Industria Automotive se află pe punctul de a face un salt considerabil - industria 4.0. Astfel, conceptele noi de mobilitate și furnizorii din afara industriei, se schimbă mult mai mult decât cerințele produselor. Ritmul inovației actuale din domeniu face ca provocarea principală să fie reprezentată de implementarea produsului potrivit pentru piață la momentul potrivit.
Din acest motiv, două întrebări ar trebui aduse în prim-plan în dezvoltarea produselor din industria Automotive: "Ce valoare pot crea pentru clienții mei?" și "Cum aduc această valoare pe piață cât mai repede posibil?".
Răspunsul este acela de a readuce creația de valoare în centrul activităților noastre. Pentru a realiza acest lucru, procesele de lucru trebuie să fie redefinite. Iar în acest context metodele și principiile agile sau cele Lean ajută la înlocuirea controlului tradițional al proceselor cu conceptele orientate spre echipă.
Metodele și practicile agile nu trebuie să fie practicate pe autopilot - fiecare cerință a clientului este diferită, iar piața e într-o continuă schimbare. Pentru aceste adaptări, metodele agile oferă flexibilitatea necesară. Este esențial să echilibrăm întotdeauna tensiunea dintre adaptabilitate și disciplină.
Scrum Master reprezintă unul dintre principalii actori din această constelație. Tradițional, când se vorbește despre responsabilitățile și activitățile unui Scrum Master, următoarele aspecte sunt preponderent menționate: (i) susținerea echipei și a efortului de implementare într-o abordare de tip "Servant Leader"; (ii) organizarea și moderarea evenimentelor Scrum (de exemplu, Sprint-Planning, Sprint-Review, Sprint-Retrospective și Daily Stand-Ups); (iii) eliminarea obstacolelor din calea realizării eficiente a obiectivelor sprintului; (iv) participarea activă, dezvoltarea ulterioară și îmbunătățirea continuă a metodelor agile, coachingul echipelor Scrum; (v) înregistrarea și vizualizarea indicatorilor cheie (de exemplu, Sprint Burn/Down Chart, Velocity). Nu e suficient să înțelegem principiile teoretice ce stau la baza acestui rol și să ne imaginăm, că totul va funcționa ca în basme. Este extrem de importantă experiența practică a unui Scrum Master. Teoria este punctul de pornire, însă aceasta trebuie adaptată în funcție de client, proiect și echipă.
Dar care este realitatea și care sunt provocările zilnice ale unui Scrum Master? Despre aceste lucruri ne propunem să discutăm aici.
Scrum Masterii din Automotive (indiferent de nivelul de experiență) au participat la un sondaj recent unde au răspuns la câteva întrebări despre cum contribuie la dezvoltarea business unitului de Automotive. Pentru brevitate, în cele ce urmează vom prezenta doar rezultate unor întrebări: (i) din câți membri este alcătuită echipa de scrum; (ii) cât timp petreceți săptămânal pentru rafinarea si clarificarea user story - urilor (backlog refinement); (iii) cât timp pe săptămâna petreceți învățând din cărți, bloguri, newsletters; (iv) cât timp petreceți pe săptămână educând organizația în adoptarea scrum.
Una dintre cele mai mari provocări ale unui Scrum Master din Automotive este întreținerea procesului și a echipei. Datorită naturii proiectelor și a meseriei de consultant IT în domeniul Automotive, unele echipe de proiect sunt distribuite în diferite locații. Acest fapt duce la echipe care nu sunt mereu de dimensiunea recomandată de către ghidul scrum (aproape 60% din echipe sunt formate din peste 10 persoane). Pentru un Scrum Master, aceasta înseamnă în primul rând mai multă muncă, mai multă fricțiune și în general, risc mai mare ca ceva să nu meargă conform planului. Dar aceasta este și o oportunitate de învățare și adaptare: poate că un Daily de 15 minute de la ora 10:15 și o sesiune de Refinement per Sprint așa cum zic unele bune practici (nu neapărat cele bune) Scrum nu înseamnă că o echipă este cu adevărat pe drumul bun.
