Mulți manageri de proiect întâmpină dificultăți să livreze proiectele conform calendarului de livrare convenit, încadrându-se în limitele unui buget stabilit și dispunând de resurse, uneori, insuficiente. Prin urmare, managerii își îndrumă echipele spre reducerea la minim a risipei, depunerea de efort susținut și spre o planificare minuțioasă a livrabilelor. Abordarea poate funcționa uneori, dar au fost multe proiecte unde presiunea constantă a generat efecte negative, mult mai mari decât câștigurile.
De cele mai multe ori, eșecul a fost cauzat de faptul că s-a subestimat înțelegerea profundă a ceea ce înseamnă să livrezi un produs.
Abilitatea de a livra produse nu este un lucru ușor - e nevoie de mai multe abilități specifice și de curajul de a menține obiectivul în prim plan, ancorat în realitate. Există multe confuzii și mituri legate de livrarea de produs, dar noi le vom discuta pe cele din top 5.
Fără o analiză adecvată a întârzierilor, managementul va considera că, dacă adăugă mai multe resurse la un proiect, va crește viteza de livrare.
În realitate, adăugarea de resurse la un proiect deja în desfășurare poate duce la întârzieri și mai mari, deoarece noile resurse au nevoie de context și instruire. Pentru majoritatea proiectelor, o echipă de dimensiune mică nu e neapărat cauza întârzierii. Din experiență personală, întârzierile sunt provocate de:
Dependențe care nu sunt gestionate adecvat. (Așteptăm ca alte echipe să își livreze bucata de cod.)
Planificare necorespunzătoare. (Ne ocupăm de front-end înainte de back-end, ca apoi să rescriem partea de front-end ca să fie compatibilă cu dezvoltarea back-end.)
Blocaje la nivel de dezvoltare. (Codul este blocat la nivel de dezvoltare, deoarece nu a fost aprobat.)
Birocrație ridicată (Posibilitatea de a dispune de anumite resurse sau instrumente a întârziat cu o lună sau mai mult de o lună.)
După nouăsprezece ani în industria IT, am văzut de multe ori cum echipele mici au devenit mai mari, deoarece managementul a considerat că a avea mai mulți oameni va duce la o viteză de livrare mai mare.
Unul din obiectivele managementului este de a optimiza costurile. Deși profitul este important, tăierea costurilor poate duce la rezultate negative.
Când vorbim de dezvoltarea software, reducerea costurilor se poate face în două moduri: delegați sarcinile de lucru/echipele/departamentele către furnizori externi (outsourcing) sau achiziționați echipamente/licențe mai ieftine etc. Outsourcingul poate fi o metodă bună de a crește profiturile, dar acest lucru trebuie realizat printr-o planificare corectă. Managerii ar trebui să se concentreze mai mult pe calitatea ce rezultă din alocarea unei sume de bani și mai puțin pe mutarea unui anume rol într-o altă țară doar pentru că este mai ieftin.
Ţinând cont de aceste aspecte, ar trebui să se mențină un echilibru corect cheltuieli - beneficii. Dacă nu este realizat corect, outsourcingul poate periclita relațiile voastre cu clienții, poate reduce calitatea livrabilelor, poate duce la costuri suplimentare de instruire, retenție, iar, uneori, inevitabil costuri mai mari. Cealaltă opțiune este de achiziționa echipamente/licențe mai ieftine care, pe termen lung, pot dăuna afacerii și proiectelor, ducând la calitate scăzută și demotivând echipa.
Cea mai mare îngrijorare a unor manageri este că echipa nu este utilizată suficient. Multe companii trebuie să-și atingă ținta când vorbim de utilizarea resurselor, iar managementul monitorizează în permanență acest KPI. Multe sondaje arată că majoritatea companiilor consideră că, dacă resursele nu sunt folosite 100% pe proiect, vor exista întârzieri de livrare și că banii vor fi aruncați pe fereastră, dacă angajatorii sunt plătiți pentru a face mai nimic. Totuși, situația este chiar inversă, iar utilizarea intensă duce la întârzieri:
Unele companii, precum Google, au implementat un sistem ce le permite angajaților să petreacă 20% din timpul lor studiind sau lucrând pe subiecte ce nu au legătură cu proiectele lor curente. Acest lucru a dus la inovare, iar majoritatea soluțiilor creative au avut originea în aceste activități extra-program.
Un alt mit este că un proiect început devreme, va fi terminat mai repede. Din păcate, dacă un proiect nu este inițiat corespunzător, acest lucru va rezulta în întârzieri. Este important să existe o perioadă de descoperire unde înțelegem particularitățile ce țin de dezvoltare, riscuri, anvergură, înainte de a începe proiectul. Este la fel de important să existe timp pentru asimilarea informației pe care ați primit-o, înainte de începerea proiectului pentru a identifica soluții și a vă da seama ce lipsește.
Mulți manageri de proiect pe care îi știu au sărit direct la dezvoltare fără o evaluare minimală sau o trecere în revistă a diferitelor aspecte necesare pentru a implementa o soluție. E nevoie de o privire de ansamblu a livrabilelor și a țintelor ce trebuie atinse. Este important ca înainte de a începe un proiect, să existe o perioadă de reflecție asupra soluției în totalitatea sa, o perioadă pentru a privi problema din unghiuri diferite și pentru a încuraja gândirea critică.
Steve Jobs a fost un mare fan al designului minimalist care a făcut diferența între produsele Apple și cele ale competitorilor. Când a fost lansat iPhone-ul, Steve s-a luptat cu echipa de ingineri, deoarece dorea un telefon mobil fără butoane, iar inginerii credeau că acest lucru este imposibil. Totuși, nimeni nu și-a putut imagina un telefon fără butoane până când acesta a devenit realitate. Ceea ce s-a întâmplat este deja istorie. iPhone-ul a revoluționat industria, a dus la prăbușirea diviziei de telefoane mobile Nokia, care nu a prevăzut un astfel de eveniment disruptiv.
Google, cel mai simplu motor de căutare, este un alt bun exemplu. Înainte de Google, Yahoo! era liderul industriei furnizând foarte mult conținut - Yahoo! Finance, Romance, Lifestyle și multe alte subiecte, toate pe un singur portal. Era greu de crezut că Google, o pagină albă cu o singură casetă de căutare, va detrona supremația Yahoo!, dar lucrul acesta s-a întâmplat în mare parte datorită minimalismului.
Prin urmare, de multe ori simplitatea e preferată de clienți. Nu încercați să îi impresionați cu produse sofisticate, cu multe funcționalități, ci cu simplitate și utilizare intuitivă. Dacă un copil de trei ani se poate juca cu software-ul vostru și poate înțelege flowul, produsul vostru este unul bun, iar echipa voastră de livrare nu a căzut pradă confuziilor prezentate anterior.
Evident, lista este mai lungă, dar există multe mituri sau confuzii ce duc la eșecul proiectelor. Nu e mereu rău să eșuăm dacă învățăm din greșeli și perseverăm până când produsul devine un succes.