Suita SAP S/4 HANA a fost lansată în urmă cu opt ani și de-atunci până în prezent, s-a așteptat comutarea din proprie inițiativă a celor care deja foloseau sisteme SAP către această nouă suită. Termenul inițial de adoptare a sistemelor S/4 HANA a fost anul 2025, însă contextul complex al ultimilor ani începând cu 2020 până în prezent a cauzat decalarea termenului până în 2027.
Considerând interesul și această necesitate contemporană de a trece de la sistemele precedente la cele S/4 HANA, informațiile prezentate în continuare vin din experiențe avute în proiecte de acest tip.
Despre procesul de migrare de date în sine am povestit într-un articol anterior. În acest articol vă invit să ne aventurăm un pic mai tare în acest domeniu și să vedem unele dintre provocările care pot să apară și cum putem să le înfruntăm cel mai bine. Celor interesați de aprofundarea noțiunilor referitoare la sistemele S/4 HANA vă sugerez articolul lui Bogdan Bucur, SAP HANA ca bază de date.
Într-un proces de transformare a unui astfel de sistem, permanenta dezvoltare și configurare a sistemului sunt sarcini de bază, însă niciun sistem nu este gol, datele fiind la momentul actual cele mai importante active în economia modernă. La acest nivel i se recunoaște importanța procesului de migrare a datelor.
Necesitatea migrărilor este generată de o serie de motive, majoritatea vizând îmbunătățirea, optimizarea și eficientizarea proceselor unei companii. O astfel de tranziție, de la sistemele SAP mai vechi către noile S/4 HANA, este apreciată ca atractivă deoarece, pe lângă clasicele procese și module răspândite atât pe întregul lanț de aprovizionare, cât și în partea financiară, aceasta aduce și integrează concepte de AI, de Cloud, promițând o bază solidă pentru aducerea în prezent a proceselor de afaceri.
Unul dintre primii pași către succes și, în același timp, una din marile provocări întâlnite sunt reprezentate de definirea vizuală, scrisă a unei abordări a întregului proces de migrare de date.
Fiind scheletul procesului propriu-zis, este nevoie de transparență între reprezentanții tuturor părților implicate în proiect pentru definirea acesteia, de la managerii de proiect, la echipa tehnică și până la echipa funcțională. Bineînțeles că această transparență trebuie să se reflecte inițial între reprezentantul fiecărei echipe și colegii săi, care ajung să lucreze până la urmă pornind de la acest concept.
Provocările tehnice sunt probabil cele mai întâlnite. Dintre acestea menționez:
Analiza inițială a sistemului sursă, respectiv încadrarea lui în dimensionarea corectă;
Designul arhitecturii sistemului țintă;
Definirea unui concept de autorizații pentru persoanele care au nevoie de acces în sisteme;
Curățarea datelor-sursă și pregătirea lor pentru procesul de transformare și integrare în noul sistem;
Chiar dacă aceste provocări au fost etichetate ca fiind tehnice, ele pot fi prevăzute prin transparența în comunicare între membrii echipei implicate în proiect, dar și prin începerea timpurie a activităților de analize inițiale, de definire a conceptelor, de verificare a datelor inițiale.
Referitor la actualizarea componentelor, apariția acestora nu este controlată de membrii proiectului, însă implementarea lor este bine să fie convenită în urma unei analize de risc, în care adresăm întrebări precum ,,Cum ne afectează implementările deja existente?", ,,Cât durează remedierea posibilelor inconsistențe?".
Da, experiența prea multă poate reprezenta o provocare atunci când vorbim despre activitate în migrări de la ERP ...tot în ERP. De ce ? Pentru că acest lucru poate inspira o încredere prea mare în această experiență a resurselor implicate în capacitățile lor, pe când migrarea din ERP către S/4 cere atât folosirea unor utilitare noi, cât și adoptarea unor concepte la fel de noi.
Pentru a putea trece cu succes peste această provocare, trebuie acceptată ideea că fiecare proiect de migrare este unic în felul său și că un model de livrare nu se potrivește tuturor proiectelor. Persoanele implicate în astfel de proiecte trebuie să-și cultive continuu dorința de a asimila cât mai multă informație pentru a putea rezolva împreună puzzle-ul care-l reprezintă orice astfel de proiect.
Oricare ar fi motivul pentru migrarea datelor, fiecare proiect este unic în felul său, iar obiectivul final este îmbunătățirea performanței corporative și furnizarea de avantaje competitive. Pentru a avea o transformare reușită, este esențial ca proiectele de migrări de date să beneficieze de o abordare detaliată a aspectelor privind alegerea strategiei de migrare și a toolurilor utilizate, a complexității dependințelor tehnice și operaționale și, nu în ultimul rând, a costurilor și timpului necesar fiecărei etape.
Orice provocare trebuie interpretată ca o oportunitate de a învăța și de a evolua.