Dar ceea ce nu este deloc surprinzător este constituit și de faptul că toate echipele implementează într-un fel sau altul (peste 60% dintre ele investind mai mult de 60 minute săptămânal) sesiuni de Refinement o dată pe săptămână sau Sprint, chiar dacă ghidul Scrum nu menționează explicit cum această practică ar trebui implementată și în ciuda rezistenței intrinseci a colegilor din development de a participa la încă un meeting. Aceasta arată cum o practică chiar dacă nu este o parte formală a unui framework își poate câștiga acceptare din toate direcțiile, dacă aduce valoare adăugată chiar și într-un mediu nearshoring, unde timpul este o resursă extrem de prețioasă.
Interesant de observat este cum un procent mic de Scrum Masteri (sub 30%) investesc peste două ore în surse formale de învățare, cum ar fi cărți. Aceasta împreună cu faptul că aproape niciodată două implementări Scrum nu vor fi identice, retrogradează blogurile sau experiențele personale din alte industrii la un rol de resursă secundară de învățare. În Automotive, majoritatea dintre ei preferă să profite de pe urma experiențelor altor colegi, în cadrul comunităților noastre de practică.
În final, majoritatea dintre colegii Scrum Masteri (aproape 60%) petrec un procent ridicat de timp în ajutarea organizației. Acest lucru este în principal atins prin participarea la comunitățile de practică unde iau parte atât Scrum Master cât și Product Owners, Business Consultants, Managers, Project Managers cât și prin participarea activă la programele de mentoring și dezvoltare personală și profesională din Automotive.
Un aspect primordial de evidențiat ar fi și dorința Scrum Master - ului de a se dezvolta continuu în plan profesional. Competențele interpersonale ca perseverența, încrederea, spiritul analitic și puterea decizională sunt criterii definitorii în relația și imaginea pe care acesta o proiectează în cadrul echipei, cât și în interfațarea cu clientul. Dacă rolul acesta este deservit de o persoană cu o dorință pe termen lung de perfecționare, beneficiile și impactele pozitive se vor face imediat simțite.
Un bun Scrum Master trebuie sa posede o gândire agilă bine pusă la punct. Dacă ne gândim care ar fi membrul din echipă care să stăpânească cel mai bine setul de valori și principii agile, acela nu este nimeni altul decât Scrum Masterul. Nu este suficient să participi la un training de Scrum fără a poseda mindsetul agil necesar pentru a te numi un bun Scrum Master. Un bun profesionist care îndeplinește acest rol la nivel de echipă, este perfect conștient de faptul că metodologia Scrum înseamnă în primul rând și un mod de a face afaceri, aprofundarea subtilităților practicilor necesare este vitală. Odată înțelese aceste subtilități, practicarea Scrumului va fi extrem de facilă.
O altă competență necesară ar fi abilitatea de înțelegere a aspectelor tehnice si de afaceri, acestea permițându-i să interacționeze mai ușor cu Product Ownerul, respectiv cu membrii echipei de dezvoltare. Aceste competențe pot fi puntea de legătură necesară între Scrum Master și echipă. Dacă nevoile de business și tehnice ale echipei sunt înțelese rapid de către Scrum Master, atunci acesta va fi mult mai ușor acceptat de către echipă. Ca fapt adițional la cele menționate în rândurile de mai sus, Scrum Masterul nu este un rol tehnic, el neavând niciun impact în gestionarea backlogului, respectiv a manierei în care specificațiile sunt transformate în increment.
Un bun Scrum Master are capacitatea de ascultare activă foarte bine pusă la punct. Următorul scenariu poate fi luat în considerare: într-o sală de ședințe se află 40 de stakeholderi atât oameni tehnici, cât și de business. Fiecare își expune punctul de vedere, iar Scrum Masterul ascultă cu răbdare, neîntrerupându-i. Acesta are capabilitatea de a asculta cu calm, de a discerne ce e important pentru obiectivele echipei, să cântărească toate opțiunile pe care le are la dispoziție, iar in final, calm, să ofere punctul său de vedere sau ce măsuri de îmbunătățire s-ar cuveni să fie aplicate și când anume.
