de o serie de criterii relevante: nivel de complexitate, durată de implementare, cunoștințe necesare pentru a fi realizată;
În acest context, practica ne arată că e nevoie să existe și un buffer de timp în planificarea încărcării, pentru a gestiona situații neprevăzute.
Pentru a facilita înțelegerea rolurilor și responsabilităților, de multe ori e nevoie ca Product și Project Managerii să își marketeze rolurile prin prisma valorii aduse, și să contribuie la conștientizarea acestora în rândul colegilor. Iată câteva idei de acțiuni ce pot contribui la educarea organizației și a membrilor ei:
Prezentări în onboarding despre roluri și responsabilități pentru punctarea valorii aduse și clarificarea modului în care funcționează organizația în prezent
Stabilirea modurilor de lucru și reclarificarea responsabilităților în kickoff. Implicarea stakeholderilor relevanți de la primele discuții.
Demonstrarea valorii aduse prin munca depusă prin raportări relevante și recurente.
Product și Project Managerii au responsabilități și focusuri diferite. Dacă Product Managerul este responsabil de produs și ca acesta să livreze valoarea promisă pe piață pentru a maximiza obiectivele de business, Project Managerul este responsabil de livrarea proiectului ce are în scop acel produs, axându-se pe aspecte legate de timp, resurse, calitate și buget.
În esență însă, succesul rezultatului muncii și implicit al afacerii depinde de eforturile amândurora și de colaborarea dintre aceștia. Prin natura rolurilor, există și aspecte unde cele două roluri se suprapun, cum ar fi definirea obiectivelor, managementul stakeholderilor sau managementul scopului și al schimbării, precum și o serie de soft skills.
Recomandăm alinierea așteptărilor și competențelor încă de la începutul muncii împreună pentru a evita probleme sau confruntări pe parcurs. Listarea taskurilor și împărțirea clară a acestora va fi benefică atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, contribuind la colaborare, care în fond rămâne o activitate ce se construiește continuu în orice relație profesională.