În lumea noastră, a tehnologiei avansate în care eficiența joacă un rol important în viețile tuturor, observăm că singurul mod prin care se poate livra eficient este condiționat de o organizare cât mai bună a echipei de development. Ken Schwaber și Jeff Sutherland au identificat foarte devreme nevoia industriei de a miza pe o abordare flexibilă și incluzivă a întregii echipe în fața soluționării unor probleme complexe din domeniul IT. Ca urmare a acestei atitudini a luat naștere forma oficială a ghidului Scrum.
Un studiu din 2018 arăta că 86% din developerii la nivel global folosesc Agile, iar proiectele care folosesc Agile Development au o șansă de succes cu 28% mai ridicată decât cele care au un proces de livrare tradițional.
Agile Scrum se bazează pe trei principii care se reflectă în organizarea echipei atât la nivel de evenimente, cât și în modul de gândire în abordarea diferitelor probleme întâmpinate. Aceste trei principii sunt: transparență, inspecție și adaptare.
Metodologia Agile Scrum prezintă multiple beneficii. Primul ar fi încurajarea implementării produselor rapid și eficient, considerând un interval de timp stabilit numit Sprint, care poate varia de la una la patru săptămâni. Sprintul conține multiple evenimente, fiecare dintre ele fiind o oportunitate formală de a inspecta și adapta demersul lucrurilor. Aceste evenimente sunt gândite pentru a facilita transparența necesară.
Necesită planificări frecvente și setarea de obiectiv, ceea ce ajută echipa să fie concentrată pe parcursul fiecărui Sprint și, astfel, crește productivitatea.
Totodată are loc și întrunirea echipei la finalul fiecărui Sprint, moment denumit Sprint Retrospective, al cărui scop este de a găsi moduri și abordări ce vizează creșterea calității și eficienței echipei.
Cum de-a lungul unui proiect Scrum apar foarte multe provocări legate de comunicare, livrare, organizare etc. , e indicat ca acestea să fie rezolvate în cadrul ședinței de Sprint Retrospective.
Întreaga echipă împreună cu Scrum Master și Product Owner dezvoltă aceste subiecte și identifică cele mai bune soluții care vin în ajutorul lor. Astfel, rolul de Scrum Master joacă o parte esențială în a facilita discuția, dar și în alegerea tematicii pentru fiecare sesiune de retrospectivă.
Pentru a găsi tematica potrivită este foarte importantă analiza Sprintului incluzând: dinamica avută în echipă, tipurile de provocări întâmpinate de-a lungul Sprintului și starea de spirit a membrilor.
În continuare propunem trei tipuri cheie de retrospective care vin în soluționarea provocărilor, bazate pe exemple reale din orice companie IT:
Retrospectiva de apreciere și comunicare;
Retrospectiva de identificare a riscurilor în atingerea scopului fixat;
Retrospectiva de apreciere și comunicare
Această retrospectivă nu se bazează pe formatul clasic Agile Scrum Inspect & Adapt pentru că nu este folosită cu scopul de a schimba ceva în echipa Scrum, ci este o tehnică de energizare și motivare a membrilor echipei. Un exemplu bun în care această retrospectivă poate să fie de mare ajutor ar fi după un release dificil care a redus motivația și energia echipei.
Putem observa în imaginile de mai jos, diferite abordări prin care echipa este încurajată să facă o introspecție la starea lor de spirit avută pe parcursul sprintului.
Pași pentru pregătire și parcurgere:
Echipa formează un cerc.
Pe rând, fiecare membru din echipă exprimă o apreciere față de unul sau mai mulți colegi și menționează motivul pentru care vine această apreciere.
Pentru a stabili ordinea în care decurge activitatea, se poate folosi și o minge/obiect mic care să fie aruncat rând pe rând membrilor echipei.
Aplicare în online: facilitator (Scrum Master) numește colegii după cum apar în ordinea din evenimentul din calendar sau aleatoriu folosind random.org .
Beneficiile acestei retrospective:
Întărește relațiile din echipă.
Oamenii apreciați și care se simt valorificați au o performanță mai bună.
Pași pentru pregătire și parcurgere:
Facilitatorul (Scrum Master) Pregătește un board unde se plasează imagini reprezentative unor stări, precum cele de mai sus sau alte stări pe care le-a identificat Scrum Masterul în echipa sa.
Fiecare membru va atașa un sticky note în cadranul cu emoji-ul pe care îl consideră reprezentativ stării sale.
Timpul alocat pentru completare, 3-5 minute, variază în funcție de mărimea echipei.
Pe rând, toata lumea explică de ce a ales emoji-ul respectiv. Se analizează soluțiile posibile pentru a ajuta acel coleg/ă aflat într-o situație dificilă.
Aplicare în online: Se poate folosi un board precum Miro, MetroRetro, Retrium etc.
Beneficiile acestei retrospective:
Fiecare membru este implicat în sesiune.
Întărește încrederea membrilor din echipă, în special când se găsesc soluții împreună care vin în ajutorul cuiva.
Sursa: EasyRetro
Pași pentru pregătire și parcurgere:
Facilitatorul (Scrum Master) pregătește un board cu următoarele coloane: Appreciation board, What can we improve?, Action Points .
