Ședințele de retrospectivă oferă posibilitatea unei echipe (de Scrum) de a reflecta cum să devină mai eficientă, de a identifica probleme în procesul ei de colaborare și de a-și adapta comportamentul în consecință prin stabilirea unui set de măsuri de îmbunătățire.
Se întâmplă adesea ca echipa să dedice timp pentru ședința de retrospectivă însă rezultatele să întârzie să apără: dezvoltarea echipei stagnează, capacitatea de livrare a acesteia nu se îmbunătățește, apar frustrări în interiorul echipei și toată lumea se întreabă pentru ce mai investim timp în aceasta ceremonie?
În foarte multe echipe, mai ales cele care nu au un Scrum Master/ facilitator, retrospectivele au loc în felul următor:
Echipa își colectează rapid nivelul de satisfacție pentru sprintul ce a trecut: " Pe o scara de la 1 la 5, cât de fericit ești cu rezultatul ultimului sprint?".
Apoi liderul întreabă echipa ce anume se poate îmbunătăți.
După câteva momente de tăcere, aceleași 2-3 persoane intervin cu câteva idei, care adesea sunt legate fie de faptul ca echipa petrece prea mult în ședințe, fie că cerințele nu sunt suficient detaliate pentru a începe activitatea de dezvoltare. (În general, sunt idei care nu se referă la echipă sau sunt în afara sferei de influență a acesteia).
Deși nu sunt singurele, aceste aspecte vor ajuta la a avea retrospective cu un impact mai mare:
Rezultate concrete. Retrospectivele sunt concepute pentru a fi discuții practice, orientate spre soluții. La finalul fiecărei sesiuni, echipa ar trebui să aibă câteva idei care să vizeze potențiale îmbunătățiri și un set de acțiuni prin care se dorește implementarea acelor idei.
Un spațiu sigur. Este nevoie de acesta, întrucât vor fi momente când în timpul discuțiilor apar neînțelegeri și conflicte. În astfel de situații este foarte important ca facilitatorul să ajute echipa să învețe să asculte, să fie deschisă către feedback și să se concentreze asupra soluției.
Angajamentul membrilor echipei și atitudinea acestora față de învățare și introspecție. Retrospectiva este un proces colaborativ și participarea proactivă a membrilor echipei la acest ritual este esențială. Nu purtam aceste discuții de dragul Team Leadului sau a Scrum Master-ului.
În cele ce urmează voi împărtăși un exemplu de facilitare a unei discuții productive într-o retrospectivă cu câteva instrumente și practici utile. Ne-am ghidat după cele cinci etape ale unei retrospective expuse de Esther Derby și Diana Larsen în lucrarea lor Agile Retrospectives: Making good teams great.
Atunci când începem o ședință de retrospectivă, ne dorim ca participanții să fie concentrați și prezenți în timpul discuțiilor. Subiectele dezbătute pot fi extrem de intense, de aceea este important ca facilitatorul să amintească participanților la începutul ședinței pentru ce s-au reunit: pentru a identifica potențiale îmbunătățiri, a lucra mai eficient, a evalua procesul de colaborare la nivel de echipă și pentru a face următorul sprint unul mai plăcut.
Mai ales când echipa este la început, folosirea întrebărilor de tip ice-breaker ajută în a deschide atmosfera și a da fiecărui participant cuvântul.
Recomandări:
În cazul în care Retrospectiva este programată imediat după ședința de Sprint Review, asigurați-vă că există o pauză între cele două evenimente. Ambele ceremonii sunt foarte intense.
După activitatea de check-in, ne dorim să reflectăm asupra sprintului care tocmai s-a încheiat. Este un prilej pentru echipă de a-și aminti de obiectivul sprintului, de câteva momente cheie din timpul lui, de verificare a unor metrici pe care echipa a hotărât să le folosească pentru a-și monitoriza activitatea.
Recomandare - Oferiți echipei aproximativ 5 minute pentru această reflecție și nu vă grăbiți să adresați întrebarea: "Ce a mers bine și ce poate fi îmbunătățit?". Cererea de răspunsuri imediate nu lasă loc membrilor echipei să reflecteze asupra ceea ce s-a întâmplat, iar răspunsurile primite vor fi unele de suprafață.
În această etapă, facilitatorul ajută participanții să aleagă și să prioritizeze subiectele ce urmează a fi dezbătute în continuare.
O greșeală comună întâlnită în această etapă este încercarea de a găsi o soluție pentru fiecare subiect apărut în urma procesului de brainstorming.
Recomandare - Concentrați-vă pe cel mult trei subiecte/propuneri de îmbunătățire. Chiar dacă vă mai rămâne timp în cadrul ședinței, ajutați echipa să se axeze pe calitate și nu cantitate. Este mai bine să aveți o îmbunătățire solidă într-un domeniu decât niciuna în mai multe domenii.
Această etapă este una din cele mai solicitante pentru facilitator. Obiectivul facilitatorului în această etapă este să se asigure că echipa poartă discuții concentrate pe subiectele selectate, că toate părerile sunt ascultate și că discuțiile se îndreaptă în direcția corectă, fără a interfera cu procesul de gândire al echipei.
Există o mulțime de tehnici de facilitare care ajută atingerea acestui obiectiv. Recomandarea mea este să începeți cu:
Cronometrarea discuțiilor. Alocați un interval de timp fiecărui subiect (de exemplu, 6-8 minute) și asigurați-vă că acest interval este respectat.
Atunci când discuția devine neproductivă sau deviază de la subiect, nu ezitați să o întrerupeți.
Această etapă este una cheie în cadrul unei retrospective: stabilirea unor acțiuni concrete pentru îmbunătățirea următorului sprint.
O greșeală comună întâlnită la multe echipe este că, din diverse motive, nu se mai ajunge la această etapă, lucru care reduce semnificativ impactul acestei ceremonii.
Dacă în pasul anterior am încercat să concluzionăm discuțiile răspunzând la întrebarea "Ce putem face să…?", este momentul ca echipa să își ia explicit angajamentul de a îmbunătăți ideile menționate anterior.
La finalul acestei etape, este importantă obținerea unei confirmări clare, în unanimitate din partea echipei, ale acțiunilor de îmbunătățire planificate pentru următorul sprint dar și niște voluntari care vor urmări îndeplinirea acelor acțiuni.
Recomandări:
Atunci când din cadrul echipei nimeni nu se oferă voluntar să preia o acțiune, nu este în responsabilitatea Scrum Master-ului să o preia. Oricât de mult acesta își dorește să ajute echipa.
Asigurați-vă că acțiunile de îmbunătățire stabilite de echipă se află în aria acestora de influență.
Scopul unei retrospective este de a permite schimbarea și îmbunătățirea continuă.
Din experiența mea personală, retrospectivele pot avea un impact pozitiv asupra echipelor (nu numai celor din IT) și asupra culturii organizaționale, în principal în trei moduri:
Ne oferă timp pentru (auto)reflecție. În timpul activității zilnice, este incredibil de greu să ne oprim și să ne gândim dacă ceea ce facem este productiv sau ar putea fi îmbunătățit.
Crearea unei înțelegeri comune în echipă. Fiecare vedem lumea prin ochii noștri. În retrospective putem afla modul în care colegii noștri percep și interpretează evenimentele ce au loc în jurul lor.