Lucrând în IT, fiecare dintre noi a citit cel puţin o dată în viaţă un articol sau o carte în care s-a menţionat noţiunile de time management şi energy management, sau a folosit măcar un planner pentru a-şi organiza, prioritiza sau planifica activităţile. Time management şi Energy management nu sunt concepte noi, dar totuşi ne pun în încurcătură până în ziua de azi.
Time management ţine mai mult de organizare, planificare, deci de partea palpabilă a lucrurilor, iar energy management reprezintă mai degrabă aspectul nepalpabil, de management al energiei, emoţiilor, până la orele de somn necesare sau orele în care suntem productivi.
Sunt două concepte diferite din punct de vedere al abordării şi concentrării, iar puţin mai jos vom discuta tips&tricks pe rând, pentru fiecare.
Înainte de toate, vorbim puţin despre timp. Timpul este o resursă ne-reutilizabilă, odată ce a trecut, nu îl mai putem întoarce. Poate că unii mai avem în minte orele de literatură în care pronunțam pesimiști dictonul latin:,, Fugit irreparabile tempus.” Sunt două tipuri de timp (mediu omogen şi nedefinit, analog spaţiului, în care ne apare succesiunea ireversibilă a fenomenelor): timpul pe care îl citim de pe ceas, în care sunt 60 de secunde într-un minut, 60 de minute într-o oră, 24 de ore într-o zi, ş.a.m.d. Timpul care rămâne la fel tot… timpul. Şi mai există timpul relativ. Timpul care zboară sau nu vrea să mai treacă în funcţie de anumite activităţi. Din nou vă puteţi gândi la orele din liceu în care ştiaţi că veţi fi ascultat. Aşadar timpul se dilată sau contractă în funcţie de tipul activităţilor şi de cât de plăcute sau neplăcute sunt acestea pentru fiecare dintre noi.
Sunt nenumărate instrumente şi aplicaţii pe device-urile din ziua de azi care să ne ajute în managementul timpului şi energiei, dar există un motiv pentru care de multe ori, acestea nu funcţionează aşa cum ne-am dori. Motivul e că acestea sunt făcute să guverneze timpul de pe ceas. Dar realitatea este că de multe ori în viaţă reală, timpul zboară pe fereastră şi nu ţine cont de timpul de pe ceas.
Există şi o veste bună: timpul real poate fi menajat, îl putem dilata şi contracta. Trebuie să înlăturăm orice limitări de tipul “nu am suficient timp” sau “nu e momentul potrivit”.
Ca tester, în momentul în care eşti implicat în mai multe proiecte, eşti mentor sau lider în anumite activităţi, eşti întrerupt frecvent. Aceste întreruperi nu pot fi eliminate, nu poţi să întorci spatele colegilor când au nevoie de ajutor, dar poţi să decizi cât timp acorzi şi câtă energie le dedici acestora, precum şi timming-ul în care o faci, astfel încât să nu îţi afecteze munca în momentul respectiv, dar nici colegii să fie blocaţi.
Mai jos sunt câteva tips and tricks pe care le puteţi folosi în time management şi energy management. Folosiţi-le pe acelea care rezonează cel mai bine cu voi. Sfatul meu este că mai târziu, după câteva săptămâni, să reveniţi la ele şi să vedeţi ce anume aţi reuşit să puneţi în aplicare, şi ce mai puteţi pune în aplicare în viitor pentru a vă perfecţiona, pas cu pas.
1.Să aveţi mereu cu voi un planner sau agendă.
Sunt ideale pentru organizarea activităţilor şi foarte utile pentru a nota idei, action points, decizii luate, sau task-uri de care trebuie să vă ocupaţi. Astfel nu veţi mai uita să trimiteţi un email pe care l-aţi promis sau să finalizaţi action points-urile voastre.
2.“Make it easy and fun to get started”.
Luaţi-vă o agenda colorată viu sau orice vă va conferi o dispoziţie bună. Puteţi să achiziţionaţi un stilou dacă vă face fericit şi să scrieţi cu stiloul. Începeţi cu o cafea dacă asta vă conferă o stare de bine. Cu alte cuvinte, începeţi cu un lucru care vă aduce un zâmbet larg pe buze.
3.Rezervaţi-vă 30 de minute în fiecare dimineaţă pentru a începe ziua cu un plan şi a nota acţiunile din ziua respectivă în agenda pe care o aveţi tot timpul cu voi.
Aduceţi-vă aminte că ziua are 8 ore. Planificaţi-vă task-urile astfel încât să nu luaţi mai multe task-uri într-o singură zi care nu pot fi terminate.
Majoritatea task-urilor ar trebui să aibă o estimare, iar asta vă va ajuta în planificarea zilei. În cazul în care apare un task neprevăzut şi la fel de prioritar pe alt proiect, puneţi în balanţă cele două task-uri şi decideţi care este mai important. Teoretic, dacă lucraţi pe mai multe proiecte, ar trebui să ştiţi care este ordinea priorităţilor lor şi le luaţi în ordinea priorităţii proiectelor.
4. Începeţi cu cele mai importante task-uri. Priviţi imaginea de ansamblu. Spre exemplu, dacă ştiţi că al doilea story din lista va veni “în testing” curând, iar colegul are nevoie de review pe test cases, începeţi să faceţi review acelor test cases, ca apoi să fie “ready for testing”.
5.Setează-ţi un canal principal de comunicare în momentele în care timpul vă presează.
Putem elimina anumiţi factori perturbatori cum ar fi Pinterest, Facebook, chiar şi skype-ul sau email-ul. Dacă sunteţi presat de timp, alegeţi-vă un singur canal de comunicare dintre acestea, prin care să puteţi fi contactat în cazul în care e nevoie de voi: telefon, email, ceva confortabil şi la îndemână. Alegeţi să vă concentraţi atenţia pe unul singur, în locul a 6-7 canale pe care trebuie să le urmăriţi constant.
