Intenția cu care scriu acest articol este de a împărtăși din experiența de a organiza o conferință internațională în cadrul unei companii de IT cu peste 10.000 de angajați, pe patru continente. Sper să fie utilă celor care fac acest lucru pentru prima dată sau care doresc să vadă și alte abordări.
Feedbackul în urma organizării conferinței a fost foarte bun, ceea ce ne-a inspirat pentru un eveniment mai mare anul acesta.
Am împărțit principalele aspecte de interes în materie de organizare în arii de lucru:
A fost important să stabilim de la început viziunea asupra a ceea ce dorim să fie conferința, misiunea pe care o va îndeplini în cadrul organizației și obiectivele pe care vrem să le atingem pentru a putea să măsurăm succesul la final. În această privință, organizarea unei conferințe se aseamănă cu orice alt proiect de dimensiuni puțin mai mari.
În cazul nostru, conferința dedicată Inteligenței Artificiale (IA), desfășurată pe parcursul unei săptămâni, a avut ca viziune producerea în companie a unei schimbări de percepție pe termen lung asupra IA, astfel încât să folosim tehnologia cu încredere la o scară mai largă. Misiunea a fost împărțită în obiective specifice (de pildă, creșterea nivelului de cunoaștere al tehnologiilor), iar pentru a măsura realizarea lor am folosit măsurători:
Calitative: formular de feedback, feedback direct.
Pentru a ne defini ce înseamnă succesul pentru conferință am folosit un concept din gândirea strategică: diagrama Minto. Avantajul ei este că ne permite ca, pornind de la obiectivul pe care vrem să îl atingem - aflat în diagramă sau piramidă pe primul nivel, să putem detalia pașii necesari pentru a atinge obiectivul pe nivelul 2. Apoi, pe nivelul 3, stabilim cum vom realiza concret acei pași ș.a.m.d. În acest fel, ne structurăm gândirea și ideile și ne asigurăm că nu am pierdut ceva esențial, necesar pentru succesul conferinței.
Următorul pas este trecerea la a realiza ceea ce ne-am propus, începând cu etapa de planificare.
O decizie care e nevoie să fie luată de la început este dacă vom avea o conferință virtuală, în persoană sau o combinație a celor două. Pentru o conferință care să acopere mai multe arii geografice se recomandă mediul virtual, iar dacă dorim să fie și evenimente cu participarea în persoană, atunci o echipă locală poate organiza acel eveniment, care să fie înregistrat și distribuit dacă se dorește la nivel global.
O parte importantă se referă la stabilirea echipei de proiect, care să aibă cunoștințe și experiență de management de proiect, comunicare, dar și înțelegerea (cel puțin la un nivel de bază) a temei conferinței. Membrii echipei de proiect vor fi eficienți dacă își împart ariile de responsabilitate: cineva este responsabil pentru conținutul creat, cineva de relația cu cei care prezintă, cineva se ocupă de comunicare etc. Această echipă are nevoie de susținere la nivelul organizației, iar ideal ar fi să existe o persoană de contact responsabilă desemnată din fiecare divizie sau arie geografică.
Din experiența noastră, câteva elemente sunt esențiale să fie realizate din timp și foarte bine: discuțiile cu participanții cheie (cei care sunt sponsori, susținători în plan regional etc. ai conferinței), planul activităților necesare pentru realizarea conferinței (diagramele Gantt sunt utile aici), planul de comunicare (cu cel puțin trei luni înainte de eveniment), agenda conferinței (cu cel puțin o lună înainte de eveniment).
De asemenea, dacă dorim să acoperim mai multe arii geografice să ne asigurăm că prezentările și evenimentele cheie au loc într-un interval de timp convenabil pentru acele locații. Dacă nu se poate, o soluție este să se facă streaming la înregistrare în acel timezone.
Aici sunt câteva elemente cheie de care să ne ocupăm:
Scopul și obiectivele;
Rolurile și responsabilitățile;
Definirea programului conferinței;
Relația cu cei implicați;
Ceea ce se va prezenta la conferință trebuie să țină cont de specificul audienței căreia ne adresăm:
Pentru o audiență generală, vom pregăti sesiuni cu o viziune de ansamblu și un limbaj accesibil oricui.
E nevoie ca sesiunile din cadrul conferinței să aibă un grad de varietate, să nu existe doar prezentări, ci să fie și demonstrații, paneluri de discuții, workshopuri etc. grupate pe teme.
Formatul trebuie să includă întrebări la sfârșit, la care se poate răspunde și offline.
De asemenea, e important ca prezentările, workshopurile, interviurile etc. să fie interesante și relevante. De exemplu, studiile de caz și demo-urile trezesc interes pentru că arată modalități concrete prin care tehnologia este pusă în practică pentru a crea valoare.
Pe lângă planul de comunicare, unde este nevoie să implicăm echipele de comunicare din diferite arii, iar mesajele comunicate să fie adaptate publicului țintă, pe toate canalele disponibile, interne (și dacă e cazul externe) ale organizației.
E important să avem materiale de branding foarte bune care vor capta atenția, realizate profesionist, care să includă: logo-ul conferinței, afișul, un videoclip de prezentare (dacă e cazul), agenda conferinței, materiale promoționale etc.
Totodată, e necesară o relație bună, de transparență și deschidere cu toți cei implicați în conferință, precum și o relație apropiată cu cei care vor prezenta la sesiuni.
Nu în ultimul rând, este recomandat să existe o platformă de comunicare a conferinței, unde să se poată înregistra participanții, unde pot consulta agenda evenimentului și de unde își pot adăuga sesiunile în calendar.
Planul de buget poate fi unul simplu, care să includă doar activitățile și costurile aferente, care trebuie aprobate din timp. Este probabil că vor trebui acoperite: costuri pentru realizarea materialelor de promovare, cele asociate vorbitorilor din afara organizației, costuri legate de evenimente locale (catering, transport, etc.).
Nu este nevoie de un buget mare pentru a avea o conferință de succes, deoarece în cea mai mare parte activitățile vor fi realizate de echipele interne.
Realizarea cu succes a conferinței presupune dedicarea totală a echipei în timpul evenimentelor, iar după conferință este bine ca, în zilele următoare sau imediat ce este posibil, să se trimită înregistrările sesiunilor și să se ceară feedback. Acesta va putea fi folosit pentru a înțelege impactul conferinței, care au fost ariile de interes și ca pe viitor să se poată aduce îmbunătățiri.
Mai sunt și multe alte aspecte și detalii care pot fi incluse într-un astfel de articol despre organizarea unei conferințe interne de proporții, însă cred că acestea sunt cele mai relevante. Atenția, munca realizată cu dedicare și dorința de a crea un eveniment care să aducă valoare sunt, la fel ca în alte inițiative, cele care aduc succesul.