Un Scrum Master eficient este totodată și un bun psiholog, un fin cunoscător al naturii umane. Există și Scrum Masteri, ce sunt preocupați mai mut de aspectele tehnice decât de cele umane. Prin urmare, aceste persoane riscă să se dezvolte în pas de rac în zona psihologică reprezentată de acest rol.
Pe lângă calitățile menționate în rândurile de mai sus, un adevărat Scrum Master este o persoană extrem de onestă, el dorindu-și ca echipa să aibă un grad ridicat de autonomie. Nu e suficient să fii o persoană sinceră, dacă nu ești un bun comunicator și mediator. Ideile trebuie împărtășite echipei. Încrederea echipei este obținută prin sinceritate și comunicare. Îmbunătățirea capacității de a observa spiritul uman însoțită de capacitatea de a decoda limbajul corpului vor constitui un aspect forte și extrem de practic pentru implementarea rolului de Scrum Master la nivel de proiect și organizație.
Scrum Masterul se află la dispoziția echipei. Acesta nu este un șef, nu va constrânge și nu își va impune punctul de vedere. Este important de subliniat faptul că din momentul în care echipa devine independentă, nevoia de a se implica mult, va scădea. Succesul proiectului se datorează echipei. În momentele de cumpănă ale proiectului, Scrum Masterul va fi responsabil să vină cu soluții pentru rezolvarea impedimentelor.
În ziua de azi e la modă rolul de Scrum Master. Dacă cineva are competențele necesare ilustrate în rândurile de mai sus, atunci un prim pas ar fi să își găsească un mentor, un Agile Coach în cadrul organizației unde lucrează. Adoptând ideea conform căreia practica e mai importantă decât teoria, implicarea în proiecte alături de profesioniști cu experiență în domeniul abordării proiectelor agile, l-ar ajuta să se perfecționeze și să exceleze în această direcție.
În compania noastră, în cadrul departamentului Automotive, importanța rolului de Scrum Master crește odată cu numărul proiectelor complexe pe care le dezvoltăm pentru clienți precum Daimler (Mercedes - Benz), BMW, Audi, Volkswagen.
Având la bază dorința de a rezolva impedimentele și provocările dificile întâmpinate la nivel de proiect, Scrum Masterii din Automotive au format la nivel de organizație o comunitate de bune practici, denumită sugestiv "breasla agilă" (Ger. "Agile Gilde").
Obiectivul principal este acela de a susține practicarea rolului, aplicarea principiilor metodologiei SCRUM și posibilitatea de a socializa cu ceilalți Scrum Masteri din cadrul departamentului într-un mod conștiincios și proactiv, astfel încât schimbul de idei si informații să faciliteze activitatea și performanța zilnică a colegilor la nivel de proiect și organizație.
Un alt aspect important de reliefat este acela că la nivel de proiect, ne ghidăm după compasul "ADM", acesta fiind unul din indicatorii cheie pe care Scrum Masterii îl au în vedere.
Mai mult de atât, Agile Coach - ul (Agile Coaches) îi îndrumă pe colegii Scrum Masteri pentru a găsi soluții optime pentru anumite șabloane - având ca fundament de pornire experiențele vaste întâmpinate de-a lungul proiectelor mari, aflate în derulare sau a celor deja încheiate cu succes.
Când ne gândim la ce bune practici sau recomandări ar trebui un Scrum Master să adopte pentru a deveni mai eficient, în primul rând ar trebui să nu uităm că și aceștia sunt oameni și din când în când mai fac și ei greșeli. Ce e important de reținut: ghidurile de transparență în practicarea acestui rol se reflectă în deciziile, acțiunile și raționamentele adoptate în rezolvarea situațiilor practice apărute la nivel de proiect sau organizație, respectiv gestionarea impedimentelor apărute sau prezumtive.
Totuși rămâne întrebarea: Ce ar trebui să facă un Scrum Master pentru a-și îmbunătăți activitatea și performanța? Privind din acest unghi, o primă recomandare ar fi să aibă ca fundament de pornire valorile de bază descrise în ghidul Scrum (Eng. Scrum Guide).
Dacă colegii cu rol de Scrum Master reușesc să aplice în proporție de 80% aceste valori în practică, putem afirma cu încredere, că aceștia au câștigat cel puțin jumătate din dorința lor de îmbunătățire continuă.
