Workshop-ul cu tema Leadership si Management organizat ediția trecută a Today Software Magazine, m-a determinat să abordez încă un subiect legat de echipă, leadership și management, datorită interesului manifestat pentru această temă. S-au adresat câteva întrebări legate de ce înseamnă să fii lider, dincolo de teoria leadership-ului situațional, care sunt limitele coordonării unei echipe sau s-a insistat asupra diferențelor între lider și manager.

Din acest motiv acest articol va debuta cu o scurtă prezentare a rolurilor și responsabilităților unui lider sau ale unui manager. Cum subliniam și în numărul anterior, liderul este cel care crează o viziune și are acei adepti pentru implementarea ei, iar managerul este persoana orientată mai mult pe partea strategică. Aș vrea să se înțeleagă ideea și să se rămână cu ideea: că o persoană poate fi și lider și manager, iar cu cât diferența este mai mică cu atât impactul asupra echipei este mai mare.

Un lider

• Creează viziune: are acea imagine globală și știe cum să își ghideze echipa înspre atingerea ei și definește normele și comportamentele agreate în cadrul echipei.
• Susține și implementează schimbarea: este persoana care încurajează schimbarea și definește pașii necesari pentru o cât mai bună înțelegere a procesului de schimbare.
• E deschis la idei noi: încurajează brainstorming-ul și părerea fiecărui membru al echipei este importantă. Implementează ideile noi care aduc un plus de valoare atât în eficentizarea muncii cât și în organizarea internă a echipei, pentru atingerea obiectivelor dorite.
• Conduce prin puterea exemplului: este important ca liderul să se comporte în conformitate cu valorile pe care le promovează. Liderul este cel care definește comportamentul și comunicarea în echipă. Cu cât liderul este mai transparent în informațiile transmise către echipă, în decizile pe care le ia, cu atât membrii echipei adoptă un comportament asemănător.
• Are încredere: prin acțiunile pe care le întreprinde, transmite că este o persoană pe care membrii echipei se pot baza. Pentru un impact mai mare asupra creării unui climat bazat pe încredere, încurajează și recompensează fiecare rezultat pozitiv, oferă sprijin în situațiile în care membrii echipei au nevoie, face coaching pentru îmbunătățirea abilităților.
• Oferă susținere și ajută: este orientat spre rezolvarea problemelor și oferă suport echipei când este nevoie. Încurajează soluțiile, analizează plusurile si minusurile și implementează soluții.
• Scoate ce-i mai bun din membrii echipei: prin feedback constant, coaching și alte instrumente creează mediul propice pentru a-și dezvolta membrii echipei și pentru a le valorifica punctele forte.
• Ascultă activ: ascultă cu adevărat, ceea ce înseamnă că este empatic cu gândurile și sentimentele celuilalt, adoptă o atitudine înțelegătoare, nu interpretează, nu judecă, înțelege semnificația intelectuală și afectivă profundă a acestor fapte pentru interlocutor.

Un manager:

• Planifică: creează un plan de acțiune bine definit pentru atingerea obiective prin definirea strategiei, a termenelor libere, a politicilor și procedurilor adoptate în organizație. Are de asemenea un rol important în planificarea bugetelor.
• Organizează: definește sarcinile și responsabilitățile, deleagă sarcini, stabilește relații de conducere și rolul fiecăruia în ierarhia organizațională.
• Coordonează: definește resursele necesare: oameni, structuri, timpi de execuție, integrare a proceselor.
• Controlează: definește standarde de performanță, măsoară procesele, evaluează rezultatele.
• Motivează: selecția, comunicarea, implicarea, consilierea, învățarea și dezvoltarea angajațiilor, concedierea acestora.

Pentru o înțelegere cât mai bună a rolurilor de lider și manager vedeți exemplificarea grafică.

Partea a doua a articolului este orientată spre oferirea unei definiții a etapelor formării echipelor și rolul liderului în fiecare etapă. Este mai mult o prezentare teoretică care definește cele 5 etape ale formării echipei. Fiecare etapă are specificul ei din perspectiva sentimentelor dezvoltate de echipă, înțelegerea regulilor, sarcinilor și a obiectivelor.

Etapele formării echipei (Tuckman, 1965)

I. Formarea (Forming)

Caracteristici etapă:

• Sentimentele membrilor echipei:
• Teamă;
• Comunicarea în cadrul echipei este îngreunată de nesiguranța cu care membrii echipei de confruntă;
• Grupul nu cunoaște scopul său viitorul;
• Implicare puțină și ineficientă;
• Fiecare persoană caută, prin tatonare să își stabilească identitatea în cadrul grupului;

• Reguli și obiective:
• Obiectivele sunt în mare parte stabilite de către manager iar deoarece membrii echipei sunt noi acestea sunt neclare și neînțelese fără a ști impactul pe care poate să îl aibă asupra business-ului;
• Regulile nu sunt stabilite;
• Sarcinile:
• Nu sunt cunoscute de către membrii echipei;
• Nu sunt înțelese;

Rolul liderului

• Creează cadrul în care să faciliteze comunicarea între membrii echipei. În această etapă este indicat organizarea unui team building cu echipa, pentru a facilita procesul de integrare.
• Definește împreună cu membrii echipei regulile de lucru în echipă.
• Îndrumă și ghidează, explică sarcinile și responsabilitățile postului.
• Explică viziunea, obiectivele și strategia.
• Comunicarea este mai mult dinspre lider către membrii echipei.
• Deciziile sunt luate de către lider, dar încurajează ideile și părerile fiecărui membru al echipei.