6.Învaţă să setezi anumite aşteptări. Dacă eşti presat de un termen limită şi e nevoie să termini testing-ul pe un anumit story până la ora 14:00, iar colegii îţi solicită ajutorul, roagă-i să aştepte şi fă-i conştienţi de context. Vor înţelege.
Chiar mai bine decât atât, poţi spune în standup că doreşti să nu fi deranjat până la ora 14:00, decât dacă e ceva blocker pentru ei, prin canalul de comunicare ales de tine (vezi punctul 5). Nu uita să revii la ei după ora 14:00! Acesta e un lucru care poate fi notat în agendă, imediat după task-ul care trebuia terminat.
7.Ia pauze scurte de recreaţie.
Te ajută să te detaşezi şi să priveşti task-ul cu alti ochi.
Când scriem test cases sau când facem exploratory testing, detaşarea poate avea un rol important în procesul de creaţie. Pauzele sunt cele mai eficiente dacă te ridici de la calculator şi schimbi mediul.
8.Concentrează-te asupra a aceea ce lucrezi. Dacă lucrezi mai bine în linişte, ia laptopul cu ţine şi creează-ţi raportul de la sfârşitul sprintului într-o sală de şedințe. Ascultă muzică dacă te ajută şi fă-ţi un playlist cu piese care să te ajute atunci când lucrezi. Spre exemplu mie îmi place să ascult muzică ambientală dimineaţa şi mai ritmată după masa.
9.“Work smarter, not harder”.
Alege să nu fii un mic robot care ia task-urile aşa cum vin în queue, încearcă să te gândeşti dacă nu ai putea combina două dintre ele astfel încât să fii mai eficient. De exemplu, dacă pe unul dintre proiecte trebuie să faci un deploy care durează 10 minute, iar pe celălalt proiect ai de testat 2 bug-uri, testează bug-urile respective în timpul cât se face deploy-ul, dacă e posibil. Nu trebuie să fii 10 minute aţintit cu ochii în log-uri. Stai liniştit, erorile vor rămâne oricum acolo.
10.Tăiaţi, sau marcaţi task-urile din agendă care au fost îndeplinite. Asta vă va oferi un sentiment de împlinire şi vă va aduce satisfacţie.
1.Nutriţie, mişcare, somn şi odihnă.
Un lucru deosebit de important în energia noastră de zi cu zi se află în spatele alimentaţiei, sportului, somnului şi a repaosului. Toate acestea joacă un rol fundamental în producerea de energie a corpului uman, din punct de vedere fizic, biologic.
Nu trebuie să uităm să ne alimentăm correct şi să dormim suficient.
2.Observă partea din zi când eşti mai productiv(ă) şi profită de ea.
Veţi observa că veţi experimenta o poveste asemănătoare cu cea a lui Făt-Frumos, care creştea într-un an cât alţii în şapte. Doar că la noi se aplică la cantitatea şi calitatea task-urilor rezolvate într-o oră, cât altădată în şapte.
Unii dintre noi sunt mai plini de energie şi productivi dimineaţă, iar alţii după masă. Trebuie să identificăm din care categorie facem parte, iar apoi, ne putem planifică task-urile mai complexe şi care necesită concentrare mai mare, în acea parte a zilei, dacă prioritizarea lor ne permite.
3.Menţine biroul curat. Ordinea din jur se reflectă şi în ordinea gândurilor noastre de cele mai multe ori. Dacă totul este aranjat şi curat, veţi observa că veţi petrece mult mai puţin timp căutând stiloul preferat. Această regulă se aplică inclusiv în ordinea şi aranjarea datelor în calculator. De exemplu, eu îmi salvez toate imaginile şi video-urile bug-urilor pe desktop, pentru a avea access rapid la ele, iar la sfârşitul sprint-ului le mut pe toate într-un folder corespunzator proiectului la care lucrez.
4.Ce anume îţi consumă timp? Ce anume îţi consumă energia?
Sunt anumite lucruri care ne “topesc” timpul şi energia. De exemplu, grupurile pe skype de pe proiecte, cu zile de naştere, chiar şi de prieteni. Odată ce depistăm lucrurile care ne “fură” energie, e bine de stabilit cât timp e necesar în direcţia respectivă, ori să le evităm complet o perioadă.
5.Alege bine momentul plecării acasă. Dacă simţi că eşti fericit cu cât ai realizat azi, şi e aproape ora plecării, e timpul să mergi acasă. Nu alege să începi un task complex dacă mai ai doar o jumătate de oră de muncă. Cel mai probabil jumătatea aceea de oră va trebui să o reiei de la capăt în dimineaţa următoare, iar estimările pot fi depăşite. Alege să stai următoarea zi, cu o jumătate de oră mai mult pentru a recupera timpul din ziua precedentă. Astfel, te vei bucura că ai terminat toate task-urile şi nu ai lăsat nimic neterminat pentru următoarea zi.
6.“Reward yourself”. Acesta este cel mai important lucru din punctul meu de vedere. După o zi lungă şi plină de evenimente, e bine să faci un lucru care îţi face deosebită plăcere. Aceasta poate însemna să citeşti o carte, să ieşi cu prietenii, să faci fotografii sau să petreci timp cu persoanele dragi. Lucrurile care ne fac plăcere ne încarcă pozitiv şi ne dau un boost de energie pentru următoarea zi.
Spor şi zile productive!
de Ovidiu Mățan
de Vlad But
de Maria Revnic
de Delia Mircea
