Să presupunem că deținem o companie ce activează în domeniul dezvoltării de software. Identificăm o nevoie și o piață de desfacere, după care conturăm o primă idee despre ce putem oferi .
În primul rând, trebuie să stabilim dacă ceea ce urmează să dezvoltăm reprezintă un serviciu pe care îl prestăm sau dacă va rezulta un produs propriu, pe care îl vom valorifica în viitor. Astfel, trebuie să aplicăm câteva criterii pentru a putea încadra corect rezultatele în una dintre cele două categorii. Aspectele legate de prestarea de servicii sunt mult mai ușor de evaluat, astfel vom încerca să conturăm criteriile necesare pentru a recunoaște dacă ceea ce producem este un produs, un activ necorporal.
Pentru a stabili dacă o imobilizare necorporală generată intern respectă criteriile de recunoaștere, este necesar să împărțim procesul de generare a activului într-o fază de cercetare și o fază de dezvoltare.
În faza de cercetare, nu vorbim de un produs , ci de cheltuieli aferente cercetării, deoarece nu se poate demonstra că va genera beneficii viitoare pentru companie, și astfel , costurile se recunosc drept cheltuieli. În etapa de cercetare produsul nu poate fi imobilizat, toate resursele utilizate vor fi trecute la capitolul cheltuieli. În etapa de cercetare sunt incluse identificarea, selecția finală a aplicațiilor necesare pentru efectuarea cercetărilor, căutările de alternative pentru materiale, procese și instrumente, proiectarea, evaluarea și selecția finală.
Pentru un proiect aflat în faza de dezvoltare, vom considera că avem în patrimoniu un produs viitor, doar dacă putem demonstra cumulativ următoarele aspecte: faptul că îl vom putea aduce la starea tehnica necesară utilizării/vânzării, că intenționăm să finalizăm proiectul, că avem capacitatea să utilizăm produsul final sau să îl vindem și modul în care vom obține venituri din utilizarea produsului. Ultimul aspect obligatoriu pe care trebuie să îl avem în vedere, când apreciem dacă avem doar un proiect în dezvoltare sau de fapt ne-am angajat în dezvoltarea unui produs în curs de finalizare este cât de ușor atribuibile sunt costurile generate de produsul respectiv. Proiectarea, construcția și testarea de prototipuri sunt incluse în etapa de dezvoltare a produsului. În cazul softurilor este vorba de versiunile beta sau demo-urile.
Dacă din analiza prezentată anterior, constatăm cu siguranță și cu respectarea tuturor criteriilor de recunoaștere, că avem de a face cu o imobilizare necorporală, ne punem problema concret cum o valorizăm. Astfel, costul unui produs generat intern este suma costurilor suportate de la data la care au fost îndeplinite pentru prima dată condițiile de recunoaștere ca imobilizare corporală. Obligatoriu, aceste costuri trebuie să fie direct atribuibile, necesare pentru crearea, producerea și pregătirea produsului software, astfel încât să fie utilizabil, intern sau de către clienți.
Costuri ce sunt direct atribuibile valorii unui soft produs intern sunt: cheltuieli cu salariile echipei de dezvoltare, costul brevetelor și licențelor utilizate pentru dezvoltare, taxe de înregistrare a unui drept legal, dar și materialele și serviciile utilizate pe parcursul dezvoltării.
Exista însă și costuri care nu fac parte din valoarea finală a unei imobilizări generate intern: costuri aferente vânzării, costuri administrative, pierderi inițiale și ineficiențe , practic tot ce nu a contribuit direct la producerea softului respectiv.
Care este avantajul pentru un start-up?
De ce este atât de important pentru o companie să determine încă de la faza de început dacă înregistrăm doar cheltuieli sau dacă avem un produs în curs de execuție? Pentru ca situațiile financiare ale societății să reflecte imaginea fidelă, clară și completă a patrimoniului companiei.
În mod normal în etapele de dezvoltare a unei aplicații toate resursele utilizate vor trece în mod automat la capitolul cheltuieli. Toate costurile aferente salariilor, licențelor achiziționate strict pentru dezvoltarea produsului sau pentru achiziționarea de echipamente hardware vor fi trecute ca fiind cheltuieli în luna în care s-au consumat.
Prin urmare, în situația contabilă va fi vizibil faptul că nu există venituri, deoarece nu putem vorbi despre un produs finit, care este în proces de vânzare. În schimb, există nenumărate cheltuieli, astfel că se înregistrează o pierdere.
În cazul în care pe parcursul dezvoltării produsului se dorește apelarea la un credit bancar în vederea finalizării produsului, din cauza acestei pierderi contabile solicitarea de împrumut va fi cel mai probabil refuzată categoric.
Dacă se urmărește însă scopul final și se aplică corect reglementările contabile pentru acest tip de activitate, situația devine cu totul alta: nu vom înregistra cheltuieli, ci imobilizări în curs, crescând astfel valoarea patrimoniului. Chiar dacă în faza de dezvoltare nu vom avea încă venituri, deci probabil că va exista în continuare o pierdere aferentă componentei administrative a businessului, vom avea în schimb reflectată în informațiile contabile, ideea businessului, ca valoare dată produsului, chiar în etapa respectivă.
Dacă vorbim despre un start-up, fiind la început, acesta va fi plătitor de impozit pe venitul microîntreprinderilor. În urma lansării produsului se poate ajunge la momentul în care plafonul de cifră de afaceri este depășit, fapt ce impune trecerea la plata impozitului pe profit. Acest lucru înseamnă că vom fi obligați să plătim un impozit de 16% din venituri, minus cheltuieli. Cheltuielile au fost făcute în trecut, motiv pentru care se ajunge în situația plății impozitului de 16% pe totalitatea veniturilor obținute.
Un alt aspect foarte interesant ce demonstrează o dată în plus necesitatea impusă nu doar de norme ci și de piață, este cel în care, în urma dezvoltării unui produs software forte atractiv, apare un investitor interesat de achiziționarea codului de imobilizare. Acesta se evaluează după valoarea economică viitoare conform pieței și poate genera o vânzare pe o sumă considerabilă. Dacă codul nu valorează contabil nimic și nu s-au respectat normele de înregistrare în contabilitate, ne aflam în situația de a înregistra un venit imens, neavând în contrapartidă ce să "scoatem din gestiune". Dacă însă, produsul software a fost corect evaluat pe parcursul producerii lui, înregistrăm un venit și totodată o cheltuială cu descărcarea gestiunii, diferența fiind exact câștigul, profitul obținut.
Respectarea cadrului legislativ aplicabil activității de producție de program informatic poate aduce beneficii reale dezvoltatorilor de produse software, deoarece duce la prezentarea unei situații contabile reale și, reflectă realizarea businessului respectiv, eliminând riscurile de interpretare defectuoasă a contextului fiscal al companiei.