II. Furtuna (Stroming)

Caracteristici etapă:

• Sentimentele membrilor echipei:
• Sentimente conflictuale, tensiune;
• Competiție și apariția divergențelor și a resentimentelor;
• Conflicte în relațiile interpersonale;
• Neîndeplinirea obiectivelor datorită situațiilor conflictuale;
• Lipsă de încredere;
•  
• Reguli și obiective:
• Obiectivele sunt cunoscute, dar membrii echipei încă nu aderă la ele, pentru că încă sunt stabilite de către manager, care are o înțelegere mai mare asupra mediului de business;
• Regulile sunt definite, dar nu sunt respectate;

Rolul liderului:

• Aplanarea conflictelor care pot apărea între membrii echipei, prin reamintirea regulilor de lucru în cadrul echipei definite în etapa anterioară.
• Este în continuare concentrat pe explicarea sarcinilor de lucru și explicarea strategiei pentru îndeplinirea obiectivelor.
• Transformă situațiile conflictuale în situații favorabile care pot generara idei noi, proceduri, norme de lucru.
• Este momentul în care membrii echipei se demotivează și există riscul ca să părăsească echipa sau să aibă un randament scăzut, iar rolul liderului în această situație este de a oferi suport și de a fi orientat spre crearea unității în cadrul echipei.

III. Normarea (Norming)

Caracteristici etapă:

• Sentimentele membrilor echipei:
• Apare consensul, acceptarea, siguranța;
• Membrii echipei încep să aibă încredere unul în celălalt;
• Se dezvoltă un limbaj comun al echipei;

• Reguli și obiective:
• Obiectivele sunt cunoscute și înțelese;
• Regulile sunt acceptate, deoarece sunt agreate de comun acord;
• Procedurile de lucru sunt înțelese și aplicate în activitatea de zi cu zi;

Rolul liderului:

• Normarea sarcinilor de lucru si delegarea lor, deoarece angajații deja ajung la un nivel de înțelegere a fișei postului și sunt mult mai confortabili cu îndeplinirea sarcinilor.
• Riscul în această etapă este determinat de faptul că angajații doresc să îndeplinească cât mai multe sarcini de lucru și uneori au tendința de a se interpune peste activitățile celorlalți. Rolul liderului este de a delimita clar sarcinile de lucru, printr-o delegare eficientă a lor.
• Motivează și oferă suport echipei. Este un bun coach pentru dezvoltarea abilităților membrilor echipei și pentru creșterea performanței și randamentului la locul de muncă.

IV. Performarea (Performing)

Caracteristici etapă:

• Sentimentele membrilor echipei:
• Randament ridicat al membrilor echipei, se obține performanță;
• Membrii echipei creEază un grad de interdependență ridicat și la nivel relațional și funcțional;
• Echipa dezvoltă o identitate comună, care a fost definită pe baza valorilor individuale ale fiecăruia;

• Reguli și obiective:
• Membrii echipei știu cum să își îndeplineacă obiectivele și își dedică energia în acest sens;

Rolul liderului:

• Rolul liderului este unul scăzut;
• Deleagă sarcinile și acordă încredere membrilor echipei în realizarea sarcinilor;
• Utilizează resursele la maximul de potențial, în special cele umane;

V. Finalizarea (Finalizing)

Este ultima etapă, când echipa se destramă, datorită finalizării unui proiect. Iar ciclul se reia odată cu implicare în alte proiecte.

Atât în teorie cât și în practică nu există o delimitare în timp a acestor etape, deoarece au fost numeroase situații în care etapele au fost "arse" mai repede. Rolul liderului este unul critic în implementarea procesului de integrare în echipă și de înțelegere a sarcinilor de lucru print-un ghidaj corespunzător oferit de către acesta. De ținut minte este că cea mai mare provocare este etapa "furtună" pentru că sunt oamenii au personalităţi foarte diferite, iar conflictul va fi inevitabil, din punctul de vedere al împărţiri puterii şi al autorităţii în echipă. Cred că este etapa în care liderul trebuie să le reamintească constant rolul lor şi că fiecare are roluri diferite în echipă. Este cel care trebuie să îi îndrume şi să le schimbe mentalitatea de conflict în mentalitatea de rezolvare a problemelor. Normarea şi performarea vor veni de la sine. Fiecare îşi cunoaşte responsabilităţile, există coeziune şi unitate, iar rezultatele vor veni implicit. Rolul liderului va fi unul de monitorizare şi de coordonare a sarcinilor printr-o continuă motivare a membrilor din echipă. Recomandabil este ca liderul să își asume rolul de coordonator și dezvoltator al echipei pentru obținerea rezultatelor dorite.

Succes cu managementul echipelor pe care le coordonati!