În rândurile de mai jos, vor fi surprinse câteva bune practici sau recomandări pentru fiecare valoare descrisă în ghidul Scrum:
Angajament: Scrum Masterul trebuie să își asume deciziile și recomandările luate de fiecare membru al echipei, respectiv hotărâri luate la nivel de echipă (obiectivele sprintului vor fi îndeplinite, fiecare membru al echipei se va implica la maxim pentru ca obiectivele stabilite să fie realizate). O problemă de metodologie agilă rămasă neclară sau un impediment pe care echipa de proiect nu îl poate minimiza sunt tipurile de evenimente unde Scrum Masterul arată dovada de angajament.
Și pentru a le rezolva, mai întâi le explică, le expune cu scopul de a obține atenția și implicarea celor care pot să îmbunătățească circumstanțele nefavorabile la nivel de proiect.
Curaj : Este foarte important ca Scrum Masterul să spună lucrurilor pe nume, să fie direct în deciziile pe care le ia în momentele cheie sau de cumpănă din cadrul unui proiect. Aici, ne putem gândi cu prisosință la momentele din cadrul unui sprint când echipa are un impediment care are consecințe asupra livrării la timp a funcționalităților dorite. Scrum Masterul este cel care ascultă părerile tuturor și încearcă să vină cu o soluție pentru a se ieși din impas.
Focus : Scrum Masterul trebuie sa posede capacitatea de a se focaliza pe obiectivul sprint-ului. În timpul unei zile, există diverse situații sau activități pe care Scrum Master - ul încearcă să le rezolve (spre exemplu interacțiunea cu clienții, participarea sau facilitarea discuțiilor tehnice și de business, sau îmbunătățiri continue la nivel de organizație). Un bun Scrum Master își va plasa atenția doar pe problemele care apar în cadrul unui sprint, dând la o parte alte acțiuni mai puțin relevante.
Deschidere : Scrum Masterul trebuie să adopte o transparență în activitatea sa zilnică. Această deschidere transparentă este recomandată de a fi aplicată în interacțiunea sa cu Product Ownerul în situațiile nefavorabile întâmpinate de colegii de echipă, în rediscutarea specificațiilor avute în scopul unui sprint sau în discuția cu echipa în reiterarea priorităților asumate în cadrul unui sprint. Aceste discuții îi vor aduce probleme, dar e mai bine să se afle despre ele mai devreme și să fie rezolvate atunci, decât să fie mascate și găsite abia la sfârșitul sprintului.
Respect : Scrum Masterul alege să medieze un conflict cu riscul unui compromis tehnic sau de eficiență a procesului, pentru a nu distruge ambianța plăcută de lucru a echipei, acesta trebuind să recunoască că de fapt a creat o problemă, în ciuda rezolvării problemei de relaționare în echipa.
Dacă activitatea și performanța Scrum Masterului se mulează pe valorile ilustrate în ghidul Scrum, atunci Scrum Masterul poate evidenția faptul că și-a făcut bine treaba, rezultatele vor fi vizibile, problemele prezumtive identificate și acțiunile care mai trebuie întreprinse pentru ca echipa să ajungă acolo unde își dorea.
Scrum Guide-ul ne spune că, în ciuda faptului că frameworkul pare ușor și simplu de înțeles, este o provocare pentru a-l stăpâni. A da mai departe mindsetul agil, a adapta teoria în funcție de contextul și natura proiectului, de necesitățile clienților și a gestiona valorile agilității și ale Scrumului, astfel încât echipa să ajungă și să se mențină continuu în zona de performanță optimă, putem numi acest aspect fără exagerare o artă. În lipsa acestor lucruri, agilitatea va fi implementată pentru că este la modă, dar poate succesul acesteia nu va avea impactul așteptat.
Perseverența, spiritul deschis și curajul Scrum Masterului necesită mai întotdeauna atât încercări multiple, cât și dezvoltare continuă. Și după efortul bine investit ajungem întotdeauna la acel moment de "wow", când lucrurile se cristalizează, se așază și deja totul merge parcă din inerție. Atunci ne dăm seama că am depășit cu succes provocarea și stăpânim agilitatea.