Fiecare membru notează în coloana-1 minim un card cu o apreciere pentru un coleg/ o colegă.
Fiecare membru notează în coloana-2 minim un card cu ceva ce ar fi de îmbunătățit.
Timp alocat pentru completare, 5 minute, variază în funcție de mărimea echipei.
La finalizarea timpului: fiecare își citește cardul adăugat și poate dezvolta dacă e cazul. Ordinea este aleasă după cardurile notate.
După ce a citit fiecare membru cardurile lui de apreciere, se trece la coloana-2 unde se stabilește ordinea în care vor fi abordate subiectele. Aici fie prin tehnica standard de votare sau aplicată tehnica timpului fix alocat pentru fiecare temă.
În urma discuțiilor dezvoltate se notează împreună Action Points care vor fi aplicate începând cu noul Sprint .
Aplicare în online: Se poate folosi un board precum EasyRetro, MetroRetro, Retrium, Trello etc.
Beneficiile acestei retrospective:
Întărește relațiile în echipă.
Se realizează implicarea tuturor membrilor în această activitate.
Această retrospectivă se poate folosi pentru a pregăti întreaga echipă de un anumit obiectiv, fie că e un release, finalizarea unei funcționalități sau alte obiective viitoare.
Retro inspirat de Zepel
Pași pentru pregătire și parcurgere:
Facilitatorul (Scrum Master) pregătește un desen în care surprindem următoarele elemente:
Nava care reprezintă echipa.
Insula destinație care reprezintă obiectivul și viziunea (Goal/Vision) .
Vântul care ne ajută să ajungem la obiectivul setat.
Stâncile care reprezintă riscurile pe care le identifică echipa.
Tot facilitatorul fixează tematica discuției din sesiunea respectivă. De asemenea, acest template de mai sus se poate aplica fie considerând următorul release al echipei, fie următorul obiectiv sau target al acesteia.
Fiecare membru este încurajat să adauge sticky note la fiecare din cele patru categorii.
Timp alocat pentru completare, 3-5 minute, variază în funcție de mărimea echipei.
La finalizarea timpului se trece prin fiecare categorie, unde se discută cu toți membrii cardurile prezente și se setează împreună Action Points .
Aplicare în online: Se poate folosi un board precum MetroRetro, Retrium, Miro etc.
Beneficiile acestei retrospective:
Ajută echipa în vizualizarea de ansamblu a progresului și scopul care trebuie atins.
Responsabilizează echipa în a-și asuma planul stabilit.
Retrospectiva de inspecție a progresului avut
Acest tip de retrospectivă este cel mai des întâlnit în echipele Scrum, deoarece se bazează pe structura sugerată în Scrum Guide folosind cele mai importante întrebări:
Ce a mers bine în Sprintul trecut?
Ce probleme a întâmpinat echipa?
Sunt multe exemple în care această retrospectivă dă rezultate foarte bune, fie că e vorba doar de analiza unui sprint obișnuit de development, analiza unui proces intern al echipei, a unui release etc. În acest format se încadrează varii exemple de abordări cu echipa, câteva dintre ele fiind:
Start, Stop, Continue
4 Ls: Liked, Learned, Lacked, Longed for
Toate aceste retrospective sunt formate din diferite coloane având cuvintele cheie din titlurile de mai sus, iar echipa este cea care adaugă sticky notes, fie că sunt în format fizic sau virtuale în tooluri online.
Aspectul important este ca fiecare coloană să fie sugestivă și în legătură cu ceea ce se dorește a fi analizat la Sprintul care tocmai s-a încheiat.
Timp alocat pentru completare, 3-5 minute, variază în funcție de mărimea echipei.
Ulterior, are loc o sesiune de votare a cardurilor, în cadrul căreia fiecare persoană are un număr fix de voturi. Cardurile cu cele mai multe voturi încep discuția, fapt care conduce la abordarea subiectelor cele mai urgente.
Beneficiile acestei retrospective:
Analiză a Sprintului trecut.
Luarea în comun deciziei privind ordinea în care se abordează subiectele notate.
Toate cele trei tipuri de retrospective vin în ajutorul echipei în funcție de nevoile identificate pe drumul în dezvoltarea unui produs/proiect final.
Se poate observa că beneficiile cu care vin aceste perspective diferite ale retrospectivelor înglobează: atât o legătură mai strânsă în echipă, deschiderea de a încuraja coechipieri, dar și fixarea unui plan concret pentru livrări de succes și analiza obiectivă a acestora și iterațiile prin care trecem ca o echipă.
Revine în datoria Scrum Masterului să decidă tipul de retrospectivă pe care o va facilita în funcție de starea echipei și de faza proiectului în care se află.
Scrum Masterul are responsabilitatea de a lua pulsul echipei constant, pentru a fi la curent cu nevoile ei.
Aceasta se realizează prin:
implicarea activă în ceremonii;
cerut de feedback de la membri echipei;
Așadar, experiența cu echipele noastre, metricii buni și implicarea constantă a membrilor indică faptul că, folosind aceste trei tipuri de retrospective, se poate depăși orice obstacol care apare în echipă. În acest fel, se ajută foarte mult creșterea productivității, dar și îmbunătățirea relațiilor între membrii echipei.